[PALT] AAH

Le poste de [PALT] AAH - Responsable des Achats travaux, du Suivi Budgétaire et du Patrimoine (H/F)

Ce poste est à pourvoir au sein de la Direction du Patrimoine, des Travaux et de la Sécurité (DPTS) du Centre Hospitalier Guillaume Régnier (CHGR).

Depuis le 01/07/2023, le CHGR a été intégré au Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) Haute Bretagne dont l’établissement support est le CHU de RENNES. Cette adhésion entraine un changement de pratique dans le processus achat jusqu’alors utilisé et implique un lien continu avec les interlocuteurs du CHU. Le présent profil de poste comprend une partie du temps de travail (30%) dédiée à la Fonction Achats Mutualisée. De plus, Le CHGR amorce la mise en œuvre de son nouveau Schéma Directeur Immobilier et Architectural (SDIA), qui va se déployer de 2024 à 2038 et dont les opérations vont modifier substantiellement le patrimoine immobilier de l’établissement.

Missions :

- Participation à la mise en œuvre du SDIA ;

- Supervision de la bonne gestion et exécution des marchés de la DPTS ;

- Gestion du patrimoine immobilier (acquisitions, cessions, baux ..) ;

- Suivi budgétaire des crédits dévolus à la DPTS, lien régulier avec la DAF (dossiers subvention, suivi de l’avancement des opérations et enveloppes budgétaires, participation à la complétude des documents RIA, EPRD, PGFP, PPI …) ;

- Coordination des travaux administratifs de la DPTS ;

- Coordination du travail des personnels administratifs de la DPTS ;

- Management et encadrement de ces professionnels au quotidien ;

- Gestion des dossiers assurances, location, de vente et divers de la DPTS.

Activités :

1. Supervision de la bonne gestion et exécution des achats dans le cadre des dossiers de marchés publics de la DPTS

   - En tant que Référent Achat Travaux, assurer une veille juridique et être en relation régulière avec le CHU de RENNES (Etablissement support du GHT) ;

   - Veiller au respect des règles de la commande publique et des seuils de procédures déterminés dans la délégation de signature relative à la gestion de la fonction achats mutualisée du GHT Haute Bretagne ;

   - Participer aux réunions : comité de coordination des achats, comité de filière ;

   - Participer au recensement des besoins et des données d’informations à communiquer dans le cadre du SPASER ;

   - Apporter son expertise juridique à toutes les étapes de la commande publique (de la stratégie achats et du choix de la procédure jusqu’à la clôture du marché) ;

   - Venir en appui à l’Acheteur Travaux dans le suivi de la planification des procédures de passation et dans la réalisation des missions liées aux dossiers de marchés publics ;

   - Valider le dossier de consultation composé par l’acheteur travaux, les prescripteurs et le cas échéant la Maîtrise d’œuvre (pièces administratives et techniques) avant transmission à la Cellule Juridique (CJ) du CHU ;

   - Superviser la publication et le suivi des réponses des entreprises, avant transmission à la CJ ;

   - Superviser l’analyse des offres et l’attribution des marchés, avant transmission à la CJ ;

   - Valider les documents de présentation d’analyse des offres (rapport de présentation, compte-rendu de la commission des marchés) avant transmission à la CJ ;

   - Coordonner la notification des marchés avant transmission à la CJ ;

   - Valider avenants et sous-traitances traitées par l’Acheteur Travaux avant transmission à la CJ ;

   - Suivre spécifiquement les procédures de concours et les marchés de MOE ;

   - En cas d’absence de l’Acheteur : assurer la continuité au niveau des missions de publication AAPC, Echanges avec les fournisseurs, ouverture + analyse des plis et notification ;

   - Recenser les éléments d’information concernant le Plan d’Actions Achat (PAA) annuel.

