Agent D'accueil Mi-temps

L’EHPAD la Roussane de Monein est un établissement public médico-social qui accueille jusqu’à 90 personnes âgées dont une unité protégée.

La Direction de l’EHPAD recrute, dans le cadre d’un remplacement, un agent d’accueil à 50%. CDD d’un mois à compter du 2 décembre 2024. Possiblement renouvelable.

**Missions**:
Ø ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE:

- Accueillir et renseigner les visiteurs (admissions, fonctionnement de l’EHPAD, questions diverses)
- Assurer la permanence téléphonique ;
- Réceptionner, répondre et/ou orienter en fonction de la demande les mails reçus sur la messagerie générique de l’EHPAD ;
- Répondre aux demandes des usagers, des familles, des professionnels et des fournisseurs et savoir, au besoin, les orienter vers le bon interlocuteur.
- Assurer la gestion du courrier destiné à l’EHPAD et réaliser la distribution du courrier destiné aux résidents si nécessaire.
- Réceptionner les colis et les distribuer dans les services concernés.

Ø GESTION DES DEMANDES D’ADMISSION ET DES DOSSIERS DES RESIDENTS:

- Réceptionner les demandes d’admission sur le site ViaTrajectoire
- Vérifier la complétude du dossier administratif de demande d’admission et solliciter l’interlocuteur de la demande, le cas échéant ;
- Présenter le dossier d’admission à la Direction pour validation lors de la commission d'admission ;
- Réaliser l’admission administrative du résident après accord de la commission d’admission et en assurer la mise à jour ;
- Mettre en place le dossier administratif du résident et mettre à jour les données dans les différents logiciels (TITAN, BL Résidents).
- Accompagner ou orienter, si besoin, les résidents ou leurs représentants légaux dans la constitution des dossiers de demande d'aide sociale à l’hébergement et de demande d'APL.
- Assurer le lien avec la Trésorerie pour les dossiers d’admission (facturation)

Ø SECRETARIAT GENERAL DE L’EHPAD:

- Gérer la communication interne via l'affichage (menus, liste des résidents, informations diverses...) et l’envoi de mails institutionnels à la demande de la Direction.
- Gérer la communication aux familles, aux prestataires et aux visiteurs à la demande de la Direction ;
- Assister la Direction dans l'organisation et le suivi des réunions (envoi des convocations et des comptes-rendus CVS et CA, réunions diverses).
- Assurer l'archivage régulier des dossiers et le classement ;
- Réceptionner et classer dans les dossiers résidents : les polices d’assurance responsabilité civile des résidents, les cartes de mutuelle réactualisées et tout document en lien avec l’hébergement du résident.

**Missions complémentaires**:
Ø Enregistrer les factures

Ø Mandater les factures

Ø Compléter les tableaux de bord

**Compétences**

Ø Connaissance du secteur médico-social et plus particulièrement le secteur de la personne âgée.

Ø Autonomie, adaptabilité, polyvalence et esprit d’équipe.

Ø Rigueur et organisation

Ø Capacité d’écoute et d’observation

Ø Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité

Ø Maitrise de la langue française et de l’orthographe

Ø Maitrise des logiciels bureautiques (word, excel, PPT...) et connaissance de logiciels métiers (Berger Levrault, Titan)

**Profil**

Diplôme BAC +2 minimum en secrétariat ou administration des entreprises avec une expérience significative dans un poste similaire de plus de 2 ans.

**Conditions**

**Dans le cadre d’un remplacement, l’EHPAD recherche 1 Adjoint administratif à mi-temps du Lundi au Vendredi de 13h30 à 17h00, CDD 1 mois, possiblement renouvelable.**

Prise de poste **:le 02 Décembre 2024**

**Adresser CV et lettre de motivation à**:
Mme la Directrice - EHPAD La Roussane - 2 rue Jean Sarrailh - 64360 MONEIN

Type d'emploi : Temps partiel, CDD
Durée du contrat : 1 mois

Nombre d'heures : 17.50 par semaine

Avantages:

- Intéressement et participation
- Prise en charge du transport quotidien

Horaires:

- Du lundi au vendredi

Question(s) de présélection:

- Etes-vous disponible pour un entretien de sélection le lundi 25 Novembre 2024 après-midi ?

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 02/12/2024