Assistant-e Administratif-ve

Il y a 2 mois

Nantes, France Département de Loire-Atlantique Temps plein

**Informations sur l'offre**:

- Publish on 08/12/22
- (Ref : S-53968A)
Bâtiment Jean-Baptiste Daviais
- 8,rue Sully
- Nantes
Service gestion du patrimoine bâti
- Sous la responsabilité hierarchique du chef du service gestion du patrimoine bâti

**Profil souhaité**:

- Filière Administrative
- Catégorie C
- Cadre d'emploi : Adjoint-es administratif-ves

**Répondre à cette offre**:

- Date limite : 13/01/23
***

**Le service gestion patrimoine bâti a pour missions de : mettre à disposition des services du Département les locaux, en propriété et location, nécessaires à la réalisation de leurs missions, assurer la gestion immobilière et locative du parc, accompagner les unités bâtiments au territoire dans leur mission d'entretien des bâtiments (élaboration et suivi des marchés structurants, expertise hygiène et sécurité, maintenance, bureau d’études), piloter des études et diagnostics thématiques transversaux, assurer l’entretien et les opérations de restauration des monuments historiques.**

***
**Le département de Loire-Atlantique recherche pour son service gestion du patrimoine bâti un-e assistant-e administratif-ve pour**:
***
- **Apporter une aide en matière d’organisation générale, de gestion, de communication et d’accueil pour l’ensemble des activités administratives du service et avoir la charge des missions d’appui.**
***:

- **Assurer la continuité du secrétariat des services budget et moyens financiers et énergie des bâtiments (en l’absence du secrétariat).**
***

**Vos missions**:
**Assistance à la coordination et à l’organisation du service**:

- Enregistrer et classer les courriers « arrivée et départ », gérer les délais, traiter et diffuser l’information ; gérer et suivre les courriers et bons de commandes sortants, gérer la base documentaire liée à l’astreinte
- Gérer les agendas avec une attention particulière sur la gestion du service, planifier les réunions, rédiger des comptes-rendus de réunion, établir les plannings d’astreinte
- Rédiger des courriers, mettre en forme tous types de documents (tableau, diaporama, photographies, tableaux de suivi) pour des présentations à destination des élu-es et directeur-rices
- Assurer l’accueil téléphonique et physique, orienter les interlocuteurs internes et externes

**Commission permanente**:

- Recenser les affaires à l’ordre du jour auprès des gestionnaires de dossiers, relancer, et suivre dans le tableau de validation des commissions permanentes, en lien avec la Direction et la sous-direction des opérations immobilières
- S’assurer de la cohérence rédactionnelle, mettre en forme les rapports et délibération (AIRdélib) et procéder aux demandes de validation

**Commande publique**:

- Rédiger, éditer, envoyer les bons de commande (Gima/Admimail/Atexo), assurer un suivi dans le tableau.
- Accompagner spécifiquement les agents de l’unité commande publique dans le cadre de la passation et/ou de l’exécution des marchés transversaux.
- Être le correspondant pour le contrôle de la légalité des pièces de marchés.

**Références au sein du service**:

- Etre référent.e sur le logiciel Admimail (parapheur électronique) : aider les utilisateurs, créer, transmettre, tracer les courriers et les notes, les archiver) et garantir l’usage de la procédure des courriers (appliquer les chartes graphique et bureautique)
- Être le.la correspondant-e archives des documents papiers ou informatiques

**Transversalité entre services de la direction**:

- Travailler en binôme avec le secrétariat des services budget et moyens financiers et énergie des bâtiments pour assurer la continuité du secrétariat

**Compétences attendues**:

- Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook), les logiciels métiers (Airdelib, Admimail, Atexo, Astre) et techniques de secrétariat.
- Vous êtes dotée-e d'une aisance et d'une rigueur dans la rédaction
- Vous possédez des qualités relationnelles et vous êtes doté-e d'une capacité d’organisation
- Vous avez le goût pour le travail en équipe
- Vous savez respecter les obligations de discrétion et de confidentialité
- L'engagement du Département de Loire-Atlantique dans la lutte contre les discriminations et pour l'égalité entre les femmes et les hommes constitue l'une des priorités de son projet stratégique._

Répondre par ce site

***

Ou par courrier, à l'attention de:

- Monsieur le Président du Département de Loire-Atlantique
Direction des Ressources Humaines,
Service Emploi et Compétences
3 Quai Ceineray, CS 94109
44041 Nantes cedex 1

**Vos contacts**
Madame Claudine CHADEVILLE
Chargée de recrutement - Service emploi et compétences
02 40 99 12 01
Monsieur Quentin AILLOT
Chef du service gestion du patrimoine bâti
02 40 99 10 52
Madame Carole GILLES
Adjointe au chef du service gestion du patrimoine bâti
02 40 99 15 51

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