Administrative Coordinator

**Company Overview**:
At Motorola Solutions, we believe that everything starts with safety. It’s the constant that empowers people to confidently move forward. It can fill a flight or sell out a stadium. It can care for a patient or graduate a class.

As a global leader in public safety and enterprise security, we create and connect the technologies that help to keep people safe where they live, learn, work and play. Our integrated technology ecosystem unifies critical communications, video security and access control, and command center software, enabling collaboration in more powerful ways.

At Motorola Solutions, we’re ushering in a new era in public safety and security. Bring your passion, potential and talents to a career that matters.

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**Description du poste:
Le coordonnateur administratif / la coordinatrice administrative contribue au bon fonctionnement de l'organisation en effectuant et en coordonnant diverses missions administratives. Il / elle gère les tâches de bureau, coordonne les opérations générales et agit en tant qu’interlocuteur des employés et des prestataires externes.

Principales responsabilités:

- Superviser l’ensemble des activités administratives et de bureau, y compris, mais sans s'y limiter: le tri et la distribution du courrier entrant, la gestion des expéditions, les commandes des fournitures de bureau;
- Être le point de contact principal pour les employés, la réception et les prestataires externes;
- Répondre aux demandes des employés et des prestataires externes par mail, téléphone ou en personne;
- Construire et développer des relations avec les différents départements internes, y compris les Finances, les Achats et les Ressources humaines;
- Gérer le parc de téléphones portables et de véhicules;
- Assurer le traitement des factures dans les délais conformément aux procédures internes;
- Maintenir le flux de travail administratif en effectuant la revue des processus existants, en mettant en œuvre des améliorations et en développant les procédures internes au besoin;
- Assister les Ressources humaines et l'entreprise avec d'autres tâches et projets assignés;
- Remonter toutes les informations importantes et signaler tout problème au Country Manager et aux Ressources humaines;

The Administrative Coordinator helps the organization run smoothly by performing and coordinating a variety of administrative tasks. They handle office duties, coordinate general operations and are a point of contact for employees and external providers.

The Administrative Coordinator will:

- Oversee all administrative and office related activities, including but not limited to: sorting out and distributing incoming mail, managing shipments, ordering office supplies;
- Be the main point of contact for employees, reception and other external providers;
- Build and develop relationships with different internal departments, including Finance, Procurement and HR;
- Manage the Company’s mobile phones and vehicle fleet;
- Ensure timely processing of invoices in accordance with internal procedures;
- Maintain administrative workflow by reviewing processes, implementing improvements, and developing procedures as needed;
- Assist HR and the business with other tasks and projects as assigned;
- Report all important information and escalate any issues to the Country Manager and HR Manager.

**Basic Requirements**:
Critères de base
- 1 à 3 ans d'expérience en administration ou en gestion des bureaux ;
- De solides compétences organisationnelles et de résolution de problèmes ;
- Excellentes compétences interpersonnelles et de communication ;
- Sens aigu de responsabilité, de proactivité et d’intégrité ;
- Capacité à suivre des instructions mais aussi la capacité d'assumer des tâches et des fonctions sans direction immédiate ;
- Capacité à planifier et à suivre plusieurs tâches en respectant les délais ;
- Capacité à établir et à maintenir des partenariats solides avec des collègues et des prestataires externes ;
- Compréhension de l'environnement de l'entreprise ;
- Bonne maîtrise de l'anglais à l’oral et à l’écrit ;
- Diplôme en administration ou dans un domaine connexe peut être un atout.

Basic requirements:

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