Panel Assistant

il y a 4 semaines

Paris, France NATO - OTAN Temps plein

**POST CONTEXT AND RESPONSIBILITIES**

Within the framework of the STO Collaborative business model, the CSO through the six existing Panel Offices and the Modelling and Simulation Coordination Office (MSCO) provides executive and administrative support to the S&T activities.

Looking at NATO 2030, CSO will have to increase its workforce especially looking at better supporting the panels and office activities.

The positions ‘title is panel assistant in the Operations and Coordination Division Front Office. One Assistant will permanently assist a Panel and will report to the panel executive; the second will assist a Panel half time and report to the Executive Officer OPS and COORD. But both functions are very similar with the need to remain very flexible.
- **Functions include**:
U nder the direction and supervision of the Panel Executive Officer or the OPS Executive Officer, the executive assistant is responsible for:

- Assisting in organizing support to Panel activities, such as business meetings, technical activities including Symposia, Specialists’ Meetings, Workshops, Task Groups, Courses and other Panel functions.
- Supporting in the preparation of Call-for-Papers, Instructions to Authors, General Information Package, program announcements, preprints and proceedings of technical meetings ready for reproduction and dissemination.
- Maintaining records, contacts and database as required. Collaborating with colleagues to ensure an exchange of information. Administrative support to the various projects (e.g. events organization, publication process), respecting deadlines, resources and priorities.
- In coordination with the internal CSO support services, organizing administrative and logístical aspects for on-site Panel activities, such as Technical Team and Exploratory Team meetings.
- Following-up on the detailed and complex administrative support of Partners participants in Panel activities.
- Supporting contract procedures and following-up with all Panel contractors and Contracts Office (consultants, Panel Members, Partners and others).
- Preparing documents of non-technical nature for signature.
- Providing assistance in the preparation of agendas and associated documents, collecting and preparing background material for committee sessions of the Panel.
- Supporting scientific messaging efforts by compiling Panel provided content for communication products.
- Taking care of classified mail and material.

**Special Requirements and Additional Duties**

Performing other related functions as directed by Panel Executive Officer or OPS Executive Officer.
- **QUALIFICATIONS**

**ESSENTIAL**

**_Professional /Experience _**:

- Three-year experience in a responsible administrative job, in an international environment.
- Experience in the operation of computers, word processors and database software.
- Ability to carry out complex administrative tasks independently or with minimum supervision.

**_Education/Training _**:

- Have successfully completed a post high-school specialized education as a multilingual personal assistant, or demonstrated equivalent training.
- Be able to take notes and write meeting reports.

**_Language _**:

- Very Good knowledge of one of the two official NATO languages (SLP:4343) and a fair knowledge of the other (SLP: 2222). The work is mainly conducted in English.

**DESIRABLE**

The following would be considered an advantage:
**_Professional /Experience _**:

- Prior experience as an Assistant in a Scientific and/or Technological professional environment.

**_Education/Training _**:

- Advanced training in the use of office software suites.

**_Language _**:

- Very good knowledge of both NATO official languages.
- Knowledge of other European language(s).
- **COMPETENCIES/PERSONAL ATTRIBUTES**
- **Personal Attributes**
- Reliability, trustworthy, discreet, with high sense of responsibility.
- Good judgment.
- Ability to take initiative and to work independently. Should possess a flexible approach allowing the incumbent to respond reliably and competently to changing requirements.
- Willing to travel several times a year.
- Willing to accept occasional prolonged duty, especially on travel.
- Capable of working in a demanding scientific international environment.
- Personal qualities of tact, judgment, adaptability. Diplomacy and propriety in order to work harmoniously with colleagues and other staff, both civilian and military, from NATO and non-NATO Nations, as well as with staff from private scientific/industrial organisations.- **Managerial Responsibilities**
- The incumbent is able to work independently whenever necessary and ensures the continuity of the Panel’s activities on a day-to-day basis as well as during absences of the Panel Executive.
- Manages administrative and logístical aspects of Panel events and supervises local support staff provided by the Host Nations at meetings.- **Professional Contacts**
- Liaises with individuals in high level scientific inte

  • [alternance] Assistant/e Marketing Operationnel

    il y a 1 mois

    Paris, France TERROIRS ET VIGNERONS DE CHAMPAGNE (Nicolas Feuillatte, Abelé 1757, Castelnau) Temps plein

    **Offre de stage : Assistant/e Marketing Opérationnel F/H** **Nous recherchons un/une stagiaire Assistant(e) Responsable Marketing Opérationnel (H/F) au sein de la direction Marketing Internationale.** Rattaché(e) à la Responsable Marketing Opérationnel Réseaux GMS et à la Responsable Marketing Opérationnel Réseaux Traditionnels, vous serez un...