2. Coordination des travaux administratifs de la DPTS :

- Planification des opérations administratives d’un marché public ;

- Gestion des achats et contrats sans formalités ;

- Rapport d’activité et autres éléments statistiques ;

- Participation aux réunions : de coordination avec les services techniques, copil, réunion MOE/MOA, réunions institutionnelles ;

- Rédaction de comptes rendus de réunions de pilotage d’opérations de travaux ;

- Participation à l’élaboration des tableaux de pilotage annuelle des travaux ;

- Traitement des demandes liées aux Revues Annuelles de Contrat (RAC) ;

1. Gestion des dossiers assurances :

- Recensement des éléments composant les risques à assurer ;

- Aide à la préparation des dossiers de consultation de renouvellement du marché Dommages Aux Biens ;

- Suivi des contrats et mise à jour annuelle des risques à couvrir en lien avec l’équipe de dessinateurs ;

- Gestion des sinistres et relations avec les assureurs.

1. Gestion du patrimoine immobilier (locations, acquisitions, cessions, baux ..) :

- Gestion et suivi des dossiers de vente dans le cadre du plan de cession en lien avec le Directeur Adjoint : Rédaction du dossier de vente, publication, analyse des offres, participation aux entretiens de négociations, rédaction des comptes rendus de réunions, étude des actes notariés en lien avec le notaire ;

- Gestion et suivi des dossiers d’acquisitions et des différents baux en lien avec le Directeur Adjoint : étude des actes notariés en lien avec le notaire ;

- Suivi des dossiers particuliers : location, mise à disposition, convention d’occupation du domaine public, etc ;

- Réponse aux enquêtes statistiques ;

- Gestion et suivi de l’occupation des studios en lien avec la DAM et le responsable de la cuisine ;

- Gestion et suivi de l’occupation des logements du parc immobilier du CHGR (Placis vert) en lien avec les services techniques en cas de besoin de travaux (bons Tati), la DALTE si nécessité d’équipements et les locataires ;

- Continuité, en cas d’absence de la gestionnaire patrimoine, de la gestion des situations en lien avec les appartements de réinsertion.

1. Coordination du travail des personnels administratifs de la DPTS :

- Organisation de la charge de travail et management de ces professionnels au quotidien ;

- Gestion du temps de travail ;

- Réalisation de l’évaluation des professionnels.

1. Suivi budgétaire des crédits dévolus à la DPTS :

- Suivi mensuel des crédits consommés : section d’investissement et d’exploitation ;

- Préparation des documents préparatoires aux opérations de clôture budgétaire : RIA, EPRD, PPI et tout document à caractère budgétaire ;

- Participation aux réunions budgétaires avec la DAFSI ;

- Vérification de l’imputation comptable des dépenses et recettes (contrôles internes, application de la TVA) ;

- Préparation des montants des bâtiments et ouvrages à passer en immobilisation ;

- Suivi des commandes / réception des factures en lien avec les services techniques ;

- Etablissement des productions immobilisées ;

- Relations courantes avec les services financiers, et la Trésorerie dans le cadre de l’application de la M21 et des recommandations de certification des comptes ;

- Participation à l’élaboration des dossiers de subventions en lien avec la DAFSI ;

- Participe au processus de certification des comptes de l’établissement.

Liens hiérarchiques et fonctionnels :

Hiérarchiques :

- Directeur/trice adjoint/e en charge de la DPTS

Fonctionnels :

- Ingénieur en Chef responsable des services techniques ;

- Ingénieur responsable de la sécurité des biens et des personnes ;

- Agents d’encadrement des services techniques et agents du bureau d‘études ;

- Direction générale et autres Directions du CHGR ;

- Services des soins, administratifs et logistiques du CHGR.

Caractéristiques du poste :

- Poste à 100 %

- Forfait cadre.

- La présence minimale d’un agent administratif chaque jour est exigée. L’AAH participe en tant que de besoin à cette permanence.

