Gestionnaire Administratif·ve des Enseignements H/F

L'Institut Pasteur conduit des recherches biomédicales de pointe et avant-gardistes depuis plus de 130 ans. Le Centre d'Enseignement de l'Institut Pasteur organise chaque année près de 40 cours et ateliers, accueillant plus de 700 apprenant·es et 800 intervenant·es internationaux. Au sein d'une équipe de 18 professionnel·les dédiée à l'enseignement et à la recherche, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement et la qualité des formations proposées. Vos missions : Assurer la gestion administrative des cours - Suivre les candidatures et dossiers élèves sur les plateformes dédiées. - Organiser les commissions de sélection en lien avec les partenaires académiques. - Préparer les documents nécessaires : programmes, supports étudiant·es, attestations, lettres d'invitation (visas), relevés de notes et diplômes. - Piloter la préparation administrative des cours : planification, réunions, coordination des informations. - Suivre le budget : notes de frais, conventions, facturation des participant·es externes et tableaux de suivi. - Réaliser le bilan administratif et pédagogique de chaque cours (archivage, mise à jour des données). Coordonner les aspects pédagogiques - Organiser et animer les pré-rentrées en visioconférence avec les apprenant·es. - Préparer et suivre plusieurs cours en coordination avec les directeur·rices et intervenant·es. - Collecter et gérer les présentations, documents pédagogiques et supports. - Participer à l'organisation des examens. - Collaborer avec l'équipe technique pour les travaux pratiques : encadrant·es, planning, matériel. Gérer la logistique des enseignements - Réserver les transports et hébergements pour les intervenant·es et, si nécessaire, pour les élèves. - Suivre les bourses étudiant·es pour les cours concernés. - Activer les badges d'accès et coordonner l'accueil des participant·es. - Préparer les salles et assurer le suivi du matériel pédagogique. - Accueillir les élèves au démarrage des cours et accompagner les conférencier·ères. - Organiser les moments de convivialité : photos de groupe, pot de fin de cours, distribution de goodies. Assurer le suivi des outils numériques - Mettre à jour les plateformes pédagogiques et publier les programmes en ligne. - Saisir les séances, documents et informations sur la plateforme dédiée. - Préparer les questionnaires d'évaluation et extraire les résultats pour les équipes pédagogiques. - Utiliser les outils internes de gestion (COUPA, CONCUR). Participer à la vie du Centre d'Enseignement (le cas échéant) - Contribuer à l'organisation d'événements institutionnels (journée d'accueil M1, projets du Collège 3). - Participer à différents groupes de travail et projets transversaux de la Direction de l'Enseignement.Profil recherché Savoir-faire : - Maîtrise outils bureautiques (Word, Excel avancé). - Aisance avec plateformes pédagogiques. - Compétences en organisation logistique. - Gestion multi-projets. - Français bonne expression écrite et orale et anglais (B2). - Prise de parole en public - Rigueur administrative, autonomie dans la planification, la vérification et la coordination des activités Savoir-être : - Organisation, rigueur, fiabilité, réactivité. - Prise d'initiative dans le périmètre défini collectivement - Gestion des imprévus - Aisance relationnelle et sens du service. - Disponibilité, adaptabilité. - Travail en équipe, collaboration active - Respect de la confidentialité. - Environnement professionnel __ Vos conditions et environnement de travail : CDD de 18 mois Conditions d'exercice liées au poste (contraintes, habilitations, ) Contrat 35h. Contraintes horaires liées aux plannings des cours et aux pics d'activité lors de l'année académique. - L'Institut Pasteur s'engage à offrir un environnement de travail inclusif et respectueux. Nous accueillons toutes les candidatures répondant aux critères du poste, en valorisant la diversité sous toutes ses formes et les parcours variés. - Environnement multiculturel (plus de 75 nationalités sur le campus) - Engagements RSE forts, et initiatives des collaborateurs encouragées - Forfait mobilité douce ou remboursement de 75% des titres de transport - Cantine d'entreprise, restaurants, cafétérias - Mutuelle familiale (gratuité conjoints/enfants) et service de santé pour les collaborateurs sur le campus - Salles de sports, 30 activités culturelles/artistiques/sportives sur le campus