Office Manager

il y a 1 semaine


Greater Paris Metropolitan Region, France Horizon Trading Solutions Temps plein

Nous sommes une FinTech à taille humaine de plus de 120 collaborateurs répartis entre la France et 5 autres bureaux en Asie, Moyen-Orient et Amérique du Nord. Nous sommes animés par l’envie de changer le monde et de transformer l’image de la finance plus responsable, innovante et disruptive


En tant qu’Office Manager & Executive Assistant, vous serez le maillon indispensable pour garantir la fluidité des opérations quotidiennes et l'expérience optimale des collaborateurs et des clients depuis nos bureaux à Paris (8ème). Votre rôle sera crucial dans la coordination des services généraux, de l'administration et de la vie sociale, assurant ainsi un environnement de travail professionnel et accueillant. En plus de cela, vous aurez également la responsabilité de coordonner les évènements internes à l'échelle mondiale, contribuant ainsi à renforcer la cohésion et la culture d'entreprise.


Votre quotidien ?


1. Office Management :

  • Garant(e) de la bonne tenue des locaux parisiens (45 personnes environ),
  • Accueil physique, gestion du registre des visiteurs et des nouveaux collaborateurs, accueil téléphonique,
  • Réception et gestion du courrier, des colis et des courriels et redirection auprès des bons destinataires,
  • Création et suivi des badges d’accès des collaborateurs et visiteurs,
  • Pilotage des prestataires et des commandes pour les différents bureaux en France (en lien avec les relais locaux),
  • Coordination des prestataires en cas de travaux et gestion de crise en cas de situation urgente (dégât des eaux…),
  • Organisation d’évènements (petits déjeuner, déjeuners, afterworks) pour rendre la vie du bureau de Paris la plus agréable possible Ainsi que la coordination sur les évènements des autres bureaux avec les relais locaux.


2. Gestion des déplacements :

  • Mise à jour de la politique voyages Groupe,
  • Réservation des déplacements pour les salariés France (logement, transports, etc.),
  • Lien avec les relais locaux pour les déplacements des salariés des autres entités,
  • Enregistrement et communication des documents d’assurance aux salariés,
  • Gestion du suivi des déplacements, reporting et prévisions,
  • Relation avec notre assureur et mise à jour du registre.


3. Executive Assistant du COMEX (dans la limite de 20% du temps)

  • Appui dans l’organisation des réunions entre membres du COMEX,
  • Lien avec notre actionnaire / fonds d’investissement pour l’organisation des réunions mensuelles et conseils de surveillance trimestriels
  • Gestion de l’agenda du CEO (prises de RDV clients, etc.)


4. Autres missions ponctuelles :

  • Prise de RDV auprès de la médecine du travail (en collaboration avec les Ressources Humaines),
  • Archivage de courriers, rapports et autres documents,
  • Rédaction et mise en place de process.


Et si c’était vous ?


  • Peu importe votre niveau de formation, c’est avant tout votre parcours et votre personnalité qui priment
  • Vos différentes expériences vous ont permis d’évoluer sur des postes où vous avez développé des compétences liées à l’administratif, à la gestion de projet et aux services généraux.
  • Rigueur, efficacité, organisation et discrétion sont autant de qualités que l’on vous reconnait
  • Votre polyvalence, votre force de proposition et votre sens des priorités vous permettent de mener divers projets de front en passant de l’un à l’autre très facilement.
  • Votre aisance relationnelle et votre diplomatie ne sont plus à prouver, vous savez ainsi communiquer et adapter votre discours à tout type d’interlocuteurs.
  • Vous êtes reconnu(e) pour votre esprit d’équipe, d’entraide et votre écoute.
  • De nature curieux(se) avec un fort sens du service, vous êtes un(e) véritable touche à tout.
  • Vous avez également une bonne aisance rédactionnelle et maitrisez très bien l’orthographe ainsi que la langue anglaise (lu, parlé, écrit).
  • Vous maitrisez le pack Office et Microsoft 365 et êtes à l’aise avec les chiffres de manière générale.

