Secrétaire médical/Secrétaire médicale

il y a 3 jours

Marseille, France APHM Temps plein

POLE 005 DES MALADIES DE L'APPAREIL DIGESTIF Intersites Nord et Timone

Fiche de poste – AMA Secrétariat chirurgie digestive Hôpital Timone

Rédigée par : Mme PICCIONE Floriane Cadre Administratif du Pôle

Vérifiée par : Mme YAAGOUB Rachel Directeur Référent du Pôle

Approuvée par : Pr. GRANDVAL Chef de Pôle

Date d’application : 10/12/2024 - V.3


1.1 RENSEIGNEMENTS RELATIFS AU POSTE DE TRAVAIL


Le Département de Chirurgie Générale digestive et de Transplantation Hépatique est réparti sur les deux sites l'Hôpital de la Timone et l'Hôpital Nord. Spécificités particulières / Conditions de recrutement : Une expérience professionnelle en secrétariat médical est appréciée. La connaissance des outils informatiques est indispensable. La connaissance de la spécialité serait un plus.


1.1.1 Présentation du service :


Amplitude d'ouverture du service : de 8 H à 17 H du lundi au vendredi. Activité clinique de l'unité fonctionnelle de chirurgie digestive année 2023 :

  • nombre d'entrées : 1750 entrées en hospitalisation conventionnelle
  • nombre de consultations : 2668 consultations médicales réalisées


1.1.2 Horaire de travail :


  • Poste à 100 %
  • Vacation en 7H48 par jour avec 28 CA et 19 RTT
  • 1/2 H repas incluse dans le temps de travail
  • Horaires adaptables en fonction de l'activité et des besoins du service
  • Cycle de travail : Guide GTT


Les vacations sont variables en fonction du planning. Les principaux horaires sont:

  • De 8 H à 15 H 48
  • De 9 H 12 à 17 H


1.1.3 Définition du poste :


Le secrétariat de chirurgie générale et digestive et transplantation hépatique est situé au 11ème étage de l'IGH de l'Hôpital de la Timone, et est rattaché au pôle des Maladies de l'Appareil Digestif. La secrétaire travaille en binôme avec une autre secrétaire du service de chirurgie digestive, mais également en étroite collaboration avec la secrétaire médiale de greffe hépatique et les secrétaires de pool du pôle site Timone. Elle assure l'ensemble des missions détaillées ci-après.


1.1.4 Organisation des besoins de suppléance :


Pendant les absences programmées pour congés (CA, RTT,), le minimum requis d'AMA présente par jour est d'une secrétaire sur deux. Les secrétaires sont complémentaires et tournent sur les différentes missions pour assurer une continuité de service.


1.2 RELATIONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES


Relations hiérarchiques :

  • Directeur Référent du Pôle MAD
  • Cadre Administratif du Pôle MAD


Relations fonctionnelles :

Les secrétaires sont également placées sous l'autorité fonctionnelle du chef de service, du cadre supérieur de santé du pôle et du cadre de santé du service dont elle dépend. Elle travaille:


  • Avec les équipes médicales et soignantes (unité d'hospitalisation et consultations)
  • Avec les autres secrétariats du pôle et hors pôle
  • Avec la Direction du site et les Directions Fonctionnelles
  • Avec la Faculté de Médecine et l'Université de la Méditerranée


1.3 ACTIVITES DU POSTE DE TRAVAIL


- Accueil physique et téléphonique :

  • La secrétaire oriente les patients qui se présentent en consultation vers les infirmières de consultations ; En cas d'absence ou de besoin, la secrétaire accueille les patients et procède à leur enregistrement ;
  • Réception des appels téléphoniques internes ou externes des patients, leurs proches ou tout autre interlocuteur ;


- Gestion, mise à jour jusqu'à l'archivage des dossiers patients :

  • La secrétaire s'assure de la bonne gestion des dossiers patients informatisés (DPI) dans le logiciel Axigate pour l'ensemble des patients
  • Numérisation des documents médicaux divers dans le DPI (reçus par mails, fax).
  • Archivage des dossiers des patients selon la réglementation via le logiciel ARCHIVES.


