Stagiaire Secrétaire Médicale

**Grade : Assistante médico-administrative Poste à pourvoir : juin 2024**
- Définition_ _: Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda des consultations, convocations, etc...). Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient._

**Lieu d'intervention** : _CMP ALBERTVILLE_

**Temps de travail : 100% Horaires : 8 h 30 - 17 h**

**Activités principales**

Gestion du secrétariat du CMP d’Albertville

**1/ ACCUEIL**
-:
Une continuité est assurée du lundi au vendredi de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h, avec gestion des renvois téléphoniques entre secrétariats du service.
- prise de message, filtrage des appels, transfert des appels à la personne concernée
- prise de rendez-vous avec les professionnels du service (utilisation notamment de l’agenda Cortexte Full Web)
- : orientation des patients (hospitalisés ou en consultations externes), des familles, des professionnels de santé (internes à l’établissement ou extérieurs), ou partenaires extérieurs

**2/ **GESTION DES RDV**:

- Gestion des agendas des différents professionnels
- Pour les 1ères demandes, fiche de renseignements complétée avec motif de la demande
- Présentation des 1ères demandes à la réunion hebdomadaire selon les services
- Pour les RDV patients : confirmation /annulation /report des RDV
- Organisation des rencontres/réunions avec les différents partenaires extérieurs en lien avec les professionnels de l’équipe pluridisciplinaire.

**3**/ GESTION DOSSIER PATIENT INFORMATISE (DPI)**/ DOSSIER PATIENT PAPIER**
- Vérification et enregistrement dans CORTEXTE des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance.
- Pour les patients en mesures de soins sans consentement : gestion des certificats légaux en lien avec les médecins et le bureau des admissions selon l’organisation du service
- Participation aux réunions cliniques : prise de notes, saisie et co-rédaction dans le DPI
- Préparation en lien avec le médecin ou professionnels de l’équipe, à la remise des documents en lien avec la consultation : certificats, attestations, bons de transport, etc..
- Saisie des courriers médicaux / observations, notes, au niveau du DPI
- Saisie des actes ponctuellement (les actes étant saisis directement par les professionnels)
- Transmission des informations aux professionnels ou partenaires concernés pour un meilleur suivi des dossiers ou situations en cours, dans le respect des règles de confidentialité
- Transmission / envoi des comptes rendus, courriers aux professionnels extérieurs
- Scan de documents complémentaires au niveau du DPI
- Tenue à jour du dossier patient informatisé et documents papiers (procédure dégradée)
- Demande des dossiers papiers au SCA (service central des archives)
- Classement, archivage du dossier papier selon la procédure du SCA

**4/ **ORGANISATION MEDICO-ADMINISTRATIVE**
- Conception, rédaction de documents relatifs à la structure (courriers, comptes rendus, etc )
- Participation aux réunions d’organisation de la structure ou institutionnelle.

**Relations professionnelles les plus fréquentes**
- Médecins du service
- Encadrement soignant, dont cadres de proximité
- Equipes pluridisciplinaires (équipes médicales, paramédicales, soignantes,)
- Binôme secrétariat du service
- Secrétaires médicales / Service central des archives
- Département d’information médicale
- Bureau des admissions
- Autres professionnels du CHS
- Partenaires extérieurs.

**Savoir-faire requis**
- Accueillir et orienter des patients, consultants accompagnants et professionnels.
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures,
- Elaborer, adapter, anticiper et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, et assurer la continuité en collaboration avec l’équipe pluridisciplinaire,
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité,
- Faire preuve de discrétion professionnelle, dans le respect du secret professionnel
- Maîtriser les outils bureautiques (Logiciels métiers, Word, Excel, messagerie Outlook, internet, intranet, Powerpoint)
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents, et/ou rapports, des tableaux relatifs à son domaine de compétence,
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- Gérer des situations agressives et conflictuelles,
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau,
- Participer à des groupes de travail institutionnels
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Faire preuve de rigueur et de méthode
- Faire preuve d’empathie au regard des situations rencontrées

**Diplôme et qualification requises**
- Diplômes/Formations : Bac SMS