Administration Des Ventes

Intitulé de poste : Gestionnaire Administration des Ventes
Service : Administration
Lien de subordination : RAF
Statut de la fonction : ETAM Salaire/ grille de rémunération : 25-27k€

1 - Raison d'être du poste
- Garantir le bon déroulement du traitement des commandes depuis leur validation jusqu’au règlement intégral de la prestation.

2 - Les missions
- Confirmer les commandes clients et éditer les factures
- Créer, suivre et compléter les demandes de primes
- Affecter les règlements clients et relancer les impayés
- Transmettre le dossier au service Installation
- Gérer le recouvrement
- Participer à la clôture mensuelle commerciale et comptable
- Traiter les litiges et réclamations clients

3 - Les responsabilités du poste
- Se conformer à un délai de validation de la commande sous 1 jour ouvré suivant la demande de confirmation de commande
- Réaliser la demande de prime sous 1 jour ouvré suivant la réception de l’acompte du client ; dans le cas de l’émission d’un bon de commande client, réaliser la demande de prime en même temps que la validation de la commande
- Se conformer à un délai de facturation du solde de la prestation sous 2 jours ouvrés suivant la notification de l’installation terminée
- Veiller au règlement intégral de nos factures sous 30 jours à compter de la date d’émission
- Veiller à la conformité des demandes de primes
- Veiller à la réalisation des visites annuelles prévues au contrat de maintenance préventive

4 - Les tâches
- Créer et envoyer les factures d’acompte et de solde
- Créer les demandes de primes Advenir
- Réaliser les contrats de maintenance préventive conformément au devis
- Informer l’équipe technique de la confirmation de commande afin de préparer les travaux
- Relancer les clients pour le règlement du solde de leurs factures
- Relancer les clients pour l’obtention des documents de prime Advenir
- Réceptionner le courrier et le dispatcher
- Enregistrer et affecter les règlements par chèque et par virement
- Suivre les réclamations clients avec les services concernés : SAV, commercial, comptabilité
- Maintenir à jour un tableau de bord de suivi des créances clients et réaliser un suivi hebdomadaire avec le service commercial et le service comptable
- Maintenir à jour un tableau de bord de suivi des primes Advenir
- Maintenir à jour un tableau de bord de suivi des contrats de maintenance

5 - Les liens fonctionnels
En amont de son activité : département commercial, département technique
Pendant : département commercial, département comptable
En aval de son activité : département technique, département comptable

6 - Les outils nécessaires à la fonction
Maîtrise du pack Office et de la suite Google
Connaissance souhaitée de Salesforce

7 - Les compétences nécessaires à la fonction
Savoir : processus de vente
Savoir-faire: gestion de la relation client, traitement litige
Savoir être : rigueur et organisation, sens de l’écoute, empathie, résistance au stress

8- Formation/ Niveau diplôme requis
Minimum Bac+2

9 - Expérience requise
Expérience requise au poste d’Assistante Commerciale / ADV d’au moins 3 ans OBLIGATOIRE

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 25 000,00€ à 27 000,00€ par an

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Capacité à faire le trajet ou à déménager:

- Moissy-Cramayel (77): Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Exigé)

Question(s) de présélection:

- Lors de vos expériences avez vous déjà géré des dossiers de primes versées par l'Etat ?

Expérience:

- Administration des ventes: 5 ans (Exigé)

Langue:

- Anglais (Optionnel)

Disponibilité:

- Travail en journée (Exigé)

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 26/06/2023