  • Assistant Category Manager

    Il y a 2 mois

    Paris, France Juva Santé Temps plein

    Assistant Category Manager - H/F - Alternance Poste : Assistant Category Manager - H/F - Alternance H/F Ville du poste : 75008 Pays : FRANCE Région : Ile-de-France Description de l'entreprise : URGO Group recrute pour les Laboratoires Juva Santé un(e) : Assistant Category Manager H/F – Alternance Le groupe URGO est...

  • Assistant Comptable

    il y a 4 semaines

    Paris, France PEAKH Temps plein

    **Critères de l'offre**: - Assistant comptable (H/F) - Paris (75) - CDI - Temps Plein - Expérience requise : 1-2 ans - Niveau d'études : Bac+2, Licence générale, Licence professionnelle - Aucun déplacement à prévoir **L'entreprise **:PEAKH**: PEAKH est un cabinet de recrutement à taille et aux valeurs humaines. Nous attachons une très grande...

  • Assistant(e) Chef de Produit

    Il y a 2 mois

    Paris, France Juva Santé Temps plein

    Assistant(e) Chef de Produit - (H/F) - STAGE Poste : Assistant(e) Chef de Produit - (H/F) - STAGE Ville du poste : 75008 Pays : FRANCE Région : Ile-de-France Description de l'entreprise : Le groupe URGO est spécialiste du traitement médical des plaies et de la santé grand public (premiers soins, compléments alimentaires, rhume,...

  • Assistant Assistante Approvisionnement de La

    il y a 1 semaine

    Paris, France Ville de Paris Temps plein

    La direction des finances et des achats (DFA) assure la préparation du budget de la Ville de Paris et le suivi de son exécution. Elle met en œuvre la politique achat de la Ville. Elle a également un rôle d'expertise, de soutien opérationnel et de contrôle des partenaires directs de la collectivité parisienne, ainsi qu'une gestion économique du...

  • Assistant Chef de Produit Marketing Vivabox Et

    il y a 1 mois

    Paris, France Wonderbox Temps plein

    **Votre mission ?** Dans le cadre de notre développement, nous recherchons **un **Assistant Chef de Produit Marketing (H/F) **en stage d'une durée de 6 mois à compter de Juillet 2023.** Rattaché(e) à un chef de marque vous faites partie intégrante de l'équipe marketing et serez en charge de **la marque de coffrets cadeaux Vivabox et des nouvelles...

  • Assistant Chef de Produit Marketing Vivabox Et

    il y a 1 mois

    Paris, France Wonderbox Temps plein

    **Votre mission ?** Dans le cadre de notre développement, nous recherchons **un **Assistant Chef de Produit Marketing (H/F) **en stage d'une durée de 6 mois à compter de Juillet 2023.** Rattaché(e) à un chef de marque vous faites partie intégrante de l'équipe marketing et serez en charge de **la marque de coffrets cadeaux Vivabox et des nouvelles...

  • Alternance Assistant Chef Produit

    il y a 4 semaines

    Paris, France STIHL Temps plein

    **ANDREAS STIHL** est l’un des acteurs majeurs de la motoculture. La filiale française de distribution, basée à Torcy (77 - Marne la Vallée), recherche un **ASSISTANT CHEF PRODUIT - ALTERNANCE H/F** Rattaché(e) au Directeur Marketing Produit, votre rôle sera d'appuyer activement l'équipe de chefs produit dans leurs missions et selon votre profil...

  • Assistant Chef de Produit Marketing Wonderbox

    il y a 1 mois

    Paris, France Wonderbox Temps plein

    **Votre mission ?** Dans le cadre de notre développement, nous recherchons **des Assistants Chefs de Produit Marketing Wonderbox (H/F) en stage d'une durée de 6 mois à compter de Juillet 2023.** Rattaché à un ou plusieurs chefs de marques, vous faites partie intégrante de l'équipe marketing **_ Vos missions seront les suivantes : _** **Analyse des...

  • Assistant Chef de Produit Marketing Wonderbox

    il y a 1 mois

    Paris, France Wonderbox Temps plein

    **Votre mission ?** Dans le cadre de notre développement, nous recherchons **des Assistants Chefs de Produit Marketing Wonderbox (H/F) en stage d'une durée de 6 mois à compter de Juillet 2023.** Rattaché à un ou plusieurs chefs de marques, vous faites partie intégrante de l'équipe marketing **_ Vos missions seront les suivantes : _** **Analyse des...

