Secrétaire Pédagogique Ifmem à 50 %

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Secrétaire pédagogique IFMEM à 50 % (F/H)

**CONTRAT**

CDD

**DESCRIPTIF**

Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles
- Liaisons hiérarchiques : directeur général de la direction commune, coordonnatrice

générale des activités de soin et de formation de la direction commune, directeurs des

soins des instituts de formation du GHT YN, adjointe de direction des instituts de

formation du GHT YN, responsable de formation de la filière MERM,
- Liaisons fonctionnelles : équipe de direction de la direction commune, coordonnateurs

pédagogiques, équipes pédagogiques, administrative et support des instituts de formation

du GHT YN; services supports des établissements de la direction commune
- Tutelles : ARS, CRIF, Conseil Département 78/92, UVSQ.

Activités:

- Collaboration directe avec la responsable de la formation pour la gestion administrative

et financière de linstitut (suivi du paiement des intervenants en formation initiale et

continue, la DIRECCTE, la DRESS, suivi de la facturation de la formation continue),
- Accueil des personnes (étudiants, intervenants, usagers, etc.)
- Organisation et participation aux réunions institutionnelles, journée porte ouverte,

événements annuels (salon des étudiants pour la promotion de linstitut et de la

formation),
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine, mise en forme des

documents, réalisation des comptes rendus des instances, jury (enregistrement, tri,

traitement, diffusion, archivage),
- Gestion administrative de la sélection des étudiants, de leur inscription à lIFMEM et à

lUVSQ (référente PARCOURSUP),
- Gestion et suivi des dossiers de demande de bourses (référent bourse) auprès du CRIF,

Gestion des dossiers scolaires,
- Collaboration directe avec la coordinatrice des stages pour la gestion des stages des

étudiants (demandes de stage, envoi des courriers, conventions annuelles),
- Collaboration dans lorganisation des instances (ICOGI, section compétente pour le

traitement des situations individuelles des étudiants, section disciplinaire, section de vie

étudiante),
- Implication dans la démarche qualité de linstitut en formation initiale et continue

(QUALIOPI, DATADOCK, ODPC etc)
- Gestion des « dosifilms » en lien avec les responsables de promotion et la personne

compétente en radioprotection du CHIPS,
- Collaboration avec le service de médecine de santé au travail lors des inscriptions des

étudiants (transmission des dossiers médicaux, planification des rendez-vous avec le

service de santé au travail).

Savoir-faire:

- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion

documentaire
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine

de compétence
- S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)

Connaissances requises:

- Communication, relations interpersonnelles,
- Accueil téléphonique,
- Bureautique,
- Classement et archivistique,
- Organisation et fonctionnement interne de linstitut, des IF du GHT, et de létablissement

support,
- Secrétariat,
- Démarche qualité.

Niveau de compétence attendu:

- Baccalauréat secrétariat et gestion

GHT

Savoir-être:

- Avoir le sens de communication, et des rapports humains,
- Avoir le sens de lorganisation, de la gestion du temps,
- Faire preuve dinitiatives, dadaptabilité,
- Posséder un esprit constructif,
- Etre rigoureux.

Tendance dévolution du poste:

- Travail en réseau.

Horaires de travail:

- Poste à temps partiel
- Amplitude de travail et horaires : amplitude de 7 h 00
- Forfait RTT au prorata du nombre dheures travaillées
- Télétravail possible si crise sanitaire et sous réserve de validation de la direction des instituts

et des ressources humaines de létablissement support.

**PERSONNE À CONTACTER**

**ETABLISSEMENT**

Centre hospitalier intercommunal de Poissy-Saint-Germain-en-Laye > Site hospitalier de Poissy
10 rue du champ Gaillard, CS 73082
78303 POISSY