Assistant.e Administratif.ve

Groupe SOS Jeunesse, association loi 1901 consacrée à la protection de l'enfance et adolescence, ainsi qu'à l'éducation spécialisée et à l'insertion sociale et professionnelle, membre du GROUPE SOS

Le Groupe SOS Jeunesse est membre du Groupe SOS, groupe associatif, leader de l'entrepreneuriat social en Europe. Il regroupe 650 associations, entreprises sociales et établissements, qui combattent, agissent et innovent au profit des personnes en situation de vulnérabilité, des générations futures et des territoires.
Depuis sa création en 1984, lors des années sida, le Groupe SOS : combat toutes les exclusions ; agit pour l'accès de toutes et tous à l'essentiel ; et innove face aux enjeux sociaux, sociétaux et environnementaux. Non-lucratif, sans actionnaire, le Groupe SOS et ses 22.000 personnes employées agissent en France et dans plus de 40 pays, auprès de 2 millions de bénéficiaires.

L'Association Le Cap est depuis 2015 membre du Groupe SOS (550 établissements et services, 21500 collaborateurs, 1,7 millions de bénéficiaires par an). Elle est composée de 7 établissements et services sociaux et médico-sociaux accueillant des jeunes de 3 à 21 ans.

Intervenant en protection judiciaire de la jeunesse et en protection de l'enfance (MECS, foyer pour adolescents, accueil d'urgence, CEF, accompagnement en milieu familial, médiation et accompagnement de la parentalité), cherchant toujours à innover dans ses réponses, elle recrute, dans le cadre d'un remplacement, au MNA (0,50 ETP) et à PARENTELE (0,50 ETP) à Montluçon un/une:
ASSISTANT/SECRETAIRE ADMINISTRATIF H/F

TEMPS PLEIN - CDD

Rattaché(e) au Directeur d'établissement et chefs de services au sein d'une équipe pluridisciplinaire, vous aurez pour mission l'appui administratif et secrétariat sur différents volets:
Sur PARENTELE (La Maison des Familles):
Assurer l'accueil physique et téléphonique des bénéficiaires et des partenaires, dans une démarche qualitative et des retransmissions des messages,

Organiser, assurer les travaux variés de secrétariat pour le service,

Gestion administrative du suivi des dossiers selon les procédures internes,

Gestion informatique des dossiers et leur suivi individualisé,

Coordination administrative entre les différentes interfaces professionnelles en interne et en externe,

Accompagnement administratif du Chef de Service dans ses missions,

Accompagnement de l'ensemble des tâches et des procédures de l'établissement,

Enregistrement de données et reporting,

Transcrire, présenter, organiser, classer, actualiser l'ensemble des informations du service,

Assurer la tenue de la documentation et des informations diverses,

Rédaction du compte rendu réunion de service,

Sur le MNA (Mineur Non Accompagné):
L'ACCUEIL
- Accueil physiques des personnes,
- Information et conseil à des tiers,
- Réception et traitement des appels téléphoniques,

SECRETARIAT
- Sauvegarde informatique (hebdomadaire),
- Enregistrement du courrier départ/arrivée, traitement et affranchissement,
- Gestion des commandes fournisseurs et gestion des fournitures de bureau,
- Prise de notes, frappe et mise en forme de documents,
- Organisation de réunions, d'événements,
- Saisie, mise à jour et sauvegarde de données, d'informations, de tableaux,
- Collaboration avec les partenaires extérieurs,

GESTION ADMINISTRATIVE DE L'ACTIVITE
- Constitution des dossiers des jeunes accueillis,
- Envoi aux titulaires de l'autorité parentale du courrier relatif à l'admission,
- Gestion du dossier informatique des usagers,
- Elaboration des documents de suivi de l'activité de l'établissement,
- Créer et suivre la bonne alimentation du support informatique NEMO,
- Saisie dans le logiciel Océalia,

LISTE NON EXHAUSTIVE

Diplômé(e) d'un DUT gestion des entreprises et administrations (GEA) ; BTS assistant de gestion PME-PMI ; BTS comptabilité et gestion ; ou BTS support à l'action managériale (SAM), vous justifiez d'une première expérience professionnelle réussie.
Vous avez le sens du service, vous êtes autonome avec des facilités d'adaptation et un bon relationnel. Vous êtes reconnu/e pour votre sens de l'organisation.
Vous maîtrisez les outils bureautiques : Outlook, Powerpoint, Word, Excel.
Modalités du poste:
Date de début du contrat : Dès que possible
Poste basé Montluçon (03)
Rémunération brute mensuelle : de 1 767 ? à 1 827 ?