Agent Administratif Polyvalent

il y a 3 jours


SaintPriest, France ASSOCIATION RAYON DE SOLEIL DE L'ENFANCE Temps plein

La maison d'Enfants de Saint Priest recherche un agent de bureau / Secrétaire / Agent administratif motivé pour un remplacement

CDD, Mi temps, 1 mois renouvelable

Accessible aux professionnels motivés de BAC à BAC+2

Sous l’autorité direct du Directeur Adjoint, la secrétaire de direction assure le secrétariat de la Direction de l’établissement (Directeur Adjoint, Chef de service), l’assiste dans la gestion administrative et dans son organisation. Elle prend les rendez-vous, organise et prépare des réunions, accueille les personnes extérieurs (Fournisseurs, partenaires,), réalise un suivi d’activité, la Facturation, classe et archive des documents, organise la gestion documentaire, Réalise les commandes de matériel, de fournitures, de consommables, vérifie la conformité des livraisons

**PRINCIPES DE TRAVAIL**

La secrétaire de direction adhère aux valeurs et aux orientations stratégiques de l’association Rayon de Soleil de l’Enfance du Lyonnais.

Elle veille au respect de toutes les formalités exigées par la réglementation et les procédures internes.

Elle rend compte régulièrement de ses missions et de ses délégations au Directeur Adjoint.

Elle peut être amenée à intervenir en transversalité autour d’activités spécifiques

Adaptation aux évolutions : les descriptions de cette fiche de poste ne sont pas restrictives et peuvent évoluer à tout moment en fonction des besoins de la MECS.

Des formations complémentaires pour le développement de certaines compétences peuvent être nécessaires.

Conformément à la loi 2014-288, La secrétaire de direction pourra bénéficier tous les 2 ans d’un entretien professionnel pour lui permettre d’être actrice de son évolution.

**MISSIONS ET ACTIVITES**

Au sein de la MECS, L’assistant(e) de direction aura diverses missions, dans le respect des procédures et protocoles et principes en vigueur:
**Réalise des missions diverses de secrétariat**
- Accueil téléphonique et physique
- Rédaction de courrier, mise en forme de documents institutionnels divers tel que Rapport d’activité,
- Secrétariat comptable (Rédige des chèques, contrôle caisse conformément aux procédures siège,)
- Enregistre et affranchit le courrier à expédier
- Réalise mensuellement la facturation des journées selon les procédures siège,
- Suivi et mise à jour de Tableaux de suivi et de « reporting » tel que le tableau de vérifications techniques obligatoires
- Gestion fournisseurs (Commande, suivi de la facturation, réception et contrôle )
- Suivi des visites médicales des salariés de l’établissement
- Recueil des éléments de dossiers du personnel en amont de l’intégration d’un collaborateur - Transmission au siège
- Participe à l’organisation, la coordination, et mise en place des moyens au bénéfice du projet de l’enfant (Inscription écoles, cantines, gîte, colonie, RDV extérieur pour l’enfant,)

**Organise, coordonne et diffuse les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.**
- Participe à l’ensemble des CODIR « Etablissement », COPIL et réunions institutionnelles
- Ouvre, enregistre et dirige le courrier reçu
- Administre et suit la Gestion Electronique Documentaire de l’établissement conformément aux directives du siège
- Garantit la mise à jour des tableaux d’affichage
- Garantit la mise à dispositions aux salariés des documents obligatoires (DUERP, CCN66, Protocoles divers,)
- Construit des indicateurs de Reporting divers + Outils de suivi
- Suivi de l’activité**Peut prendre en charge tout ou partie d’un dossier (contrats de maintenance des équipements, gestion administrative du personnel...) ou d'évènements spécifiques.**
- Gestion des sinistres (Lien établissement, assurance, siège)
- Recherche de fournisseurs et négociation de l’offre
- Déclaration Accident du travail
- DUE
- Soutien et relai en cas de dysfonctionnement techniques ( Informatique,)**CONNAISSANCES ET COMPETENCES**

