Executive Assistant to The Deputy Executive

il y a 2 semaines

Montpellier, France CGIAR Temps plein

**Location**: Montpellier, France

**Grade**:CG07

**Date Published**:3rd April 2024

**Closing Date for Applications**:25th April 2024 at 09:00 CET

**About CGIAR**:
CGIAR is a global research partnership for a food-secure future. CGIAR science is dedicated to reducing poverty, enhancing food and nutrition security, and improving natural resources and ecosystem services. Its research is conducted closely with hundreds of partners, including national and regional research institutes, civil society organizations, academia, development organizations, and the private sector.

**About One CGIAR**:
One CGIAR provides an opportunity for a fresh strategy to shape a stronger, more relevant science agenda for today’s dynamic world. One CGIAR is the integration of CGIAR’s capabilities, knowledge, assets, people, and global presence for a new era of interconnected and partnership-driven research towards achieving the Sustainable Development Goals (SDGs). One CGIAR enables us to operate as a cohesive organization with a single mission, seamlessly leveraging all of our capabilities and assets to deliver real benefits to people and our planet. Through integrated systems research, One CGIAR and country partners are striving for impact to create sustainable and resilient food, land, and water systems, and meet SDG targets.

**Job Summary**:
The Executive Office supports the Executive Managing Director (EMD) and Deputy Executive Managing Director (DEMD) who oversee CGIAR’s Global and Regional Groups and head CGIAR’s Executive Management Team. Working alongside CGIAR’s Global and Regional Groups, the Office ensures that the EMD and DEMD have access to the core strategic, operational, and administrative support and advice required to effectively deliver their responsibilities. Critical to achieving CGIAR’s mission, the Office convenes and facilitates effective collaboration across top leadership to support coherent institutional strategy and planning, monitoring, and reporting, and delivers strategic, cross-cutting projects.

As the primary support to the DEMD, the Executive Assistant is responsible for organizing a comprehensive range of administrative services to ensure effective and efficient operations in the Deputy, EDM Office, while introducing new and improved systems and processes to continuously enhance efficiency and effectiveness. Critical to the Office’s mission, the Executive Assistant reviews, prioritizes, a wide variety of complex and confidential tasks providing administrative support to the DEMD. This includes providing oversight on scheduling and correspondence, travel and events, document and information management and communications and liaison. The role involves taking accountability for the proactive management of requests from stakeholders at the most senior levels and dealing with these appropriately in a fast-moving, complex and highly political environment.

**Specific Responsibilities**:

- Manage the calendar of activities, meetings, events and travel of the DEMD, schedule appointments with an ability to make last minute changes as needed; anticipate the needs of the DEMD based on the schedule and follow through on actions.
- Analyze and research incoming information and requests, and report on important matters and findings to the DEMD; Prepare, assemble, format, edit and proofread correspondence, reports, documents, briefing materials and (Power Point) presentations for appointments, meetings, mission and key events, ensuring high quality to ensure DEMD is well prepared and informed at meetings and events.
- Prepare DEMD’s participation in meetings and missions; organize and attend meetings and events, prepare minutes and summaries, follow up on deadlines, commitments made, and actions taken.
- Handle/oversee the flow of information and communication between the Executive Office, with a focus on the DEMD and other offices, including CGIAR Centers and key stakeholders.
- Screen, review, prioritize and route correspondence and calls to and from the Executive Office, especially the DEMD, ensuring appropriate and timely follow-up, and proper consultation and briefing of concerned parties.
- Organize the DEMD’s interaction with various senior partners and stakeholders through written, verbal and electronic communication with colleagues in partner offices, ensuring smooth functioning of meetings and proper protocol when needed; Serve as an administrative liaison point with the respective Chairs and members of the System Council and System Board.
- Advise relevant CGIAR staff on guidelines, timelines, and procedures of the Executive Office to ensure the optimization of administrative and coordination support.
- Recommend and oversee the implementation of process changes to improve alignment of services with business/program operations and priorities.

**Other**
- Introduce systems, processes and procedures to improve and streamline work and communication flow to and within Executive Of

  • Special Advisor to the Deputy Executive Managing Director

    il y a 2 semaines

    Montpellier, France The Economist Temps plein

    About CGIAR CGIAR is a global research partnership for a food-secure future. CGIAR science is dedicated to reducing poverty, enhancing food and nutrition security, and improving natural resources and ecosystem services. Its research is conducted closely with hundreds of partners, including national and regional research institutes, civil society...

