Responsable Administratif et Financier

L'université Paris 8 est un pôle d'enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.Quelques Chiffres23 935 étudiants.Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Economie Gestion, Lettres et Langues, Sciences et techniques, favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités.11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un IED, l'Institut des Etudes Européennes et l'Institut Français de Géopolitique.4 sites et des locaux sur le Campus Condorcet, 18 bâtiments, 105 000 m² SHOB.36 licences (dont 11 professionnelles), 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d'université, 80 doctorats.4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctorat soutenues tous les ans.870 personnels enseignants et 711 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.L'UFR « Textes et Sociétés » offre à l'étudiant qui souhaite s'y inscrire l'occasion de développer son esprit critique, de s'ouvrir au dialogue et à la conscience de la complexité. Ces qualités seront appréciées dans de nombreux domaines : l'enseignement, les métiers du livre (édition, bibliothèques, centres de documentation, archives, librairies) et de la culture (musées, organismes chargés du patrimoine, animation culturelle, journalisme, radio, télévision) mais aussi dans les entreprises, l'administration, la banque, le tourisme, les relations publiques, les organisations internationales (gouvernementales et non gouvernementales), les collectivités territoriales, la diplomatie, la recherche et la création.Le/la responsable administratif(ive) et financier(ère) a pour mission principale d'assurer l'expertise administrative auprès du directeur/de la directrice de la composante. Il/elle a un rôle de conseil sur les affaires juridiques, la gestion du personnel, la gestion budgétaire, les questions patrimoniales et logistiques. Il/elle participe à l'élaboration des objectifs stratégiques de l'UFR et les met en œuvre dans le cadre des objectifs généraux de l'établissement. Il/elle réalise les actes administratifs nécessaires dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion et du pilotage. Il/elle assure l'encadrement des personnels administratifs affectés au sein de la structure.Le responsable administratif et financier est membre de l'équipe de direction et participe au conseil de composante, il/elle assure ses missions en lien et de manière cohérente avec les services centraux.Activités PrincipalesContribuer à la mise en œuvre et à l'évolution de la politique de l'UFR en coordonnant les moyens humains, financiers et techniques mis à disposition dans le respect de la règlementation,Organiser et animer la fonction financière de la composante en participant à l'élaboration et au suivi de l'exécution du budget : préparation et élaboration du budget initial, du budget rectificatif, suivi des recettes (Contrats de professionnalisation, taxe d'apprentissage), suivi de la masse salariale (heures complémentaires et tutorat), suivi des conventions et élaboration des bilans financiers,Préparer et participer aux dialogues de gestion,Représenter la direction auprès des partenaires internes et externes, et des tutelles,Apporter expertise et conseil auprès de la directrice et du conseil de composante,Préparer les conseils d'UFR (convocation des conseillers et rédaction du compte-rendu), organiser les élections principales et partielles,Réaliser des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans et des statistiques, utiliser les outils informatiques métiers,Répondre aux enquêtes demandées en externe (Ministère) ou en interne,Rendre compte à sa Direction, assurer un reporting de l'activité des fonctions supports sous sa responsabilité,Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure,Gérer le personnel titulaire et non titulaire : organiser le temps de travail des agents, élaborer les fiches de poste, mise à jour de l'organigramme, conduire les entretiens professionnels, dossiers de promotions (liste d'aptitude, tableau d'avancement), définir les besoins en formation,Préparer les campagnes d'emploi BIATSS,Participer aux campagnes de recrutement des enseignants notamment contractuels,Assurer le recrutement des tuteurs d'accueil, des surveillants d'examen,Organiser les emplois du temps des formations : déterminer les besoins, organiser le planning des enseignements avec les différentes formations, établir le planning des salles,Gérer des locaux : proposer et suivre les aménagements des locaux communs de la composante. Le cas échéant faire les demandes de travaux etc.,Assurer le suivi des travaux de la commission pédagogique,Suivre l'évolution de la règlementation et des techniques du domaine géré, constituer une documentation de référence,Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs,Mettre en place des actions de communication à destination des divers membres de la composante : personnels administratifs, usagers, enseignants, enseignants-chercheurs, intervenants extérieurs (affichages, mise en ligne, mailings etc..),Mettre en œuvre et contrôler l'application des règles et des procédures administratives et de gestion de son domaine,Assurer et contrôler la mise en œuvre des règles d'hygiène et de sécurité,Respecter la règlementation en matière d'hygiène et sécurité au travail.Il/elle assure la liaison avec les instances et les services centraux de l'université - Participation aux réunions des directeurs de composantes. Il (elle) devra apporter expertise et conseil auprès de l'équipe de direction de l'UFR. Il/elle devra rendre compte également auprès de la directrice générale des services. A ce titre, il/elle participera aux réunions des responsables administratifs de composante de l'université.Connaissances RequisesConnaissance des structures et du fonctionnement des établissements d'enseignement supérieur et notamment des universités,Connaissance générale de la réglementation juridique, administrative, financière et comptable relative aux établissements publics,Connaissance des techniques d'encadrement et d'animation d'équipe,Connaissance générale des principes de la communication,Connaissance générale de la gestion des ressources humaines,Connaissance approfondie des statuts et des personnels des établissements de l'enseignement supérieur et de la recherche,Connaissance des principaux logiciels de gestion et applications.Compétences Professionnelles RequisesÉlaborer et rédiger des notes d'information, des documents de synthèse,Élaborer des choix, planifier les actions, estimer les besoins en moyens pour son équipe,Encadrer et animer une équipe, gérer des conflits, conduire un entretien,Savoir préparer et conduire une réunion,Conduire des négociations dans un cadre prédéfini,Conduire un projet,Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans le contexte de la structure,Savoir faire preuve d'un esprit de synthèse et d'analyse,Savoir travailler en équipe et en autonomie,Faire preuve de capacités d'adaptation, d'organisation, de rigueur et méthode.
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