Charge d'Accueil H/F

FINALITES DU POSTE Assurer un rôle d'interface et de communication entre l'office et son environnement en assurant l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs (candidats à un logement, locataires, partenaires) et en apportant un premier niveau de réponse. ENJEUX - Contribuer à la satisfaction des interlocuteurs de l'accueil par la qualité et la réactivité du service rendu - Faciliter la circulation de l'information pour tous les acteurs concernés - Assurer la gestion fluide et professionnelle des appels téléphoniques (réactivité, nombre d'appels traités, qualité et pertinence des réponses apportées, orientation des appels) MISSIONS - ACTIVITES RELATION LOCATAIRES ET PARTENAIRES - Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs se présentant au siège, dans le respect de la charte accueil - Assurer l'accueil téléphonique, renseigner et orienter les interlocuteurs - Apporter un premier niveau de réponse aux demandes formulées (accès au logement, vie du bail, paiement des loyers, organisation des services) - Orienter les interlocuteurs de l'accueil vers les services internes ou externes adéquats. Programmer des rendez-vous le cas échéant - Assurer la traçabilité des échanges verbaux ou écrits (courrier, mails) dans le logiciel métier - Veiller à l'acheminement des messages vers leurs destinataires dans les délais appropriés aux situations ENCAISSEMENT DES LOYERS - Encaisser les loyers et les dépôts de garantie, renseigner les locataires sur le suivi de leur compte locataire (loyer, charges et aides) - Assurer le suivi comptable de la caisse - Transmettre au Pôle Impayés et Contentieux toutes informations utiles à la gestion des dossiers GESTION DU COURRIER - Assurer le traitement journalier de l'ensemble du courrier "arrivée" et "départ" - Identifier, enregistrer et traiter les courriers sensibles, en application de la procédure - Suivre les procédures courrier, en veillant à l'optimisation des dépenses d'affranchissement - Renseigner sur les procédures et tarifs courrier, en veillant à l'optimisation des dépenses d'affranchissement - Assurer la gestion du courrier électronique par l'intermédiaire de la boîte aux lettres « contact », dans le respect de la procédure en place APPUI À LA DGLS - Émettre diverses attestations demandées (attestation de domicile, de loyer) - Dupliquer et transmettre les copies de baux locatifs, dans le respect des procédures - Apporter un premier niveau de réponse aux locataires concernant la demande de mutation INTERFACE, COORDINATION, FONCTIONNEMENT DU SERVICE ET DU SIEGE - Veiller à la bonne tenue des espaces d'attente et à la diffusion des brochures et magazines - Formaliser quotidiennement le planning du lendemain - Mettre à jour les plannings annuels pour les utilisations des véhicules mutualisés - Gérer les badges d'accès au siège. Veiller à l'opérationnalité du système de sécurité, en lien avec le service exploitation - Apporter un soutien pour l'organisation de certaines manifestations. Assurer l'accueil des participants, parfois tardivement. - Prendre en charge des activités complémentaires ponctuelles ou récurrentes pour tout service dans la limite de la compatibilité avec les tâches principales : mailings, enquêtes locataires, assurances, mises sous plis - Renfort et remplacement ponctuel en agencesSAVOIR - Formation dans le domaine de l'accueil, de la gestion immobilière, de l'hôtellerie/tourisme, de l'assistanat (Bac à Bac +2) ou expérience équivalente - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Outlook, Internet) - Connaissance de base en droit locatif - Maitrise de l'anglais appréciée SAVOIR FAIRE - Techniques d'accueil téléphonique et physique (écoute, reformulation, maitrise de la conversation, conclusion) - Manipulation d'un standard et d'une caisse - Gestion des situations relationnelles difficiles SAVOIR ETRE - Sens du service client - Intelligence situationnelle (capacité d'analyse des situations) - Intelligence relationnelle et aisance dans la communication orale et écrite - Capacité d'adaptation à des interlocuteurs et situations variés - Résistance au stress - Goût pour le travail en équipe et en transversalité - Organisation et rigueur