Agent Adminsitratif

**Synthèse de l'offre**:
Catégorie : C

Secteur d'activité : État civil

Temps de travail : Temps complet

Référence : Agent administratif

**Un(e) Agent(e) Adminstrati(ve)**:
**MISSIONS**:
Placé(e) sous l’autorité de la responsable du service population, vos missions seront:

- Accueillir, renseigner et orienter les administrés:

- accueillir les administrés et les renseigner au téléphone ou en présentiel
- légaliser des signatures et délivrer des copies conformes
- Assurer les missions d’officier délégué d’état civil:

- apposer les mentions sur les registres d’état civil
- mettre à jour les livrets de famille
- dresser les actes d’état civil (reconnaissance, mariage, décès)
- réceptionner les projets de mariage et de parrainage civil
- délivrer des copies d’actes d’état civil
- participer à la célébration des mariages
- Assurer la gestion annuelle des listes électorales:

- Réceptionner les demandes d’inscription ou modification
- effectuer les inscriptions, radiations, modifications sur les listes électorales
- assurer le secrétariat (courriers aux administrés)
- préparer et assister aux commissions administratives de révision des listes
- Participer à l’organisation des scrutins:

- préparer le matériel électoral pour les bureaux de vote
- assister la responsable de service dans l’organisation administrative des scrutins
- assurer la permanence électorale ou la tenue d’un bureau de vote (selon les besoins du service) les dimanches de scrutin
- Participer à l’organisation du secteur « cartes nationales d’identité/passeports »:

- faire une vérification quotidienne des demandes de titres
- enregistrer les dossiers de CNI et passeports
- assurer le suivi des rejets et compléments de dossiers sur le dispositif de recueil
- assurer le suivi des retraits des titres
- assurer le secrétariat (courriers, convocations)
- gérer l’archivage des dossiers et des registres
- être en relation avec l’ANTS (Agence Nationale des Titres Sécurisés), la Préfecture et le CERT
- Enregistrer les données pour le recensement militaire:

- réceptionner les demandes de recensement
- vérifier les données saisies sur le logiciel
- clôturer trimestriellement les périodes de recensement
- envoyer les données au Centre du Service National de Paris
- Recevoir et traiter les demandes concernant le cimetière:

- renseigner les administrés et les intervenants
- recevoir les demandes de travaux et d’achat / renouvellement de concession
- traiter ces demandes en accord avec le conservateur du cimetière
- communiquer avec les divers intervenants afin que les cérémonies se déroulent au mieux (Pompes Funèbres, conservateur et agents du cimetière, cabinet du Maire, Police Municipale )

**PROFIL**:

- expérience dans le secteur administratif souhaitée
- connaître le droit civil appliqué à l’état civil
- savoir organiser son travail et gérer les priorités liées à l’accueil du public
- avoir une bonne connaissance des outils informatiques
- savoir utiliser les différents codes législatifs (CGCT, Code Civil, Électoral, Funéraire)
- savoir rédiger un courrier
- savoir accueillir le public (renseignements, information, orientation)
- savoir travailler en équipe
- savoir gérer l’agressivité du public
- avoir une culture du service public (neutralité, satisfaction, respect, image de la collectivité)
- savoir établir des relations positives avec l’ensemble de ses interlocuteurs
- savoir prendre des initiatives
- faire preuve de rigueur, de dynamisme, de ponctualité et d’assiduité ; respecter le principe de confidentialité

**SPÉCIFICITÉS DU POSTE**:

- Permanence le samedi matin (de 9h à 12h) et célébration des mariages le samedi par roulement
- Présence les dimanches de scrutins
- Poste à temps complet

**Rémunération statutaire + régime indemnitaire**

**Poste à pourvoir dès que possible