  • Office & Travel Manager

    il y a 3 jours


    Greater Paris Metropolitan Region, France Senoee Temps plein

    Office & Travel ManagerCDD/CDI – Paris 16ème Présentation de l'entrepriseSenoee est une jeune société dans le domaine de l’insurtech, qui a pour objectif d’aider ses clients à mieux valoriser leur patrimoine industriel. Fort d’un savoir-faire reconnu, la société a développé une innovation autour de l’intelligence artificielle afin...

  • Office & Travel Manager

    il y a 14 heures


    Greater Paris Metropolitan Region, France Senoee Temps plein

    Office & Travel Manager CDD/CDI – Paris 16ème    Présentation de l'entreprise Senoee est une jeune société dans le domaine de l’insurtech, qui a pour objectif d’aider ses clients à mieux valoriser leur patrimoine industriel. Fort d’un savoir-faire reconnu, la société a développé une innovation autour de l’intelligence artificielle...

  • Office Manager

    il y a 3 semaines


    Paris 20e, France FED Office Temps plein

    **Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé à Paris dans le 20ème arrondissement, un Office Manager H/F.** **Votre fonction**: Sous la responsabilité directe de la Direction de la Filiale, sous la responsabilité indirecte...

  • Office Manager

    il y a 6 jours


    Greater Paris Metropolitan Region, France Horizon Trading Solutions Temps plein

    Nous sommes une FinTech à taille humaine de plus de 120 collaborateurs répartis entre la France et 5 autres bureaux en Asie, Moyen-Orient et Amérique du Nord. Nous sommes animés par l’envie de changer le monde et de transformer l’image de la finance plus responsable, innovante et disruptive ! En tant qu’Office Manager & Executive Assistant, vous...

  • Office Manager

    Il y a 7 mois


    Paris, France FED Office Temps plein

    **Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients, dans le domaine des cosmétiques Bio, situé à Paris 16ème, un.e Office Manager. Ce poste est à proximité du métro Boissière. (75016) Vous êtes prêt.e à rejoindre dynamique, des...

  • Office Manager

    il y a 3 semaines


    Paris 15e, France FED Office Temps plein

    **Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients, situé à Paris 15ème et spécialisé dans le domaine de la finance, un(e) Office Manager H/F.** **Votre fonction**: Au sein de la Direction Financière, vous êtes rattaché(e) à 4...

  • Office Manager

    Il y a 3 mois


    Paris, France Perles Office Temps plein

    Entreprise dynamique en pleine croissance évoluant dans le conseil en stratégie ; notre client recherche son ou sa futur.e Office Manager. Ce rôle clé est sous la responsabilité directe de la Directrice administrative et Financière. **Description du poste**: En tant qu'Office Manager, vous jouerez un rôle central dans la gestion quotidienne de...

  • Office Manager

    il y a 1 mois


    Paris, France Perles Office Temps plein

    Juvisé Pharmaceuticals est une entreprise pharmaceutique française indépendante, reconnue pour sa mission de rendre des traitements essentiels accessibles dans le monde entier. Avec un portefeuille de produits matures en oncologie, gastroentérologie, cardiologie, et neurologie. L'entreprise commercialise ses spécialités pharmaceutiques dans plus de 80...

  • Office Manager

    Il y a 3 mois


    Paris, France Perles Office Temps plein

    Juvisé Pharmaceuticals est une entreprise pharmaceutique française indépendante, reconnue pour sa mission de rendre des traitements essentiels accessibles dans le monde entier. Avec un portefeuille de produits matures en oncologie, gastroentérologie, cardiologie, et neurologie. L'entreprise commercialise ses spécialités pharmaceutiques dans plus de 80...

  • Office Manager

    Il y a 7 mois


    Paris 8e, France FED Office Temps plein

    **Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients basé à Paris dans le 8ème arrondissement (7508), un Office Manager H/F en CDI. Vous êtes prêt.e à intégrer une structure à taille humaine, à 2 minutes à pied du RER A ( Charles de...