  • Special Advisor to the Deputy Executive Managing Director

    il y a 2 semaines

    Montpellier, France CGIAR Temps plein

    Job Summary CGIAR has an ambitious agenda to deliver science and innovation and advance the transformation of food, land, and water systems to deliver diverse, healthy, safe, sufficient, and affordable diets, and ensure improved livelihoods and greater social equality. CGIAR operates as a matrix with each Center having its own governance and...

  • Special Advisor to the Deputy Executive Managing Director

    il y a 7 jours

    Montpellier, France CGIAR Temps plein

    Location: Montpellier, FranceGrade: CG11/12Date Published: 25th April 2024Closing Date for Applications: 24th May 2024 at 09:00 CESTAbout CGIARCGIAR is a global research partnership for a food-secure future. CGIAR science is dedicated to reducing poverty, enhancing food and nutrition security, and improving natural resources and ecosystem services. Its...

  • Assistant Marketing Et Commercial

    il y a 4 semaines

    Montpellier, France LAURENSEN EXECUTIVE Temps plein

    Descriptif du poste Dans le cadre d'une création de poste, vous aurez à traiter diverses missions dont: - Le contact téléphonique et l'accompagnement de clients grands comptes - Le gestion et le suivi de dossiers exigeants et complexes - La publication d'annonces et l'investigation afin de débusquer des prospects - La réalisation de...

  • Assistant Commercial

    il y a 4 semaines

    Montpellier, France LAURENSEN EXECUTIVE Temps plein

    Descriptif du poste Dans le cadre d'une opportunité de poste, vous aurez des missions variées et à responsabilisées: - En collaboration avec une chargée de recrutement, vous réalisez le sourcing de profils dans le domaine de la finance, de l'ingénierie, du commerce et du marketing. - Dans un premier temps vous réalisez des recherches, puis vous...

  • Account Executive

    il y a 4 semaines

    Montpellier, France Spring Temps plein

    **Votre mission**: **Vous souhaitez vous investir dans une société dynamique, tournée vers l’Humain, et participer à des projets motivants et innovants déployés auprès d’entreprises françaises et internationales ?** LHH Recruitment Solutions, cabinet de conseil en recrutement, intérim spécialisé, management de transition, et évaluation...

  • Commercial Sedentaire

    il y a 4 semaines

    Montpellier, France LAURENSEN EXECUTIVE Temps plein

    Descriptif du poste Rattaché directement au Responsable du cabinet en tant que Commercial Sédentaire, vous êtes le contact privilégié des clients. Vous participez à des actions commerciales: - Chasse de tête - Qualification de prospect, - Prise de rendez-vous, - Accompagnement et suivi, - Suivi des KPI - Vous maîtrisez les techniques de vente et...

  • Responsable Agence

    il y a 4 semaines

    Montpellier, France LAURENSEN EXECUTIVE Temps plein

    Descriptif du poste Vous appréciez les défis et les challenges, ce poste est fait pour vous ! Vous aimez le contact humain, vous avez un bon sens du relationnel et vous êtes persévérant. Au sein d'un cabinet de chasse de tête à taille humaine, vos missions sont: Missions en recrutement: Missions commerciales: - Chasse de numéro, appels en...

  • Office Manager

    il y a 4 semaines

    Montpellier, France LAURENSEN EXECUTIVE Temps plein

    Descriptif du poste Dans le cadre d'une opportunité de poste, vous aurez des missions variées et à responsabilités dont: - Réaliser des recherches, puis sélectionner les profils les plus pertinents en fonction des demandes émises; - Effectuer un suivi commercial; - Diffuser des annonces sur différents supports; - Enregistrer des documents...

  • Chargé de Marketing Et Commerce en Alternance

    il y a 4 semaines

    Montpellier, France LAURENSEN EXECUTIVE Temps plein

    Laurensen Executive, cabinet de chasse de tête labellisé et engagé RSE, recherche activement un Assistant Marketing et Commercial pour rejoindre notre équipe et contribuer à notre développement. **Description du poste**: Dans le cadre d'une création de poste, vous aurez l'opportunité de traiter diverses missions variées et stimulantes, contribuant...

  • Directeur.trice exécutif éditions Quae

    il y a 5 jours

    Montpellier, France CIRAD Careers Temps plein

    Appui - Information scientifique et techniqueType de contratDirecteur.trice exécutif éditions QuaeDate de débutDescription du poste / de la missionNotre partenaire, LES EDITIONS QUAE recrute :Fondées en 2006 sous forme d'un groupement d'intérêt économique, les éditions Quae sont la maison d'édition de trois instituts de recherche français : le...

