Assistant adminitsratif

Ramsay Santé propose l’ensemble des prises en charges médicales et chirurgicales dans trois métiers : Médecine-Chirurgie-Obstétrique (MCO), Soins de Suite et de Réadaptation (SSR), Santé Mentale au sein desquels le Groupe déploie ses expertises : chirurgie ambulatoire et récupération améliorée après chirurgie, cancérologie, imagerie médicale, urgences, maternité, dialyse, nutrition-obésité, soins de suite et de réadaptation, soins de santé primaires Qualité des soins, engagements des équipes, innovation, responsabilité sociétale, sont les valeurs auxquelles personnels et praticiens adhèrent afin de prendre soin de chacun en rendant toujours plus accessibles les progrès de la santé. Partout où il est présent, le Groupe participe aux missions de service public de santé et au maillage sanitaire du territoire, avec 350 établissements présents sur 5 pays (France, Suède, Danemark, Norvège et Italie).
La Clinique IRIS est à la recherche d’un assistant administratif rattaché à la Direction des opérations. Les missions principales du poste : -Améliorer le circuit des factures fournisseurs en lien avec la plateforme de comptabilité nationale du groupe : oAssurer le lien entre les fournisseurs de la clinique et la plateforme de comptabilité oSuivre les relances fournisseurs en collaboration avec le CSP (envoi des factures pour intégration dans le logiciel ad hoc, être le relai des fournisseurs pour les relances, suivre l’état de mise en paiement des factures) oAnalyser les situations de blocage des commandes oSaisir des commandes ou des régulations de commande dans le logiciel spécifique oFaire référencer les nouveaux fournisseurs dans les outils informatiques oAdresser les factures arrivant sur la structure par mail pour prise en compte par la comptabilité oSuivre l’état des factures dans les logiciels de la clinique -Suivi de l’intérim et des vacations oDéclencher les missions de vacations ou d’intérim sur demande de la Direction des soins oValider les relevés d’heures d’intérim et mettre à jour le tableau de suivi adressé à la Direction Générale oIntégrer les vacations d’intérimaire dans l’outil de planning oSaisir les factures d’intérim dans le logiciel de commande oMettre à jour les outils en lien avec le suivi des vacataires (fichiers, téléphones, …) -Suivre les prestataires et intervenants dans la clinique en lien avec la Directrice des opérations : oGérer les exposants de la boutique : création d’un nouvel exposant, réservation des créneaux, vérification et remontée des chèques, mise à jour des documents annuels oTransférer les factures des intervenants pour paiement oSuivre l’occupation des plateaux techniques par nos prestataires afin de tenir à jour le tableau de redevances oSuivre les prestations délivrées par nos prestataires afin de tenir à jour le tableau de redevances oTransmettre le montant des redevances à la comptabilité générale pour établissement des factures -Renforcer le processus de vente des chambres particulières et services hôteliers : oVérifier le taux d’occupation des chambres particulières quotidiennement oTravailler en étroite collaboration avec les admissions pour anticiper les demandes oFaire le lien entre les différents services (admission, service de soins et régulation) afin d’envisager les changements de chambre pour répondre à la demande oSuivre les chambres médicalisées La liste des tâches n’est pas exhaustive.
Qualités recherchées : aisance relationnelle, adaptabilité, bonne communication orale et écrite, gestion des priorités Une aisance informatique est indispensable. Une expérience dans la gestion de facture serait un plus

---