Ph6346 Gestionnaire Administratif.ve Et

**Rejoindre Université Paris Cité**

Ancrée au cœur de la capitale, Université Paris Cité figure parmi les établissements français et internationaux les plus prestigieux grâce à sa recherche de très haut niveau, ses formations supérieures d’excellence, son soutien à l’innovation et sa participation active à la construction de l’espace européen de la recherche et de la formation.

Labellisée Idex depuis mars 2018, Université Paris Cité s’appuie sur ses enseignants, ses chercheurs, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques, ses étudiants, pour développer des projets scientifiques à forte valeur ajoutée, et former les hommes et les femmes dont le monde de demain a besoin.

Des sciences exactes et expérimentales aux sciences humaines et sociales, en passant par la santé, Université Paris Cité a fait de l’interdisciplinarité un marqueur fort de son identité.

Elle compte aujourd’hui 64 000 étudiants, 7 500 personnels, 138 laboratoires, répartis au sein de ses trois grandes Facultés en Santé, Sciences et Société et Humanités et de l’institut de physique du globe de Paris.

Rejoindre Université Paris Cité, c’est faire le choix de l’exigence et de l’engagement au service de valeurs fortes ; celles du service public, de la rigueur scientifique et intellectuelle mais aussi de la curiosité et de l’ouverture aux autres et au monde.

**Résumé du poste**

La mission principale est liée à l’accueil de groupes hébergés:

- Accueil et Secrétariat (gestion des demandes de réservation)
- Gestion financière (SIFAC) et suivi de l’exécution budgétaire (engagement et suivi de l’exécution des dépenses et recettes y compris la régie de recettes) ;
- Gestion de l’accueil des groupes et gestion des prestations de l’hébergement (coordination et suivi : depuis la réservation jusqu’à la facturation, gestion des plannings et agenda, édition des documents de gestion via le logiciel de gestion hôtelière, suivi des prestataires, coordination logistique, programmation des cartes d’accès).

L'agent.e en gestion administrative et financière assure également la gestion financière de la structure (ordres de mission des 5 agents, dépenses courantes de pilotage 10 k€ et de patrimoine 35 k€).L'agent.e en gestion administrative et financière est également en charge de la mise à jour des tableaux de bord de la station (...)

**Présentation de la direction/structure d’accueil du poste**

La station d’écologie forestière (SEF) est à la fois un campus délocalisé de 3,5 ha situé à proximité de la gare de Fontainebleau et un service ayant pour vocation l’accueil et l’appui à la recherche et à l’enseignement avec une capacité d’hébergement de 46 lits. Le campus est composé d’une zone boisée de 2 ha
- Forêt de protection, en libre évolution et d’un parc boisé de 1,5 ha accueillant 9 bâtiments dont 1 serre tropicale de 90 m².
Ses missions se répartissent autour de ces différents axes : gestion du campus, accueil & appui d’enseignement, accueil de séminaires et accueil & appui à la recherche sur le territoire et l’écosystème forestier.
Concernant l’accueil de formations, la station accueille ponctuellement des étudiants de tous les niveaux (L1 à M2) pour des travaux pratiques sur le terrain avec une moyenne d’une vingtaine de stages résidentiels par an d’une durée de 2 à 5 jours chacun ou des séminaires.
Concernant l’accueil de recherche, la station accueille et assiste les projets de recherche de différentes équipes de recherche et vise la création d’une plate-forme expérimentale avec comme ambition de devenir le point de référence sur l’écosystème forestier de Fontainebleau en s’appuyant sur un conseil d’orientation scientifique.
L’équipe est constituée de 5 agents permanents (directrice, chargée de Mission appui à l’enseignement et à la recherche, secrétaire-gestionnaire financière, gardien-responsable de l’entretien, jardinier -botaniste responsable des cultures). Elle assure les missions et activités de la station, en pleine expansion avec une fréquentation en hausse en 2021 qui se situe autour de 2500 usagers-jour sur l’année.

**Descriptif des activités**

Accueil et Secrétariat du service:

- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
- Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...) ( )

Gestion financière SIFAC et suivi de l’exécution budgétaire
- Procéder aux opérations d’engagement
- Suivre les crédits par type de dépenses ou d’opérations ou par structure
- Enregistrer les données budgétaires
- Collecter, contrôler et archiver les pièces et justificatifs (opérations financières