Assistant / Assistante chantier H/F (CDI)

Description de l'entreprise Qui sommes-nous ? Nous sommes un groupe d'ingénierie, acteur majeur dans les domaines du bâtiment, de l'eau, de l'énergie, de l'environnement, de l'industrie, de la mobilité et du transport. Détenu à 100% par nos managers et nos collaborateurs, nous sommes unis par une même passion, celle d'exercer un métier qui allie l'art de concevoir avec ingéniosité et de réaliser avec engagement. Nos 8 900 collaborateurs, au sein de 55 agences en France et de 40 filiales internationales, créent chaque jour des solutions pour une vie positive au travers de nos enjeux stratégiques pour la planète et l'humanité. Nos équipes sont à taille humaine, privilégiant la proximité, les échanges quotidiens et le partage d'expérience.
Description du poste La branche Industrie, nucléaire et défense accueille une centaine de collaborateurs au sein de quatre implantations géographiques, Choisy le roi (94), Saint Ouen sur seine (93), Lyon (69) et Toulouse (31). Les activités d'ingénierie couvrent des missions : d'assistance à maîtrise d'ouvrage, de maitrise d'oeuvre complète (Esquisse - APS- APD- PRO- DCE - ACT - DET - AOR), de clé en main et Maintien en conditions opérationnelles. Les ouvrages sur lesquels portent les missions appartiennent au secteur de l'industrie et de la défense pour des clients et projets basés en France et à l'international. Dans le cadre d'une mission complète de Maîtrise d'¼uvre de conception et réalisation d'un bâtiment durci spécifique de plusieurs milliers de m² de SHOB sur le site ArianeGroup de Guenvenez, nous recherchons un assistant chantier. MISSIONS DU POSTE : Sur le chantier BCV, avec différents interlocuteurs internes : Assurer le suivi administratif de la mission. Assurer le suivi des la production et de la diffusion des documents ; en s'appuyant notamment sur une GED (Gestion Electronique de la Documentation) avec une formation assurée par le fournisseur du logiciel. Assurer le suivi financier de la part ARTELIA : facturation des honoraires, tenue des tableaux de suivi, validation et suivi des situations des sous-traitants. Assurer le suivi financier du projet pour la partie travaux : suivi et validation des situations des entreprises en phase chantier, après validation technique par le Directeur Travaux. Relance des entreprises en cas de retard ou d'erreur. Assurer le suivi du respect des procédures qualité particulières applicables au projet, sur tous les documents communiqués par les entreprises. Veiller à leur production dans les délais compatibles avec le déroulement des travaux. Relancer les entreprises si nécessaires et avertir le Chef de Projet en cas de problème. Contrôler la conformité des documents composant les Dossiers d'Ouvrages Exécutés (DOE) remis par les entreprises, d'un point de vue forme, dénomination et présentation (le fond étant contrôlé par le Chef de Projet, le Directeur travaux ou son adjoint, et les Ingénieurs Spécialistes). Rédiger les courriers, les compte-rendus et les rapports. Les relire s'ils sont produits par des collègues. Mettre en forme les documents (ou vérifier qu'ils le sont) selon la charte qualité générale et les procédures spécifiques applicables à la mission. Tenir à jour le dossier papier et informatique de la mission, en suivant les procédures internes ARTELIA. Assurer l'archivage régulier, puis en fin de mission, la clôture du projet. Gérer la logistique des déplacements des intervenants sur la mission : réservation de billets de train, location de voiture, prise de rendez-vous, etc.
Qualifications Vos atouts De formation de niveau bac+2 en assistanat/secrétariat, vous disposez minimum de 5 ans d'expérience en assistanat sur des postes présentant des similitudes, idéalement dans un environnement lié au bâtiment (entreprise générale, promoteur immobilier, BET, cabinet d'économie de la construction). Aptitudes comportementales : Organisation, rigueur, coordination et anticipation. Capacité à suivre en parallèle les différentes actions à mener sur le projet et la mission, et capacité à prioriser les tâches. Bonne aisance relationnelle et esprit de communication, notamment de façon proactive en cas de problème de charge ou de blocage. Rigueur dans le suivi des procédures et des exigences et dans le contrôle de leur respect par les collègues et surtout par les entreprises. Esprit d'équipe. Compétences linguistiques : Français uniquement. Compétences informatiques : Maîtrise impérative de Word (mise en forme de documents et contrôle formalisme suivant charte qualité) et d'Excel (tableau de suivi financiers, vérification de situation d'entreprises, etc.), et si possible de Power Point (supports des CoPil). Poste basé sur le site de Guenvenez. Pas de déplacements prévus hors de ce site. Travail en horaires de jour classiques 5 j/7 (lundi au vendredi). Durée, horaires : Début de mission : début avril 2025 durée prévisionnelle 30 mois minimum. Horaires réguliers : 5 jours / semaine, du lundi au vendredi, à priori 08h30 - 17h00. Prévoir une formation de quelques jours à Choisy-le-Roi en tout début de mission, frais de déplacements et de séjour pris en charge par ARTELIA au titre du contrat. Contraintes spécifiques : contraintes liées au statut du projet (Confidentiel Militaire) + nécessité d'obtenir une habilitation de niveau Secret au regard de la protection du secret de la Défense Nationale pour disposer d'un accès permanent non accompagné au site. Merci de vous renseigner en conséquence avant de postuler. Informations supplémentaires Nous vous offrons : Une entreprise sociale et citoyenne : accords diversité & inclusion, protection sociale et couverture mutuelle de qualité, un engagement via la Fondation Artelia Une organisation du travail modulable : télétravail jusqu'à 2 jours par semaine, 12 jours RTT, 27 jours de congés hors ancienneté, temps partiel choisi Une politique de partage des résultats : intéressement et participation avec abondement, actionnariat salarié, politique de rémunération sur 3 ans, de nombreux avantages et réductions pour les activités via les oeuvres sociales, forfait mobilité durable Des opportunités de carrière et un accompagnement de vos challenges professionnels : politique formation individualisée, Academy Artelia, parcours métiers, mobilité interne Notre process de recrutement : Mieux se connaître pour se choisir, c'est ce que nous vous proposons lors des 3 étapes de notre processus de recrutement : Echange téléphonique pour mieux cerner vos attentes et orienter votre candidature Entretien avec un recruteur : l'objectif est de comprendre qui vous êtes, vos aspirations, vos motivations, votre projet professionnel, puis vous présenter notre groupe, les perspectives de carrière, les contours du poste envisagé Entretien avec un manager opérationnel : il vous présentera plus en détail les missions, ce qu'il attend de vous, le mode de fonctionnement de l'équipe, les projets. Si c'est possible, vous pourrez venir faire la connaissance de votre future équipe autour d'un café ou lors d'un déjeuner Artelia s'engage en faveur de la diversité et de l'inclusion, depuis plus de 10 ans : faire de la différence une force au service du collectif. En matière de recrutement, cela passe par une attention spécifique accordée à toutes les candidatures. Pour faciliter la lecture, l'écriture inclusive n'est pas utilisée dans le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes qu'aux personnes non binaires.

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