  • Commercial Sedentaire

    il y a 4 semaines

    Montpellier, France LAURENSEN EXECUTIVE Temps plein

    **Descriptif du poste** Dans le cadre d'une création de poste, nous recrutons un  COMMERCIAL SEDENTAIRE  F/H pour notre cabinet de chasse de tête Laurensen Executive. Rattaché directement au Responsable du cabinet en tant que Commercial Sédentaire, vous êtes le contact privilégié des clients. Vous participez à des actions commerciales: -...

  • Commercial Sedentaire

    il y a 4 semaines

    Montpellier, France LAURENSEN EXECUTIVE Temps plein

    **Descriptif du poste** Dans le cadre d'une création de poste, nous recrutons un  COMMERCIAL SEDENTAIRE  F/H pour notre cabinet de chasse de tête Laurensen Executive. Rattaché directement au Responsable du cabinet en tant que Commercial Sédentaire, vous êtes le contact privilégié des clients. Vous participez à des actions commerciales: -...

  • Commercial Sedentaire

    il y a 2 semaines

    Montpellier, France LAURENSEN EXECUTIVE Temps plein

    **Descriptif du poste** Dans le cadre d'une création de poste, nous recrutons un  COMMERCIAL SEDENTAIRE  F/H pour notre cabinet de chasse de tête Laurensen Executive. Rattaché directement au Responsable du cabinet en tant que Commercial Sédentaire, vous êtes le contact privilégié des clients. Vous participez à des actions commerciales: -...

  • Temporary Assistant, Global Engagement and Events

    il y a 2 semaines

    Montpellier, France ALLIANCE Temps plein

    Background The Alliance of Bioversity International and the International Center for Tropical Agriculture (CIAT) deliver research-based solutions that harness agricultural biodiversity and sustainably transform food systems to improve people’s lives. Alliance solutions address the global crises of malnutrition, climate change, biodiversity loss, and...

  • Manager Recrutement Cdi

    il y a 4 semaines

    Montpellier, France LAURENSEN EXECUTIVE Temps plein

    Vous appréciez les défis et les challenges, ce poste est fait pour vous ! Dans le cadre d'une création de poste, rejoignez Laurensen Executive, cabinet de chasse de tête engagé RSE. Vos missions sont: Recrutement: Commercial: - Chasse de numéro, appels en prospection, - Coordination de la relation et contacts téléphoniques, - La qualification et la...

  • Manager Recrutement Cdi

    il y a 4 semaines

    Montpellier, France LAURENSEN EXECUTIVE Temps plein

    Vous appréciez les défis et les challenges, ce poste est fait pour vous ! Dans le cadre d'une création de poste, rejoignez Laurensen Executive, cabinet de chasse de tête engagé RSE. Vos missions sont: Recrutement: Commercial: - Chasse de numéro, appels en prospection, - Coordination de la relation et contacts téléphoniques, - La qualification et la...

  • Chargé de Marketing en Alternance

    il y a 4 semaines

    Montpellier, France LAURENSEN EXECUTIVE Temps plein

    Laurensen Executive, cabinet de chasse de tête labellisé et engagé RSE, recrute pour le compte de son client un Chargé de Marketing en Alternance pour rejoindre une équipe dynamique et ambitieuse. **Description du poste**: En tant que Chargé de Marketing en Alternance, vous serez impliqué dans des missions variées et stimulantes au sein de notre...

  • Charge D'affaires Grands Comptes

    il y a 4 semaines

    Montpellier, France LAURENSEN EXECUTIVE Temps plein

    Descriptif du poste Rattaché au service commercial pour la partie chasse des grands comptes, vos principales missions seront: - Proposer des cibles pour le marketing automation de la chasse des grands comptes - Demander et coanimer des évènements à destination des grands comptes - Recontacter les prospects Grands comptes après les évènements pour...

  • Chargé de Marketing Digital en Alternance

    il y a 4 semaines

    Montpellier, France LAURENSEN EXECUTIVE Temps plein

    Laurensen Executive, cabinet de chasse de tête labellisé et engagé RSE, recherche pour le compte de son client un Chargé de Marketing Digital en Alternance pour rejoindre une équipe dynamique et ambitieuse. **Description du poste**: En tant que Chargé de Marketing Digital en Alternance, vous aurez la responsabilité de contribuer activement à...