Adjoint en Gestion Administrative
Il y a 2 mois
**Société**:
L’Université de Bretagne Occidentale est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), riche de sa diversité en termes de domaines de formations et de champs de recherche.
Elle œuvre pour la production du savoir, sa transmission et sa valorisation. Engagée au cœur de la cité, elle contribue à la formation de citoyens et de citoyennes libres et responsables, dans le respect des valeurs humanistes : la responsabilité, le respect, l’intégrité, l’inclusion et la solidarité.
Forte des 23 000 étudiants, 1 300 enseignants-chercheurs et chercheurs et 900 personnels administratifs et techniques qui la font vivre au quotidien, l’UBO réussit le pari d’être une université de proximité, tout en rayonnant au niveau national et international.
L’UBO concentre une large partie de son activité sur le site brestois, mais elle est aussi présente au nord (Morlaix) comme au sud (Quimper) du Finistère et s’étend à l’ensemble de la Bretagne avec les sites de l’Institut National Supérieur du Professorat et de l’Éducation à Rennes, Vannes et St Brieuc.
L’UBO fait également partie de l'Université européenne SEA-EU qui rassemble neuf universités partenaires : l’Université de Cadiz (Espagne), l’Université de Kiel (Allemagne), l’Université de Gdansk (Pologne), l’Université de Split (Croatie), l’Université de Malte, l’Université de Bodo (Norvège), l’Université de Faro (Portugal) et l’Université de Naples (Italie). Cette alliance vise à renforcer la mobilité des étudiants et des personnels des universités et à améliorer la qualité, l'inclusivité et la compétitivité de l'enseignement supérieur européen.
L’UBO recherche des femmes et des hommes de talent pour assurer sa mission de service public et contribuer à son rayonnement.
**Mission**:
LE SERVICE ET L’ÉQUIPE
Dans le cadre de son activité de formation, l’Université de Bretagne Occidentale (UBO) est constituée de différentes Composantes qui regroupent 6 facultés (ou Unités de Formation et de Recherche), 6 Instituts, 3 écoles et 11 écoles doctorales.
L’ensemble de ces Composantes de l’UBO disposent de services administratifs dans lesquels œuvrent au quotidien des équipes soudées de personnels administratifs qui interviennent dans un vaste champ d’activités au service des enseignants et de l’épanouissement des étudiants.
Dans le cadre de sa rentrée universitaire 2023-2024, l’UBO recrute un Adjoint en Gestion Administrative F/H en contrat BOE (Bénéficiaire de l’Obligation d’Emploi). Le futur agent F/H exercera son activité dans les services de support ou de soutien (Direction des affaires financières, Direction des ressources humaines, Direction des études et de la vie étudiante, Direction des systèmes d’information et des usages numériques, Direction du patrimoine, etc.), dans les Facultés (Médecine, Sciences et techniques, Lettres et Sciences humaines, Droit - économie - gestion, Sport), les Instituts (IUT’s, Institut national supérieur du professorat et de l’éducation - INSPE, Institut d’administration des entreprises - IAE, Institut universitaire européen de la Mer - IUEM), les écoles d’ingénieurs (ESIAB) et dans les unités de recherche.
LE POSTE ET LES MISSIONS
Votre mission principale ?
Vous serez en charge de la gestion administrative et/ou financière ainsi que des opérations de gestion courante dans les domaines suivants : scolarité, secrétariat, gestion financière et comptable, gestion administrative (en facultés, services de support ou de soutien, laboratoires de recherche).
Vos activités ?
- Vous accueillez et informez un public varié (étudiants, enseignants, personnels, interlocuteurs externes) : accueil physique, téléphonique et électronique.
- Vous réalisez des tâches de secrétariat courant : rédaction de documents divers (courriers, mails, compte-rendu de réunions, ordres du jour, rapports...), mise en forme et maquettage, classement et archivage des dossiers
- Vous effectuez les inscriptions administratives et/ou les inscriptions pédagogiques des étudiants.
- Vous gérez les tâches relatives au suivi pédagogique des étudiants aux aspects logistiques des cours, examens et jurys.
- Vous planifiez et organisez les réunions, rendez-vous et déplacements des divers encadrants de la structure (Directeurs/ Chefs de service F/H).
- Vous renseignez des tableaux de suivi des activités d’un service ou d’une direction ou mettre à jour des bases de données dédiées à un domaine de gestion.
- Vous participez à l’instruction de dossiers relatifs à l’activité des Directeurs/ Chefs de service F/H au travers de la prise en charge des aspects administratifs et logistiques.
- Vous assurez la circulation de l’information entre Directeurs / Chefs de service F/H, équipes de la structure, autres services et partenaires extérieurs.
- Vous p
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