Assistant.e Administrati.ve

Acteur majeur de l’économie sociale et solidaire depuis 23 ans, le Réseau Môm’artre vise à faciliter la conciliation des temps personnels/professionnels pour les familles, accompagner le développement des enfants à travers l'éducation artistique, favoriser le lien social dans les quartiers et créer de l'emploi pour les artistes.

Association d’éducation populaire, notre activité s’articule autour de 3 métiers : un mode de garde artistique et citoyen pour les enfants de 4 à 11 ans après l’école (soirs, mercredis et vacances scolaires), des formations à l’animation et à la pédagogie par les arts (BAFA, FCC, Université Môm’artre, formations Petite enfance) et des projets artistiques dans les écoles, les crèches et les centre sociaux. A Marseille, notre activité se concentre sur la formation et les projets artistiques.

Dans ce contexte et sous la responsabilité de la Coordinatrice des projets marseillais, et en étroite collaboration avec la Chargée de formation et des projets artistiques, l’Assistant.e administratif.ve des opérations a pour principales missions:
1. Assistance des opérations Formations et projets artistiques (80%)

En étroite collaboration avec la Chargée de formation et des projets artistiques:
**Suivi administratif des intervenants: formateurs et artistes (salariés ou prestataires)**
- Gestion des contrats des salariés en lien avec le service des ressources humaines du siège et des notes de frais ;
- Gestion des contrats, de la facturation et des notes de débours des formateurs et intervenants artistes en prestation ;
- Suivi administratif des formateurs et des artistes intervenants, en lien avec la Chargée de formation et projets artistiques ;
**Gestion administrative des sessions de formation**
- Accueil, orientation, information téléphonique, numérique, présentiel
- Accueil téléphonique et présentiel : information, suivi et accompagnement des stagiaires dans leur processus d’inscription aux sessions de formations BAFA, FCC, Université Môm’artre
- Suivi des factures et des règlements stagiaires en formation en lien avec le service comptabilité et les différents organismes de prises en charge (Pôle Emploi, CAF, FAJ notamment).
- Envoi des convocations individuelles avant le démarrage de la formation puis des attestations en fin de formation
- Suivi post-formation des stagiaires : envoi et traitement des questionnaires de satisfaction des formations.
- Appui à la gestion des formalités administratives et réglementaires (déclarations DRJSCS ; PV ;)

**Appui Logistique aux formation et projets artistiques**
- Suivi des commandes du matériel et dispatch/livraison auprès des formateurs et artistes en lien avec la Chargée des formations et projets artistiques
- Appui à la gestion du matériel de formation (inventaire, constitution des mallettes)
- Appui logistique au lancement de nouvelles offres

**Gestion d’outils de reporting**
- Gestion et suivi des fichiers de coordination des activités formations et projets artistiques à Marseille, de l’outil de base de données et de la box ;
- Contribution aux bilans partenaires, au dossier d’habilitation BAFA, au bilan pédagogique et financier et à la certification Qualiopi

**Appui à la communication**
- Envoi des éléments de communication au service communication du Réseau pour diffusion
- Mise à jour des listings
- Mise à jour d’outils de communication (site web, événements facebook, descriptifs d’offres )

2. Assistance administration générale (20 %):
**Accueil physique, téléphonique, mail et premier traitement de l’information/répartition**

**Ressources Humaines**

En lien avec le service RH du siège, gestion RH de l'équipe salariée:
Accueil, gestion et suivi des contrats (documents, mutuelle, médecine du travail, suivi des demandes de formations)

**Suivi comptable**
- Gestion des factures
- Suivi de la caisse et du fond de caisse
- Suivi des paiements et encaissements

**Secrétariat courant**
- Rédaction et envoi des courriers
- Classement, archivage

**Profil**:
Réelles compétences en gestion administrative développées lors des études et/ou sur des postes aux missions similaires

Bon usage et aisance avec les outils informatiques et logiciels (suite Microsoft)

Capacité à traiter une grande quantité d’informations, à collaborer avec différents interlocuteurs en interne et en externe

Aime se rendre disponible pour accompagner/orienter/accueillir les autres, goût du service et sens de la discrétion

Sensibilité à l’éducation artistique

Goût pour le travail en équipe

Autonome, méthodique, réactif.ve et sens du détail

Type d'emploi : CDI

Salaire : 1 525,20€ par mois

Avantages:

- Horaires flexibles
- Prise en charge du transport quotidien

Programmation:

- Horaires flexibles

Lieu du poste : Télétravail hybride (13001 Marseille 1er)

Date de début prévue : 21/08/2023