Assistant.e Administratif.tive

**Référence du poste **:2454
- **Sites **:François-Mitterrand Quai François-Mauriac Cedex 13 75706 Paris
- **Catégorie **:B
- **Groupe RIFSEEP **:2
- **Corps **:Contractuel; Contractuels en CDI de la fonction publique; Secrétaire administratif
- **Famille **:Administration gestion
- **Emploi de référence**: Gestionnaire (ressources humaines, budgétaire, financier, comptable)
- **À pourvoir à compter du **:02/01/2023

**Missions et activités permanentes**: Le département littérature et art assure l’enrichissement, la conservation et la communication de 3 millions de documents conservés en magasins, essentiellement des livres et revues imprimés. Des collections sur l'histoire du livre, la bibliothéconomie, les arts, la littérature pour la jeunesse et toutes les langues et littératures du monde sont également mises à la disposition du public, en libre accès, dans neuf salles de lecture, en bibliothèque de recherche et en bibliothèque du haut-de-jardin.

Le Centre national de la littérature pour la jeunesse (CNLJ) est un service spécialisé de ce département avec une salle de lecture dédiée.
- Sous l'autorité du directeur du Centre national de la littérature pour la jeunesse et de son adjointe,
le ou la titulaire du poste sera chargé(e) d'assurer le suivi administratif et budgétaire du service.

**Activités principales**:
1. Assistance administrative du secteur formation:

- Préparer les conventions de formation et suivre la réception des documents d’engagement financier
- Transmettre les éléments qui concernent les actions de formation au DBF, pour leur permettre d'en établir la facturation
- Préparer les contrats d’engagements des intervenants
- Etablir les devis et préparer la réponse aux appels d’offre des organismes demandeurs de formation sur site
- Gérer les demandes d’inscriptions, envoi des convocations
- Tenir à jour une liste des inscrits
- Etablir les feuilles de présence pour émargement et les attestations de présence des stagiaires
- Accueil des stagiaires et pointage
- Participation au suivi budgétaire de l’activité de formation:
Chiffres clés:
Nombre de conventions établies pour l’activité de formation: environ 200 sur une année
Facturations: près de 300 factures dans Sirepa
Nombres de stagiaires: environ 1600 par an
- Recueil des informations pour le rapport d’activité annuel du CNLJ et pour le rapport d’agrément auprès du Ministère du Travail

2. Assistance administrative des différents secteurs du service ou du département:

- Interlocuteur/trice du Bureau des Missions : suivi des missions du personnel, missions des intervenants extérieurs, demandes de mission pour l’ensemble du personnel du CNLJ
- Facturer les encarts publicitaires dans la Revue des livres pour enfants (2 encarts par numéro, 6 numéros par an)
- Traiter les demandes de locations d’exposition (1 à 2 par an)
- Suivre les commandes de fournitures du service.
- Participer à la logistique des salons : gestion des stocks, carnets de vente, permanences en lien avec les services support de la BnF et la chargée de communication du CNLJ
- Suivi prévisionnel des congés pendant les vacances scolaires
- Référent.e "Reprographie" pour le département LLA

3. Missions transverses possibles:

- Participation à un comité de lecture du CNLJ et rédaction de notices
- participation au service public

**Compétences requises**: Disposer de compétences bureautiques, maîtrise du logiciel SIREPA pour la facturation
- capacité à s’organiser
- capacité à rédiger des documents administratifs et budgétaires
- savoir entretenir de bonnes relations avec les services support
- Faire preuve d’autonomie pour l’ensemble des tâches liées au secteur formation
- Rigueur et polyvalence

**Contraintes spécifiques**: Télétravail possible selon les règles fonctionnelles de la BnF