Chargé(E) D'accueil

il y a 2 jours


Rouen, France HAROPA Temps plein

**Localisation**:
Direction Territoriale de Rouen

**Entité/département**:
Secrétariat Général - Service Moyens Généraux

**La gestion des personnes**
- accueillir les personnes sur les plages d'ouverture au public (identifier les personnes, renseigner, orienter selon la demande, détecter les anomalies etc.),
- accueillir au téléphone (renseigner si besoin, transférer les appels vers les services correspondant etc.),
- actualiser les informations mises à la disposition du public,
- délivrer et contrôler les accès nécessaires à la circulation des personnels, tenir à jour le livret d'accueil des visiteurs.

**La gestion des documents**
- effectuer la rédaction de documents, la saisie de bons de commandes,
- mettre à jour le répertoire téléphonique de l'entreprise,
- réceptionner les colis, revues ou documents, pour les différents services,
- gérer le bon aspect de la structure d'accueil,
- réaliser et remettre les badges et cartes professionnelles,
- réserver en interne pour les personnels les billets de train, billets avions, hôtels, intégrant validation de « service fait», émargement de factures.

**La gestion du courrier**
- assurer la liaison avec les services de la Poste,
- rendre compte, informer les interlocuteurs internes et externes (services du port, prestataires, service d'Etat, clients),
- réceptionner, enregistrer, trier et dispatcher le courrier dans les différents services et les différents sites de Rouen),
- assurer la gestion administrative (Validation de « service fait», émargement de factures,... ) et logistique du courrier,
- récupérer la presse quotidienne et la transmettre aux services concernés.

**Tâches administratives**
- rédaction de courriers et de communications internes,
- gestion des abonnements,
- gestion des fournitures de bureaux,
- prise en charge des demandes de reprographie, façonnage, et de numérisation (marchés publics).

**En l'absence du collaborateur titulaire des missions ci-dessous**
- suivi des marchés formalisés & MAPA (registre, signatures, stockage),
- traitement par numérisation du courrier DGD,
- gestion des entrées sorties d'archives demandées par les collaborateurs auprès du prestataire.

**Formation**:

- Bac Pro Bureautique/ Secrétariat, dans les domaines du service, de l'assistanat de l'entreprise ou Niveau équivalent acquis par expérience,
- maîtrise des outils bureautique,
- maîtrise des techniques de communication,
- maitrise des techniques d'accueil physique et téléphonique,
- connaissances de la prestation courrier appréciées,
- connaissances en reprographie appréciées,
- connaissance du monde portuaire et maritime apprécié,
- bases en Anglais appréciées.

**Qualités**:

- capacités relationnelles et rédactionnelles,
- être diplomate, disponible,
- être réactif, organiser, rigoureux,
- avoir le sens du travail en équipe,
- sociabilité,
- gestion du stress,
- être autonome.

**Classification de l'emploi**:

- C3



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