Coordinateur.rice administratif.ve et gestionnaire des assemblées

Commune en plein essor située à 11km du centre de paris, desservie par de nombreux réseaux de transports, la ville de Stains est membre de l’établissement public territorial Plaine Commune.

Collectivité aux valeurs humaines, attractive et conviviale, reconnue pour sa richesse faite de diversité et de mixité, Stains rayonne par son dynamisme et ses projets porteurs d’innovations à la fois sociales, solidaires et technologiques.

Comptant aujourd’hui près de 40000 habitants, près de 1000 agents s’attachent quotidiennement à offrir un service public de proximité performant et de qualité à l’ensemble des Stanois.

Au sein du pôle finances et optimisation des ressources, nous recherchons un.e coordinateur.rice administratif et gestionnaire des assemblées

• Coordination administrative
• Assistanat de la directrice du pôle
• Assurer le secrétariat et la logistique de la directrice du pôle
• Gérer le calendrier des instances et des initiatives du pôle
• Rédiger les comptes rendu de réunion de pôle
• Gérer l’organisation logistique des réunions internes et externes du pôle
• Assurer le développement de la communication du pôle

Gestion budgétaire et administrative

• Assurer la gestion et le suivi du courrier
• Assurer la gestion des commandes de fournitures de bureau et en assurer le suivi
• Assurer l’archivage des services du pôle
• Gérer les plannings de présence (centralisation des demandes de congés, etc…)
• Participer au suivi budgétaire des services du pôle
• Réaliser les bons de commandes, engagements et liquidations des factures des services du pôle
• Suivre l’activité du pôle par des tableaux de bord
• Assurer l’insertion des pièces de marché dans le logiciel financier
• Assurer un appui ponctuel dans le cadre du rendu exécutoire des actes
• Assurer le suivi administratif des politiques CAF
• Gestion des conseils municipaux
• Participer à la gestion du calendrier des instances
• Assurer le suivi des ordres du jour
• Assister les services pour la préparation des dossiers
• Assurer le pré-contrôle de légalité des délibérations
• Collecter et formaliser les documents (rapports, projets d’actes, annexes, etc.) en collaboration avec les services
• Rédiger les rapports et autres documents sur les thématiques afférentes aux conseils municipaux
• Constituer les dossiers et procéder à l’envoi des convocations et des dossiers
• Piloter l’organisation matérielle des instances (réservation de salle, matériel, enregistrement, information)
• Assurer le secrétariat de l’activité
• Assurer la diffusion des informations relatives aux conseils municipaux
• Participer aux séances du conseil municipal (gestion de la liste d’émargement, enregistrement des pouvoirs et tout autre document remis ou établis en séance, participation au comptage des voix, etc.)Exécuter et suivre les formalités postérieures aux conseils municipaux (rédaction, saisie et mise en forme des compte rendus et procès-verbaux, formalisation et mise en signature des délibérations et documents annexes, contrôle de légalité et rendu exécutoire des actes, tenue du registre des délibérations)

• Connaissance approfondie du fonctionnement et de l’organisation des collectivités territoriales
• Maîtrise de l’outil bureautique et des logiciels métier (AirsDélib, Ciril Finances, IXbus, Dematis)
• Maîtrise des règles et des procédures administratives dans les domaines du juridique, des finances et de la commande publique

• 37 heures hebdomadaires
• 25 congés annuels
• 12 RTT et jours de fractionnement possibles
• Parc de vélos électriques à disposition du personnel communal
• Politique de formation ambitieuse ; Ecole de formation interne
• Restaurant municipal
• CASC : Comité d’Action Sociale et Culturelle (loisirs à prix attractifs, participation à l’abonnement de salle de sport, bon de rentrée scolaire, bons d’achat de noël etc.)
• Participation aux prestations sociales
• Temps conviviaux (vœux du Maire au personnel, olympiades du personnel etc.)