Assistant.e Administratif.ve

**Description de la future affectation**:
**Domaine**:

- Appui - Animation scientifique et partenariale

**Type de contrat**:

- CDI

**Intitulé**:

- Assistant.e administratif.ve

**Date de début**:

- 15/02/2023

**Description du poste / de la mission**:
**Vous partagez les valeurs de l'interculturalité, le partage des savoirs, ou encore la préservation de l'environnement ? Rejoignez-nous **

Vous serez rattaché-e à l'unité propre de recherche AIDA « Agroécologie & Intensification Durable des cultures Annuelles » qui développe des recherches en collaboration avec des partenaires des pays du sud sur les modes de culture répondant aux grands enjeux mondiaux (adaptation au changement climatique, sécurité alimentaire, lutte contre la pauvreté).
- Positionné-e auprès d'une des trois équipes de l'unité, vous serez en charge des tâches administratives & du suivi financier de cette équipe, en lien avec le binôme d'animation de cette équipe.
- Dans ce contexte, vous travaillerez en étroite collaboration avec les assistantes des autres équipes de l'unité.**Votre mission s'articulera autour des activités suivantes**:

- Tâches administratives- Préparer, suivre, contrôler & archiver les dossiers administratifs
- Mettre en forme & suivi des tableaux de bord standards
- Mettre à jour & faire évoluer les outils collaboratifs
- Suivre les agendas/planning, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Traiter le courrier papier & électronique, saisir, mettre en forme & rédiger des courriers classiques, notes, comptes rendus de réunions
- Assurer la gestion des fournitures et du stock
- Contribuer à l'intendance et au bon fonctionnement du collectif
- Organiser et gérer les déplacements, missions du personnel
- Organiser la logistique d'événements : réunion, colloque, séminaire, formation
- Transmettre régulièrement un état d'avancement administratif des projets aux animateurs de votre équipe.
- Rassembler des informations et des documents pour la constitution de dossiers nécessaires aux animateurs d'équipe

Suivi du budget
- finances- Traiter et suivre les achats (commandes, relations fournisseurs nationaux et internationaux)
- Suivre les budgets de fonctionnement opérationnel et des projets
- Effectuer des restitutions régulières par le biais de tableaux de bords dynamiques
- Collaborer avec les gestionnaires des budgets et des conventions
- Participer aux réunions budgétaires de l'unité
- Veiller au respecter des directives d'établissement

Ressources humaines- Organiser l'accueil de nos partenaires (doctorants, étudiants, scientifiques) au sein de l'équipe
- Informer, orienter le personnel de l'équipe dans les procédures internes du CIRAD
- Accompagner et former les nouveaux entrants (nationaux et internationaux) afin de favoriser leur intégration dans l'unité

Communication et activités transversales- Relayer les informations auprès de la hiérarchie et/ou des salariés des équipes
- Participer aux animations et réflexions du collectif des assistant-es AIDA et celui du CIRAD
- S'impliquer sur un des dossiers transversaux de l'unité. L'attribution se fera en concertation avec l'intéressé-e, en fonction de ses appétences, de ses compétences et des besoins de l'unité

**Profil souhaité**:
**Titulaire d'un BTS de secrétariat ou formation équivalente Bac+2**

Expérience souhaitée : 3 ans minimum sur un poste similaire,
- Savoir comportemental- Travailler en équipe/en réseau.
- Être organisé-e et rigoureux.se dans la réalisation des activités.
- S'adapter aux évolutions (organisationnelles et technologiques)
- Avoir de bonnes qualités relationnelles (diplomatie, écoute, sens de la confidentialité, neutralité)
- Faire preuve d'initiative
- Gérer les priorités et les urgences
- Être capable de déceler des situations sensibles
- Réagir de façon appropriée aux situations de crise ou d'urgence

Savoir-faire- Maitriser les outils bureautiques et informatiques
- Synthétiser, rédiger des notes et comptes rendus
- Avoir des notions en suivi financier
- Maitriser l'anglais à l'écrit et à l'oral
- Connaitre une seconde langue étrangère serait appréciée
- Mettre en œuvre les techniques de l'accueil téléphonique et physique
- Synthétiser l'information reçue ou traitée tant à l'oral qu'à l'écrit
- Discerner les informations confidentielles de celles diffusables.
- Savoir rendre compte de son activité

Avantages sociaux:

- Vous bénéficiez d'un 13ème mois, de possibilité de journées de télétravail après 6 mois d'ancienneté, d'horaires personnalisables et d'une assurance sociale complète.

**Contraintes du poste**:

- Travail sur écran +4h

**Poste ouvert aux**:

- Non Cadre

**Salaire base France, hors indemnités d'expatriation le cas échéant**:

- 20-30 K€

**Localisation du poste**:
**Localisation du poste**:

- France

**Précision sur la localisation (DR, ville)**:

- Montpellier, France

**Description