Facilities Coord

Posted- 24-Jan-2024- Service line- GWS Segment- Role type- Full-time- Areas of Interest- Facilities Management- Location(s)- Paris - Ile-de-France - France- En tant que Coordinateur Prestations de Services H/F, vous avez en charge tous les aspects administratifs des commandes et de la relation fournisseurs,. Vous êtes en relation avec les autres membres de l’équipe, contribuez à fournir l’ensemble des services conformément aux engagements contractuels, avec un accent particulier sur la satisfaction du client, le contrôle financier, l’amélioration continue et la promotion active d’un environnement sûr et durable.Tâches essentielles et principales responsabilités:
- Gestion de l’ensemble du processus de commande et de facturation auprès des fournisseurs ;
- Création des fournisseurs dans l’outil E1 (environnement Oracle) ;
- Création des bons de commandes ;
- Suivi du process commande, enregistrement de la facture fournisseur, paiement ;
- Réconciliation et reporting en coordination avec la comptabilité GWS ;
- Suivi des opérations de facturation spécifique au fournisseur de restauration collective Compass (Restaurant, Barista, Hospitalité y compris EMS) ;
- Suivi des interventions sur site, création des accès des intervenants dans l’outil client ;
- Assistance aux prestataires dans la création de leur évaluation des risques, création des Permits to Work : permis de travail qui encadrent la prestation en termes de respect des méthodologies et limitation des risques ;
- Assistance à la rédaction des plans de prévention ;
- Vous êtes capable de travailler en équipe, êtes enthousiaste à l’idée de tout nouveau challenge ;
- Vous rédigez et suivez la tenue des documents et procédures internes et êtes responsable du reporting ;
- Vous êtes responsable du respect des méthodologies et garant du suivi des procédures (E1, MyBuy )
- Vous assurez le lien avec les services facturation et comptabilité des entreprises sous-traitantes ;
- Vous assurez le relationnel avec les interlocuteurs des fournisseurs sur les questions relatives aux commandes.
- Vous faites des propositions d’améliorations.
- Compétences:
- Maitrise d’Excel ;
- Vous êtes à l’aise en français et en anglais, écrit et oral ;
- Vous avez une bonne capacité à communiquer dans un environnement international ;
- Vous avez une culture service alliant pragmatisme, bon sens et bonne humeur ;
- Vous faites preuve d'initiative ;
- Vous faites preuve de réactivité, de sens du service et de votre capacité à communiquer ;
- Une connaissance du milieu du Facility Management et des services généraux est un plus.