  • Assistant(e) Chef de Produit Intimy

    Il y a 2 mois

    Paris, France Juva Santé Temps plein

    Assistant(e) Chef de Produit Intimy & Mercurochrome- (H/F) - STAGE Poste : Assistant(e) Chef de Produit Intimy & Mercurochrome- (H/F) - STAGE Ville du poste : 75008 Pays : FRANCE Région : Ile-de-France Description de l'entreprise : Le groupe URGO est spécialiste du traitement médical des plaies et de la santé grand public...

  • Alternant - Assistant(E) Chef de Produits

    il y a 1 mois

    Paris, France Cérélia Temps plein

    **Cérélia, groupe alimentaire français, est leader sur le segment des pâtes boulangères réfrigérées (pâtes à tarte, pâtes à pizza, pâte à viennoiseries) avec une composante MDD prépondérante et un accès à tous les distributeurs européens (présence commerciale dans 18 pays). Cérélia affiche un plan de croissance soutenu et est animée...

  • Alternance - Assistant Chef de Produits Soin &

    il y a 1 mois

    Paris, France Clarins Temps plein

    ALTERNANCE - ASSISTANT CHEF DE PRODUITS SOIN & MAQUILLAGE OPERATIONNEL H/F/X - SEPTEMBRE 2024 - Cette offre s’inscrit dans le cadre de Clarins Campus, notre campagne de recrutement des alternants pour septembre 2024._ **Prêt à insuffler de la passion à votre carrière ?** - Leader mondial du soin et du maquillage d’origine naturelle, le groupe...

  • Assistant Achat

    il y a 1 mois

    Paris 1er, France Talents ADV & Supply Temps plein

    **Description de l'entreprise**: **Description du poste**: Talents ADV SUPPLY, cabinet de recrutement spécialisé dans les métiers de l'ADV, du transport et de la Supply Chain, recrute pour l'un de ses clients qui évolue dans le secteur de la mode, un Assistant achat F/H en CDI sur Paris. Rattaché(e) à la Responsable des Achats et en collaboration avec...

  • Assistant(E) Chef de Produits

    il y a 1 mois

    Paris 8e, France Laboratoires Juva Santé Temps plein

    Le groupe URGO est spécialiste du traitement médical des plaies et de la santé grand public (premiers soins, compléments alimentaires, rhume, allergie, hygiène sexuelle avec ses laboratoires Urgo, Juva Santé et Super Diet). Juva Santé est un laboratoire indépendant français créé il y a plus de 30 ans. Nous sommes experts de la parapharmacie et...

  • Stage Assistant Chef de Produit

    il y a 1 mois

    Paris 13e, France Beiersdorf Temps plein

    **Qui sommes-nous ?** Notre entreprise, Beiersdorf, mérite d’être connue ! Nous sommes un groupe leader dans le domaine de la cosmétique, de la dermo-cosmétique et des premiers soins dont les marques (NIVEA, Labello, Florena Fermented Skincare, La Prairie, Hansaplast, Eucerin) sont connues à travers le monde entier. Nous travaillons au sein d’une...

  • Assistant Category Manager

    il y a 2 semaines

    Paris 8e, France Laboratoires Juva Santé Temps plein

    URGO Group recrute pour les Laboratoires Juva Santé un(e): **Assistant Category Manager - (H/F) - Alternance** Le groupe URGO est spécialiste du traitement médical des plaies et de la santé grand public (premiers soins, compléments alimentaires, rhume, allergie, hygiène sexuelle avec ses laboratoires Urgo, Juva Santé et Super Diet). Juva Santé est...

  • Assistant Achats

    il y a 1 mois

    Paris, France YUPULSE Temps plein

    Votre mission Dans le cadre de notre développement, nous proposons une mission de stage au sein de notre équipe Achat à compter de juillet 2023. Rattaché(e) au Responsable Achats au sein de la Direction des Opérations, vos principales missions sont: 1. Relations fournisseurs: - Etablir les documents servant aux appels d’offre fournisseurs, - Lancer...

  • Assistant Editor

    il y a 1 mois

    Paris 6e, France EmergingTextiles.com Temps plein

    **Assistant Editor**: **Market Research and Web Publishing** Our clients include all major retail chains, department stores, and brands in the sector (Walmart, Carrefour, Target, Kohl’s, C&A, Decathlon, Inditex-Zara, Gap, H&M, etc). We are looking for a deputy editor to assist the publisher in different tasks, including market research, data analysis,...

  • Stage - Assistant Chef de Produit Fortimel (H/F)

    il y a 4 semaines

    Paris, France Danone Temps plein

    À propos du poste: Plus de 91% de nos stagiaires et alternants recommandent de faire leur stage, leur alternance ou leur VIE chez Danone (source Happy Trainees). Et si notre futur stagiaire Assistant Trade Marketing Manager c’était toi ? **REJOINDRE** **DANONE***: **C’EST** Rencontrer des danoners aux personnalités singulières et aux parcours...