Le profil recherché

1. COMPETENCES REQUISES ET/OU A DEVELOPPER

Savoir-faire : Compétences théoriques, générales ou spécialisées

- Compétences rédactionnelles ;

- Capacité à établir un contrôle de gestion au niveau opération et marchés DPTS ;

- Être capable de produire une analyse distanciée et objective des situations tout en prenant en compte le contexte de l’établissement, de ses projets, et des facteurs externes d’évolution ;

- Savoir évaluer et attribuer des objectifs ;

- Coordination par réunion et point rapide sur l’état d’avancement des dossiers ;

- Faire preuve de réactivité et d’initiative dans la gestion de l’activité du service ;

- Décider de l’attribution des marchés avec le/la Directeur/trice Adjoint/e ;

- Elaborer une stratégie de recherche et de veille de l’information ;

- Etablir la relation d’interface avec les directions et métiers concernés par les marchés ;

- Evaluer la conformité de la mise en œuvre d’une procédure / norme / règle, consigne relevant de son domaine de compétence ;

- Gérer simultanément des projets multiples.

Savoir-être : Attitude et qualités personnelles et relationnelles en cohérence avec le poste

- Capacité d’écoute, de communication, sens du travail en équipe (conseil, accompagnement) ;

- Capacité organisationnelle et planificatrice, rigueur, autonomie, adaptation ;

- Capacité d’alerte et de rendre compte ;

- Capacités managériales :

o Capacité à décider, négocier, anticiper ;

o Capacité à déléguer et à transmettre des savoirs ;

o Capacité à organiser et piloter une activité ;

o Capacité à animer, mobilier et valoriser une équipe ;

o Capacité d’évaluer et de développer les compétences des collaborateurs ;

o Capacité d’arbitrer les situations et gérer les conflits.

Devenir : Capacités d’évolution, d’adaptation et de développement des connaissances

- Capacité à développer les connaissances en matière d’achats publics, de marché publics et gestion du patrimoine ;

- Développer les compétences d’utilisation du logiciel de gestion Business Object, du logiciel de facturation GEF et de la plateforme de dématérialisation, du logiciel de suivi d’exécution de marchés de travaux ;

- Disponibilité pour bénéficier de formations au fur et à mesure des évolutions réglementaires,

- Participation aux groupes de travail et de réflexions concernant l’évolution du CHGR : Projet d’établissement, démarche qualité, etc ;

- Être force de proposition permanentes pour maintenir et développer l’activité du service administratif (capacité à faire évoluer les organisations) ;

- Capacité en matière de conduite de projet.

2. CONNAISSANCES REQUISES OU A DEVELOPPER

- Bonne connaissance du milieu hospitalier ;

- Maîtrise des règles de la commande publique ;

- Maîtrise des règles de la comptabilité publique en dépense et en recettes ;

- Maîtrise de la réglementation liée à la domanialité publique et privée.

3. EXIGENCES DU POSTE

- Niveau minimum souhaité : Licence Gestion administrative, assistant(e) de direction ou comptabilité gestion ;

- Maîtrise de la réglementation relative à la Commande Publique ;

- Maîtrise de la réglementation liée à la domanialité publique et privée ;

- Maîtrise des outils bureautiques : tableur, traitement de texte, messagerie.

Permis B souhaité

L'entreprise

Exercer au CH Guillaume Régnier, c'est rejoindre une équipe de plus de 2700 professionnels composée de professionnels paramédicaux, de médecins, de professionnels administratifs, techniques et logistiques.

Aujourd'hui, le CHGR assure des missions de prévention, de diagnostic, de soins, de réadaptation, de réinsertion sociale, de recherche et d'enseignement. C'est 862 places sanitaires et médico-sociales et 734 lits d'hospitalisation complète, plus de 29000 usagers accompagnés et pris en charge sur le territoire Haute Bretagne.

Il occupe une place spécifique dans l'offre territoriale de soins, avec une offre de recours importante et une valence hospitalo-universitaire forte.

Le CHGR, en cohérence avec la politique de l'Agence Régionale de Santé (ARS), est au cœur des démarches partenariales sur son territoire avec les acteurs sanitaires, sociaux et médico-sociaux afin de prévenir et de limiter les ruptures de parcours des usagers. Le développement des alternatives à l'hospitalisation temps plein est inscrit dans ses orientations stratégiques et est un axe majeur.

Découvrez l’entreprise CH Guillaume Regnier

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