  • Office Manager

    Il y a 7 mois


    Paris 17e, France FED Office Temps plein

    **Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé à Paris dans le 17ème arrondissement, un Office Manager H/F.** **Votre fonction**: Dans le cadre d'un accroissement d'activité, au sein d'une structure de 65 personnes, vous...

  • Office Manager

    il y a 3 semaines


    Paris 8e, France FED Office Temps plein

    **Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé Paris dans le 8ème arrondissement, un Office Manager H/F.** **Votre fonction**: Au sein d'une structure en pleine croissance, vos missions seront les suivantes: - Assistanat du...

  • Office Manager

    il y a 2 semaines


    Paris 11e, France FED Office Temps plein

    **Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé dans Paris, un Office Manager (H/F)** **Votre fonction**: Rattaché(e) à la direction administrative et des ressources humaines, vous rejoignez une équipe de deux personne dans un...


  • Greater Paris Metropolitan Region, France MIGSO-PCUBED Temps plein

    Passionné(e) par la management de projet, vous êtes à la recherche d'un emploi au sein d'une entreprise qui saura accompagner votre montée en compétences ? Vous aimez le challenge et souhaitez évoluer dans un environnement industriel ? Alors bienvenue chez MIGSO-PCUBED ! Qui sommes nous ? MIGSO-PCUBED est une société de conseil, leader mondial...


  • Greater Paris Metropolitan Region, FR MIGSO-PCUBED Temps plein

    Votre prochain Challenge :Conduire des projets vers leur succès, c’est quelque chose qui vous plait ? Ce poste d’Ingénieur projet / PMO (H/F) est fait pour vous ! Qui êtes-vous ?Le métier d’ingénieur projet / PMO vous demandera des capacités d’adaptation élevées, un sens du service développé et un professionnalisme de haute qualité.➡Dans...


  • Greater Paris Metropolitan Region, France MIGSO-PCUBED Temps plein

    Votre prochain Challenge :Conduire des projets vers leur succès, c’est quelque chose qui vous plait ? Ce poste d’Ingénieur projet / PMO (H/F) est fait pour vous ! Qui êtes-vous ?Le métier d’ingénieur projet / PMO vous demandera des capacités d’adaptation élevées, un sens du service développé et un professionnalisme de haute qualité.➡Dans...


  • Paris 8e, France My Office Company Temps plein

    Office & Showroom Manager - CDI Paris - 35/40K - Anglais opérationnel Pour l'un de nos client, acteur majeur du design de moquette pour l'hotellerie de luxe, nous recherchons pour une prise de poste en fin d'année, un.e Office & Showroom manager familier du secteur du design et sensible a cet environnemment. Contour de poste: - Responsabilité du...


  • Greater Paris Metropolitan Region, France MIGSO-PCUBED Temps plein

    Votre prochain Challenge : Conduire des projets vers leur succès, c’est quelque chose qui vous plait ? Ce poste d’Ingénieur projet / PMO (H/F) est fait pour vous ! Qui êtes-vous ? Le métier d’ingénieur projet / PMO vous demandera des capacités d’adaptation élevées, un sens du service développé et un professionnalisme de haute...

  • Office Manager

    Il y a 7 mois


    Paris, France My Office Company Temps plein

    OFFICE MANAGER - CDI (Création de poste) Paris 9 ème (Misromesnil) 40/50K selon expérience Pas de TT sur ce poste L'anglais n'est pas nécessaire Pour l'un de nos client, Family Office, nous recherchons activement dans le cadre d'une création de poste un.e OM afin d'épauler l'équipe actuellement composée d'une dizaine de personnes. L'équipe est...

  • Chief AI Officer

    il y a 6 jours


    Greater Paris Metropolitan Region, France Clémentine - Actual group Temps plein

    SOCIETE — Clémentine, cabinet de conseil en recrutement depuis 2000 et spécialiste de la transformation des organisations, recherche un.e Chief AI Officer pour son client OPPER , éditeur leader de solutions médias en France. Également présent en Allemagne, en Italie, en Espagne, le groupe ambitionne de devenir leader Européen des éditeurs de...