Assistant Administratif

il y a 3 semaines


Tours, France Adecco Temps plein

**Votre mission**:
Adecco Tours Tertiaire recherche pour son client basé à Tours Centre un **ASSISTANT ADMINISTRATIF ET RH H/F** au 2 janvier 2023 pour une mission de 5 mois.

Principales missions : Au sein du service "Gardiennage", vous assurez le secrétariat et participez à la gestion du personnel ainsi qu’à la gestion administrative des activités.

Mission et activités principales du poste:
**1. Secrétariat du Service**
- Enregistrer et suivre le courrier « Arrivée » et « Départ ».
- Assurer le secrétariat téléphonique du Service et du Responsable de Service.
- Rédiger tous types de documents (planning, note, courrier ) selon les besoins du Service et les diffuser le cas échéant.
- Tenir à jour les différents documents du Service (liste des bâtiments, mutation des gardiens ).
- Créer et tenir à jour les fiches « secteur » et les fiches « entretien » pour les Surveillants d'Immeubles.
- Réaliser diverses opérations de classement et d’archivage.

**2. Gestion du personnel**
- En cas d’absence du Responsable de Service, organiser les permanences des Chargés de Mission.
- Tenir à jour le tableau des astreintes des Surveillant(e)s d’Immeubles et le transmettre en fin de mois au Service des Ressources Humaines.
- Suivre et tenir à jour les plannings des Surveillant(e)s d’Immeubles ainsi que les plannings d’intervention des Surveillant(e)s d’Immeubles Polyvalent(e)s.
- Enregistrer les absences (RTT, congés ou autre,) sur HOROQUARTZ des Surveillants d'Immeubles et les RTT des administratifs.
- Prévoir et gérer les absences des Surveillant(e)s d’Immeubles en relation avec les chargés de missions.
- Organiser et suivre le remplacement des Surveillant(e)s d’Immeubles (établissement de la demande, renseignement de l’ordre de mission, suivi, vérification et archivage des factures ).

**3. Gestion liée à l’activité du Service**
- Enregistrer les réclamations et tenir à jour le fichier « Gardien » sur ULIS.
- Connaître et suivre, le cas échéant, la procédure de mise en fourrière des épaves.
- Enregistrer et vérifier les courriers reçus dans le cadre des procédures en matière de troubles.
- Procéder aux transmissions des signalements effectués sous couvert des Chargés de Missions.
- Tenir à jour les tableaux de bord des dépôts de plainte et signalements.
- Effectuer le publipostage du courrier relatif aux documents, notamment les visites de courtoisie et les courriers locataires.
- S'assure du suivi des véhicules ventouses

**Votre profil**:** Profil**:

- Bac+2 en assistanat ou secrétariat
- Au moins une expérience réussie dans ce domaine avec un fort volume administratif
- Analyser, répertorier et classer des documents
- Rédiger divers documents
- Gérer des plannings
- Gérer l’absence de membres du Service
- Partager des informations avec les collaborateurs
- Communiquer avec divers publics
- Alerter son responsable hiérarchique en cas de situation difficile ou complexe

**Conditions du poste**:

- Lundi au vendredi
- 38h semaine avec RTT
- Amplitude horaire 8h-18h15
- 11,50€ horaire + 9€ tickets restaurant

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**A propos de nous**:
Premier réseau d'agences d'emploi en France, Adecco a développé un savoir-faire unique de proximité et met toutes ses compétences à votre service.
Nos équipes sont présentes sur tout le territoire, avec plus de 900 agences. Quel que soit le contrat que vous cherchez : CDI, CDD, Intérim, CDI Intérimaire, CDI Apprenant ou alternance, nos experts travaillent chaque jour, pour vous guider vers ce qui vous correspond. Dès maintenant, devenez acteur de votre vie



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