- Comptes rendus de consultations :

  • Frappe du courrier dicté via les logiciels internes APHM
  • Impression du CRC et envoi des courriers aux bons interlocuteurs (patients/médecins traitants) ou via la MSSANTE


- Comptes rendus chirurgicaux et opératoires :

  • Vérification dans Axigate si validation des CRO et courriers de consultations par les médecins dicteurs. Si besoin, récupération de résultats d'examens divers:
  • Soit : Relecture, correction, mise en page des CRO tapés par les internes
  • Soit : frappe des CRO dictés via logiciels internes
  • Diffusion des CRO, une fois validés, aux bons interlocuteurs (patients/médecins traitants) ou via la MSSANTE
  • La secrétaire peut également être amenée à taper les comptes rendus de greffe ;


- Codage des actes médicaux :

  • La secrétaire s'assure à chaque fin de vacation de consultations médicales, que les rendez-vous soient mentionnés « réalisé »
  • Relance régulièrement les équipes médicales sur la mise à jour du codage du service, en lien avec le Service d'Information Médicale et le bureau des entrées et soins externes


- Autres tâches administratives afférentes à la spécialité :

  • Gestion de la boîte mail de service au quotidien.
  • Gestion des plannings des médecins
  • Réception du courrier quotidien et dispatching dans les bannettes médecins.
  • Préparation hebdomadaire du planning prévisionnel opératoire des médecins/internes/externes du mois suivant
  • Mise à jour des statistiques de consultation interservices, demandées par les médecins ou l'encadrement, via le dossier partagé.
  • Gestion des expertises et avis médicaux des autres services de l'hôpital selon règlementation.
  • Demande par GDD pour faire descendre les dossiers des années précédentes aux archives centrales par les archivistes.
  • Commandes mensuelles de matériels du service et fournitures papeterie et récupération des commandes à l'Editique si besoin.


1.4 CAPACITES, COMPETENCES ET CONNAISSANCES REQUISES POUR LE POSTE :


Aptitudes et connaissances requises :

  • Capacité d'adaptation et d'écoute
  • Sens de l'organisation, discrétion et rigueur
  • Esprit d'équipe et prises d'initiatives
  • Réactivité
  • Connaissances approfondies de la fonction de secrétaire médicale
  • Maîtrise des règles de fonctionnement institutionnel d'un CHU et de son financement


Compétences requises :

  • Bonne utilisation du Pack office Word/Excel/PowerPoint
  • Bonne communication écrite et orale
  • Respect du secret professionnel
  • Bonne capacité rédactionnelle et connaissances en orthographe et grammaire
  • Vocabulaire et terminologie médicale


Connaissances professionnelles :

  • Logiciels internes: AXIGATE, VISUAL PATIENT, RCP, CORA, PASTEL, DICT' DRAGON, ARCHIVES, SAGE, CRISTAL.
  • Droit des usagers du système de santé
  • Règlementation des archives

  • Secrétaire Médicale

    Il y a 7 mois

    Marseille, France Emploi Secrétaire médicale Marseille 13 | JoberGroup Temps plein

    Secrétaire médicale H/F - Marseille 13 **Emploi secrétaire médicale Marseille 13**: REF 3027 Nous recrutons un(e) secrétaire médical(e) H/F pour un centre médical à Marseille. Vous viendrez y rejoindre une belle équipe de professisonnels dynamiques et chaleureux et benéficierez d'excellentes conditions d'exercice. Vous serez en charge de diverses...

  • Secrétaire Médicale

    Il y a 7 mois

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    **Emploi secrétaire médicale Marseille 13**: REF 3027 Nous recrutons un(e) secrétaire médical(e) H/F pour un centre médical à Marseille. Vous viendrez y rejoindre une belle équipe de professisonnels dynamiques et chaleureux et benéficierez d'excellentes conditions d'exercice. Vous serez en charge de diverses missions de secrétariat (accueil...

