[pole Accueil/logistique]agent D'accueil Polyvalent

Il y a 2 mois

Toulouse, France ECOLE NATIONALE VETERINAIRE DE TOULOUSE Temps plein

**À propos de nous**:
Créée en 1825, l’École Nationale Vétérinaire de Toulouse (ENVT), la plus ancienne des grandes écoles toulousaines, s’est forgée de longue date une renommée nationale et internationale. C’est l’une des quatre Ecoles nationales vétérinaires françaises (ENVF) et l’un de 12 établissements publics d’enseignement supérieur agronomique, vétérinaire et forestier, sous la tutelle du Ministère de l’Agriculture et de la Souveraineté Alimentaire.

Ses activités de recherche, conduites en partenariat avec INRAE, l’INSERM, des équipes de l’Université de Toulouse, témoignent de la qualité de son travail scientifique.

Ancrée dans les terroirs d’Occitanie (ruraux et urbains) par ses activités cliniques, l’ENVT a su également s’ouvrir à l’international. L’école est, en effet, impliquée dans 36 accords bilatéraux, offrant ainsi de nombreuses possibilités de mobilité à ses étudiants, enseignants et chercheurs.

L’ENVT forme ainsi depuis des décennies des vétérinaires - biologistes de haut niveau, médecins et chirurgiens - tournés vers le monde animal (de compagnie, de sport ou de production). Autant de praticiens qui en contribuant au bien-être animal ou à la qualité des animaux d’élevage, participent à garantir la santé publique.

Intégrer l’ENVT c’est aussi intégrer un campus exceptionnel de 54 hectares, situé à quelques kilomètres seulement du centre-ville de Toulouse. Bordé au nord par la coulée verte qui serpente le long du « Touch », il abrite un centre équestre et offre à ses étudiants de belles escapades à pied ou à cheval entre espaces boisés et rive de la Garonne.

Une école où il fait bon vivre, travailler et étudier.

**Mission**:
L’agent d’accueil polyvalent sera affecté(e) au Centre Hospitalier Universitaire Vétérinaire dédié aux animaux de compagnie de sport et de loisirs (CHUVAC).

Il/elle devra assurer l’accueil physique et téléphonique des clients et toutes les activités associées, ainsi que l’encadrement des étudiants pendant leur rotation à l’accueil. Cette activité comprend l’accueil des clients qui viennent payer, les encaissements, et le contrôle de la caisse.

Il/elle devra:

- **Assurer l’accueil téléphonique des clients**:
Prendre les appels téléphoniques, ligne des urgences et consultations

Informer le client sur les services proposés, les tarifs pratiqués et les disponibilités pour les consultations sur rendez-vous

Informer le client sur les modalités d’accès au centre hospitalier

Prendre des messages téléphoniques et orienter les correspondants.
- **Assurer l’accueil physique des clients**

Accueillir, prendre note de l’arrivée des clients et orienter les clients.

Mettre à jour les données du client
- **Gestion administrative des dossiers clients**

Gérer et traiter les informations écrites (courriels des boites secrétariat et référés et correspondance avec les vétérinaires)

Transmettre à qui de droit toute information orale pertinente.

Signaler les pannes de fonctionnement du matériel de bureau.
- **Caisse du CHUVAC**

Accueil des clients qui viennent payer leurs factures

Encaissements

Contrôle de la caisse
- **Encadrement des étudiants**

Former les étudiants de A4 en rotation à l’accueil aux bonnes pratiques d’enregistrement et de d’élaboration des dossiers clients.

Exercer une vérification ponctuelle sur la réalisation efficiente des missions confiées aux étudiants.

**Profil**:
**Savoirs**
- Maitrise du logiciel Sirius (formation interne assurée)
- Connaissance de l’environnement bureautique et maitrise de la mise en œuvre de logiciel bureautiques courants (traitement de texte, tableur).
- Rédaction de courriels.
- Maîtrise de l’expression orale et des techniques d’accueil (écouter, savoir répondre)
- Capacités à analyser le caractère d’urgence d’une demande
- Capacités à hiérarchiser l’importance des appels téléphoniques.
- Connaissance du vocabulaire médical

**Savoir-être**
- Qualités relationnelles (amabilité, calme), diplomatie dans les situations conflictuelles,
- Sens de la confidentialité des informations.
- Capacité à travailler en équipe
- Rigueur dans l’exécution des missions

La priorité sera donnée au profils ASV/secrétaire médicale

Contraintes du poste:
Gestion de clients qui peut être difficile (mécontents, difficultés financières, identification du bon interlocuteur/service, propriétaires insatisfaits etc.).

Horaires de l’accueil (8h-17h du lundi au vendredi) non négociable, pouvant évoluer à moyen terme jusqu'à 19h. Planning sur 4,5 jours

L’agent d’accueil polyvalent est placé(e) sous l’autorité directe de l’adjointe au directeur du CHUV.

Relations avec l’ensemble des cliniciens, des étudiants en cliniques, des propriétaires d’animaux (clients), des vétérinaires référents accueillis aux consultations

T

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