**Compétences de bases**:

- **Savoir-faire**:_
- Accueillir le public,
- Filtrer des appels téléphoniques,
- Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte - rendu, note )
- Traiter l’information (collecter, classer, orienter, et mettre à jour)
- Assurer la transmission des informations en interne et en en externe (décisions, notes etc.),
- Réaliser la gestion administrative et le suivi de contrats,
- Saisir des documents numériques,
- Réaliser la gestion administrative et la Gestion documentaire
- Mettre à disposition et / ou archiver des documents de référence,
- Réaliser un accueil administratif du personnel lors de son intégration
- Organiser la logistique administrative des recrutements et des formations,
- Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons,
- **Savoirs**:_
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Offi



  • Saint-Amour, France Sup Interim Temps plein

    **Description de l'entreprise**: Notre agence de LOUHANS est ouverte depuis mai 2004. Nous sommes une agence généraliste, nous intervenons dans les secteurs de l'industrie, bâtiment, logistique, agro-alimentaire, plasturgie, BTP... Nous recrutons en Saône-et-Loire, l'Ain et le Jura dont Cuiseaux, Cuisery, Simandre, Saint-Amour, Saint-Trivier-de-Courtes,...


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    Il y a 7 mois


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    **TALEXIM**, des spécialistes du recrutement engagés auprès des entreprises de leur territoire ! Notre équipe de recruteurs vous propose de: - Travailler dans un secteur **dynamique** et **innovant**. - Rejoindre une **entreprise spécialisée et reconnue** dans son domaine. - **Partager des valeurs** humaines fortes. en rejoignant notre client au...


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    il y a 3 semaines


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  • Saint-Priest, France LIP Lyon Plâtrerie - Peinture - Menuiserie Temps plein

    Avec plus de 180 agences d’emploi spécialisées par domaine d’activité et réparties sur l’ensemble du territoire, le Groupe LIP Intérim et Recrutement propose toute l’année de nombreux postes en CDI, CDD et Intérim. Nos experts des agences Industrie & Bâtiment se consacrent exclusivement au recrutement de professionnels du gros œuvre, du...


  • Saint-Priest, France Studio Recrutement Temps plein

    Studio Recrutement recherche pour un acteur de la logistique un(e) **Assistant(e) Administratif(ve) Polyvalent(e)**. Rejoignez une entreprise dynamique où la réactivité et l’efficacité sont au cœur des actions quotidiennes. Dans ce rôle, vous serez responsable de la gestion administrative quotidienne de l’entreprise. Vous jouerez un rôle clé...

  • Agent Administratif

    Il y a 7 mois


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    il y a 1 semaine


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    FIDERIM Lyon Consulting est un véritable acteur de l'emploi local. Notre philosophie s'appuie sur des valeurs humaines : la considération, l'engagement et la confiance. Notre talent c'est vous ! Notre talent c'est vous ! Votre mission Aujourd'hui notre talent recherché est un assistant administratif polyvalent (H/F) pour un de nos clients basé sur St...


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    Mission:Rattaché(e) à l'Adjoint d'Exploitation, les missions sont: - Assurer la maintenance et l'entretien des différents mobiliers urbains (8m² et sanitaires) - Contrôler les composants des mobiliers (éclairage etc.) - Veiller à la qualité de réalisation de ces opérations dans un souci constant de visibilité des faces publicitaires En outre,...


  • Saint-Priest, France JCDecaux Temps plein

    **Rattaché(e) à l'Adjoint d'Exploitation, les missions sont**: - Assurer la maintenance et l'entretien des différents mobiliers urbains (8m² et sanitaires) - Contrôler les composants des mobiliers (éclairage etc.) - Veiller à la qualité de réalisation de ces opérations dans un souci constant de visibilité des faces publicitaires En outre,...

  • Agent Administratif

    Il y a 7 mois


    Villeneuve-Saint-Georges, France INTERPRO INTERIM Temps plein

    Nous recherchons un Agent Administratif (H/F) pour rejoindre notre équipe. En tant qu'Agent Administratif, vous serez responsable de diverses tâches administratives pour soutenir nos clients et assurer le bon fonctionnement de notre cabinet. Responsabilités: - Fournir un soutien administratif général, y compris la gestion des appels téléphoniques,...