  • Secrétaire Médical Expérimenté

    Il y a 7 mois

    Marseille, France Emploi Secrétaire médical expérimenté Marseille 13 | JoberGroup Temps plein

    Secrétaire médical expérimenté - Possibilité d'évolution H/F - Marseille 13 Emploi Secrétaire médical expérimenté H/F Marseille 13 Vous êtes à la recherche d’une opportunité sur Marseille et souhaitez rejoindre une structure de quartier, recevant un beau flux de patients ? Un centre de santé pluridisciplinaire recrute un(e) secrétaire...

  • Secrétaire Médicale

    Il y a 7 mois

    Marseille, France Emploi Secrétaire médicale Marseille 13 | JoberGroup Temps plein

    Secrétaire Médicale - Marseille 13 H/F - 1700-1800€ net/mois Emploi Secrétaire Médicale H/F - Marseille 13 Une structure dentaire située dans le 1er arrondissement de Marseille, recrute une secrétaire médicale H/F. Dans le cadre d'un CDI de 39h, vous serez amené(e) à travailler 5 jours par semaine. Cette entité possède 4 fauteuils dédiés à...

  • Secrétaire Médical Expérimenté

    Il y a 7 mois

    Marseille, France Emploi Secrétaire médical expérimenté Marseille 13 | JoberGroup Temps plein

    Emploi Secrétaire médical expérimenté H/F Marseille 13 Vous êtes à la recherche d’une opportunité sur Marseille et souhaitez rejoindre une structure de quartier, recevant un beau flux de patients ? Un centre de santé pluridisciplinaire recrute un(e) secrétaire médical(e) afin de compléter son équipe reconnue pour son professionnalisme et son...

  • Secrétaire Médicale

    Il y a 7 mois

    Marseille, France Emploi Secrétaire médicale Marseille 13 | JoberGroup Temps plein

    Emploi Secrétaire Médicale H/F - Marseille 13 Une structure dentaire située dans le 1er arrondissement de Marseille, recrute une secrétaire médicale H/F. Dans le cadre d'un CDI de 39h, vous serez amené(e) à travailler 5 jours par semaine. Cette entité possède 4 fauteuils dédiés à différentes spécialités du dentaire, dans de vastes locaux de...

  • Secrétaire Médicale

    Il y a 7 mois

    Marseille, France Emploi Secrétaire médicale Saint-Gély-du-Fesc 34 | JoberGroup Temps plein

    Secrétaire médicale H/F - Saint-Gély-du-Fesc 34 Emploi Secrétaire médicale H/F - Saint-Gély-du-Fesc 34 Un établissement de soins dentaires, situé dans l'Hérault à Saint-Gély-du-Fesc, un(e) secrétaire médical(e) pour compléter son équipe. Dans le cadre d’un temps plein, vous travaillerez 35h par semaine, à raison de 5 jours travaillés (du...

  • Secretaire Medicale

    il y a 6 jours

    Marseille, France Aile Médicale Temps plein

    **Aile Médicale Marseille** (réseau spécialisé dans l’emploi médical et paramédical) recherche pour plusieurs de ses cabinets médicaux sur Marseille **un(e) secrétaire médical(e) F/H.** Vous travaillerez sur Marseille Vos missions seront: - L’accueil des patients - L'accueil téléphonique - Frappe de compte rendu - Enregistrement de...

  • Secretaire Medicale

    il y a 7 heures

    Marseille, France Aile Médicale Temps plein

    **Aile Médicale Marseille** (réseau spécialisé dans l’emploi médical et paramédical) recherche pour plusieurs de ses cabinets médicaux sur Marseille **un(e) secrétaire médical(e) F/H.** Vous travaillerez sur Marseille **Vos missions seront**: - L’accueil des patients - L'accueil téléphonique - Frappe de compte rendu - Enregistrement de...

  • Secretaire Medicale

    il y a 5 jours

    Marseille, France Aile Médicale Temps plein

    **Aile Médicale Marseille** (réseau spécialisé dans l’emploi médical et paramédical) recherche pour plusieurs de ses cabinets médicaux sur Marseille **un(e) secrétaire médical(e) F/H.** Vous travaillerez sur Marseille Vous serez seul(e) secrétaire médicale sur place Cabinet situé dans le 13001 Horaires : 8h30 12h30 14h 17h du lundi au jeudi et...

