Chargé(e) d’Administration des Ventes Junior

À propos de Vulcain Engineering GroupVulcain Engineering Group est un groupe d’ingénierie et de conseil en forte croissance, présent en France et à l’international.Nous créons, concevons, construisons et exploitons des solutions qui améliorent les infrastructures essentielles et soutiennent le progrès durable.Nos équipes accompagnent des acteurs clés de l’énergie, de la santé, des transports, de l’industrie et des infrastructures.Notre mission : apporter « The Energy to Transform » à des projets utiles et responsables.Concrètement, nous aidons à décarboner, optimiser la consommation d’eau et réduire l’empreinte environnementale des procédés industriels.Nous investissons aussi dans la transformation numérique pour renforcer l’innovation et la performance de nos clients.Chez Vulcain, l’entraide et la bienveillance structurent nos équipes au quotidien, en agence comme sur le terrain.Nous offrons des parcours personnalisés (mobilité, formation, e-learning via Mylee) pour développer les talents.Engagés pour la diversité, le handicap et l’égalité professionnelle, nous construisons un collectif inclusif et ouvert.Ensemble, faisons de l’ingénierie une force pour un futur durable et responsableVotre missionLe/la Chargé(e) d’Administration des Ventes junior assure la gestion administrative liée à l’activité commerciale, tout en garantissant la qualité, la conformité et la fluidité des processus internes. Il/elle joue un rôle d’interface clé entre les équipes commerciales, les consultants et les services supports, tout en développant progressivement ses compétences dans la fonction.Vos responsabilités1. Gestion administrative des ventesRédaction, préparation et suivi des documents contractuels : bons de commande, contrats de prestation, avenants, NDA, etc.Vérification de la conformité des documents (conditions commerciales, données administratives, conformité RGPD).Gestion des dossiers consultants (documents RH, justificatifs, mises à jour administratives).Suivi des signatures, relances, archivage et mise à jour des outils internes (CRM/ERP).2. Interface avec les équipes commercialesCollaboration étroite avec les business managers pour recueillir, vérifier et traiter les informations nécessaires aux signatures de contrats.Accompagnement dans la compréhension et l’application des processus ADV.Communication proactive pour anticiper les besoins et éviter les points de blocage.3. Suivi opérationnel et reportingSuivi des échéances (renouvellements, prolongations, fins de mission).Mise à jour régulière des tableaux de bord et reporting à destination du management.Contribution à la fiabilisation des indicateurs commerciaux et administratifs.4. Qualité, conformité et confidentialitéRespect strict de la confidentialité des informations échangées.Relecture, correction et validation formelle des documents (orthographe, clarté, cohérence).Application rigoureuse des processus internes ADV, RH et contractuels.Compétences & outilsCompétences techniques1 à 2 ans d’expérience dans l’ADV en société de conseil ou similaireExcellente maîtrise du français écrit (orthographe irréprochable, rédaction claire et structurée)Aisance orale pour interagir avec les commerciaux, consultants et interlocuteurs internesMaîtrise de la bureautique ; connaissance d’un CRM ou ERP est un plusQualités personnellesGrande rigueur, sens du détail et organisationDiscrétion totale sur les dossiers traitésFiabilité, ponctualité, respect des délaisAisance relationnelle et posture professionnelleSens du service et esprit d’équipeProactivité et capacité à anticiper les besoinsAdaptabilité dans un environnement dynamiquePourquoi nous rejoindreChez Vulcain, vous construisez un parcours qui vous ressemble : mobilité, formation et accompagnement de proximité rythment votre évolution.Vous contribuez à des projets concrets et utiles – transition énergétique, santé, industrie, infrastructures – qui transforment notre quotidien.Vous intégrez un collectif soudé et bienveillant, où l’entraide et l’esprit d’équipe font partie de l’ADN.Et parce que l’aventure ne s’arrête pas aux frontières, nous offrons des opportunités en France comme à l’international : stages, alternance, VIE ou CDI.Notre processus de RecrutementPremier échange avec un·e recruteur·se pour découvrir vos aspirations et présenter nos projets.Entretiens techniques et RH, afin d’évaluer ensemble vos compétences et votre adéquation avec l’équipe.Un retour constructif et transparent, pour que chaque étape soit claire et utile pour vous.Vérification de références, dans une démarche de confiance réciproque.Proposition personnalisée, suivie d’un parcours d’intégration sur mesure pour bien démarrer l’aventure.AvantagesPoste en CDI à pourvoir immédiatementTélétravail 1 jour par semaineFourchette salariale pour une première expérience d’une à deux années : 30 à 32k annuel brut