Agent Admnistratif

**ENVIRONNEMENT DU POSTE**:
École du ministère en charge de l'industrie, IMT Mines Albi est une école de l’Institut Mines-Télécom, 1er groupe d’écoles d’ingénieurs et de management de France. À l'avant-garde des enjeux industriels et académiques sur la scène internationale, elle agit comme un moteur scientifique et économique territorial en combinant ses 4 missions en un cercle vertueux et porteur d'innovation:

- Une école d'ingénieur généraliste, innovante, humaniste et internationale qui intègre dans son management la dynamique du développement durable ;
- Des équipes de recherche, réparties au sein de ses 3 centres, qui travaillent à l’émergence et à l’amélioration des procédés industriels, en particulier sur ses 4 plateformes technologiques ;
- Un partenaire des entreprises qui accompagne le développement économique et cultive l’entrepreneuriat ;
- Une école qui favorise la diffusion de la culture des sciences, des techniques, de l'innovation et de l'entreprise sur son territoire.

L’École propose à ses étudiants 565 logements répartis dans 8 résidences étudiantes situées sur le campus ou dans le centre-ville d’Albi.

Le département infrastructure et logistique compte 2 services:

- Le service technique ;
- Le service hébergement.

Le poste est ouvert au service hébergement auprès de la Directrice des résidences, responsable du service hébergement qui compte actuellement 2 agents.

**ACTIVITÉS PRINCIPALES DU POSTE**
- Accueillir les étudiants, les stagiaires, les apprentis, les doctorants dans le cadre de leur réservation de logement et les renseigner sur la vie et le fonctionnement des résidences ;
- Accueillir et répondre aux demandes des étudiants internationaux ;
- Gérer le planning d’occupation des logements ;
- Gérer les tâches administratives et comptables en lien avec les activités du service ;
- Préparer le comité de gestion.

**3 - CONTENU DES ACTIVITÉS**:

- **1. **Accueillir et renseigner les locataires**
- Accueillir les étudiants, les stagiaires, les apprentis, les doctorants dans le cadre de leur réservation de logement
- Constituer les dossiers et préparer les baux
- Renseigner les résidents sur le fonctionnement des résidences
- Constituer et déposer les dossiers à la CAF
- Assurer un service de support et d’assistance aux locataires

**Accueillir et répondre aux demandes des étudiants internationaux (Masters, French Summer School )**:

- Gérer les arrivées des locataires internationaux, en collaboration avec la Direction des Affaires Internationales
- Constituer les dossiers et préparer les baux
- Gérer les dossiers CAF des étudiants étrangers

**Gérer le planning d’occupation des logements**:

- Enregistrer les entrées et les sorties
- Réaliser les états des lieux lors du départ des occupants
- Organiser et suivre les prestations de nettoyage en relation avec le prestataire
- Accueillir des groupes ou classe d’étudiants, en collaboration avec les centres de recherche et les autres services lors de manifestations spécifiques (congrès, séminaires, etc.)

**Gérer les tâches administratives et comptables liées à la location des logements et au fonctionnement des résidences.**:

- Utilisation du logiciel spécifique de gestion immobilière
- Facturation spécifique des évènements

**Comité de gestion**:
Participer à l’organisation des réunions du comité de gestion

**CONDITIONS ET CONTRAINTES PARTICULIÈRES**

Fréquents déplacements dans les résidences étudiantes.

**Pour tout renseignement, s’adresser à**:
Renseignements sur le poste:
Mme isabelle Pin, responsable du service hébergement

Renseignements administratifs:
Pour postuler veuillez suivre le lien suivant:
**Prise de poste**: 15 mars 2023

***CAPACITES ET ATTITUDES**:
**Savoir**:
Très bonne connaissance du logiciel Excel Connaissance des tâches de secrétariat Connaissances en comptabilité (notions)

Connaissances du secteur de l’hébergement (serait un plus) Notions langue anglais ou espagnol

**Savoir Faire**:
Prioriser les tâches

Rendre compte

Être précis et rigoureux

**Savoir Etre**:
Adaptation, réactivité

Sens de l’organisation

Sens de l’écoute et aisance relationnelle

Empathie

Dynamique

Goût du terrain