  • Secrétaire Médical

    Il y a 7 mois

    Marseille, France Solcis St Raphaël Temps plein

    Nous recherchons actuellement un(e) Secrétaire médical(e) motivé(e) et compétent(e). En tant que Secrétaire médical(e), vous serez responsable de la gestion administrative et organisationnelle de l'établissement médical. Votre rôle sera essentiel pour garantir un fonctionnement efficace et fluide des activités. Vos missions seront les...

  • Secrétaire médical/Secrétaire médicale

    il y a 1 jour

    Marseille, France APHM (Assistance Publique - Hopitaux de Marseille) Temps plein

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  • Secrétaire médical/Secrétaire médicale

    il y a 20 heures

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  • Secrétaire médical/Secrétaire médicale

    il y a 20 heures

    Marseille, France APHM (Assistance Publique - Hopitaux de Marseille) Temps plein

    POLE 005 DES MALADIES DE L'APPAREIL DIGESTIF Intersites Nord et TimoneFiche de poste – AMA Secrétariat chirurgie digestive Hôpital TimoneRédigée par : Mme PICCIONE Floriane Cadre Administratif du PôleVérifiée par : Mme YAAGOUB Rachel Directeur Référent du PôleApprouvée par : Pr. GRANDVAL Chef de PôleDate d’application : 10/12/2024 - V.31.1...

  • Secrétaire Médicale

    Il y a 7 mois

    Marseille, France Cabinet Balthazar Temps plein

    Nous recherchons un(e) Secrétaire Médicale pour un cabinet privé de chirurgie esthétique sur Marseille, composé d'un praticien. Missions principales: - Secrétaire Médicale - Accueil des patients - Mise à jour des dossiers administratifs des patients - Prise de rendez-vous par téléphone ou en direct - Frappe de compte rendus médicaux -...

  • Secrétaire Médicale

    Il y a 6 mois

    Marseille, France Centre Hospitalier de Bagnols-sur-Cèze Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** Secrétaire Médicale **CONTRAT** CDD; CDI **DESCRIPTIF** Le Centre Hospitalier de Bagnols sur Cèze recrute pour son service d'imagerie médicale, une secrétaire médicale expérimenté(e). Sous la responsabilité de la cadre de pôle, vos missions seront les suivantes: - Saisie des données liées à...

  • Secrétaire Médicale

    Il y a 7 mois

    Marseille, France INOVIE BIOMED Temps plein

    Le laboratoire INOVIE BIOMED devient INOVIE LABOSUD recrute une secrétaire médicale sur le secteur de Villeneuve les Maguelone et et alentours (Pignan, Fabrègues) La secrétaire gère l’interface entre les patients et l’équipe médico-technique chargée des prélèvements et des analyses. Elle est en lien direct avec les Infirmier(e)s. Elle devra...

  • Secrétaire Médicale

    Il y a 7 mois

    Marseille, France INOVIE BIOMED Temps plein

    Le laboratoire INOVIE BIOMED devient INOVIE LABOSUD et recrute une secrétaire médicale sur le secteur de Sète et alentours (Balaruc, Frontignan ) La secrétaire gère l’interface entre les patients et l’équipe médico-technique chargée des prélèvements et des analyses. Elle est en lien direct avec les Infirmier(e)s. Elle devra accueillir...

  • Secretaire Médicale en Radiologie

    Il y a 7 mois

    Marseille, France Appel Médical Temps plein

    Vous aimez tisser des liens? Vous aimez œuvrer pour le bien-être des gens ? Nous avons du travail pour vous ! Appel Médical, chaque jour, à vos côtés dans les métiers de la santé. Une équipe dédiée au secteur de la santé rien que pour vous. Notre client cabinet de radiologie situé à MARSEILLE EST, offre ses services d'imagerie...

  • Secrétaire Médicale

    Il y a 6 mois

    Marseille, France Institut Médical Sport Santé Temps plein

    Poste de secrétaire Médicale - 39H / Professionnels de santé en libéral spécialité Kinésithérapeute - Accueil téléphonique et physique des patients - Prise de rendez-vous et messages - Accueillir et renseigner le patient sur les horaires de réception, les possibilités de rendez-vous, le déroulement de l’examen ; - Actualiser le dossier...