Assistant du chef de service Aide Sociale à l'Enfance F/H

Direction Enfance, Jeunesse, Santé et Famille
Service de l'Aide Sociale à l'Enfance

Collectivité de 4 000 agents exerçant plus de 160 métiers, le Département du Val d'Oise s'investit au quotidien pour les solidarités humaines et territoriales dont il est le garant : Il déploie ses politiques et actions au bénéfice des ********** Valdoisiens.

Notre collectivité, engagée dans la qualité de vie au travail, vous propose un cadre de travail bienveillant et stimulant basé notamment sur la confiance et l'épanouissement de ses collaborateurs.

Le Département du Val d'Oise est un acteur essentiel de protection, de prévention et de promotion de la santé de l'enfant, des jeunes et de la famille sur le territoire.
La Direction Jeunesse Enfance Santé Famille prépare les orientations et met en oeuvre la politique mise en place par le Département pour l'action sociale en faveur des enfants, des jeunes enfants jusqu'à 21 ans et de leur famille et pour la promotion de la santé des habitants du Val d'Oise.

Le Service Départemental de l'Aide Sociale à l'Enfance (ASE) assure le traitement des situations d'enfance en danger pouvant donner lieu à une mesure de prévention ou de protection et coordonne les actions des services afin d'harmoniser les prises en charge des mineurs et jeunes majeur

L'assistant du chef de service Aide Sociale à l'Enfance est en charge d'assurer le secrétariat du chef du service départemental de l'aide sociale à l'enfance et des adjoints au chef de service départemental et d'apporter son concours au suivi des dossiers stratégiques et transversaux du SDASE et de la DEJSF.

Assure l'accueil, l'information et l'orientation des usagers et visiteurs du SDASE (accueil physique et téléphonique),

Gère l'agenda du chef du service départemental de l'aide sociale à l'enfance et de ses adjoints : prise, organisation et suivi des RV, réunions, déplacements, inscriptions colloques, formations, ),

Prépare les fonds de dossiers qui s'y rapportent en lien avec la direction ou les services concernés selon les cas,

Suit les instances et assure les liaisons avec le secrétariat du DGA,

Prend en charge et assure le filtrage des communications téléphoniques, consulte et gère la messagerie,

Assure les activités suivantes :

- prise en charge du courrier à l'arrivée et au départ : réception, enregistrement et ventilation du courrier entre le service et les autres services,

- contrôle et mise en parapheur du courrier à la signature du chef de service et de son adjoint,

- saisie des dossiers pour signature du DGAS et/ou DGS, PCD, élus sur le logiciel courrier et suivi,

- saisie et mise en forme des rapports et délibérations AD/CP sur le logiciel KDELIB pour les dossiers de la Direction,

- prise en charge de la circulation, diffusion d'informations relatives à la Direction ou hors direction envers l'encadrement et les agents à la demande du chef de service et de son adjoint,

- mise à jour et diffusion des organigrammes, listes téléphoniques, annuaires et autres documents,

- préparation et suivi du planning des congés de l'encadrement,

- saisie des commandes de fournitures de bureau et du matériel, petit mobilier pour le service,

- réservation des salles de réunion au CD ou à l'extérieur,

- travaux de photocopie,

- classement et archivage des dossiers du service,

- sur le volet RH : suit la préparation des CAP, CT, participe à la préparation du plan de formation, suit les évaluations annuelles, les stagiaires, les recrutements,

- recherche documentaire ou autre sur intranet et internet, presse, etc.,

- suivi des échéances (plan de charge, tableaux de bord, indicateurs d'activité, statistiques),

- organisation et participation aux réunions internes du service : OJ, comptes rendus et suivi des décisions,

- proposition de rédaction de courriers réservés et notes et de conception de tableaux de bord.

-Suivis de tableau de bord en lien avec l'activité du service : jeunes majeurs, places relais.
Savoir-faire :
Technique :
- sens des initiatives et capacité à gérer les priorités (méthode et organisation de travail),
- capacités rédactionnelles, esprit d'analyse et de synthèse,
- maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, power point, Solis, logiciel courrier).
- Capacité à établir des tableaux de bord, à les suivre

Relationnel :
- maîtrise de soi et disponibilité,
- qualités relationnelles, discrétion absolue et diplomatie.
- réactivité
- savoir travailler en équipe

Connaissances :
- connaissance du dispositif de protection de l'enfance,
- connaissance du fonctionnement et des compétences du Conseil départemental.

Ce poste est ouvert aux adjoints administratifs territoriaux.

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