Ou Un Secrétaire Médico-social

Missions

La Direction de l’Action Sociale de proximité s’inscrit au centre des politiques départementales de solidarité en proximité de la population grâce au maillage territorial dense et de qualité au travers des Espaces solidarité dans le Haut-Rhin, et Unités territoriales d’action médico-sociale dans le Bas-Rhin.

Elle est structurée par des valeurs fortes, notamment autour d’un accueil inconditionnel et humain ainsi que l’accompagnement globale de la population en difficulté.
Elle est également attentive à l’observation partagée et territorialisée des publics, pour comprendre les évolutions sociétales et adapter les réponses en conséquence et à la mise en compétence permanente des professionnels sur le travail social.
- Assure la fonction d'accueil, d'orientation et d'accompagnement à l'accès aux droits des usagers
- Prend en charge les activités multiples de secrétariat dans un souci permanent de fiabilité et de qualité relationnelle
- Assiste les travailleurs médico-sociaux et les cadres de l'UTAMS présents sur le territoire
- Met en oeuvre la politique du Service Public Alsacien de la collectivité notamment dans le cadre de l'Accueil Médico-Social (AMS)

Fonction

**Accueil**:

- accueille et oriente le public téléphoniquement et sur place
- évalue l'urgence
- apporte une première réponse à l'usager (proposition de rendez-vous, permanence, sollicitations de l'assistant social d'astreinte, du responsable d'équipe)
- apporte un appui dans les démarches administratives selon les dispositions de l'AMS
- s'assure de la bonne transmission des messages aux travailleurs médico-sociaux de l'UTAMS et d'une réponse apportée à l'usager
- contribue à la qualité de service rendu à l'usager

**Secrétariat**:

- réalise et met en forme des travaux de bureautique : enquêtes, rapports, relevés de décision, compte-rendus de réunions, courriers...
- assure des tâches de classement, de mise à jour et d'exploitation des fichiers manuels et informatiques
- élabore des statistiques et saisit les données
- réceptionne et enregistre informatiquement les courriers et les demandes d'enquêtes
- affranchit le courrier partant et renseigne le tableau mensuel
- assure l'instruction et la saisie de documents administratifs : demande de RSA, de Fonds d'Aide aux Jeunes, des demandes d'Aide Sociale à l'Enfance et autres formulaires d'accès à des droits administratifs

**Gestion**:

- participe à la gestion du dispositif RSA
- contribue à la gestion des dispositifs déconcentrés confiés à l'UTAMS selon l'organisation interne de l'UTAMS (AFASE, FAJ, AED, secours exceptionnels,...)
- gère le planning des rendez-vous des travailleurs médico-sociaux
- gère le planning d'occupation des salles de réunion, des bureaux mis à disposition des partenaires...
- peut renseigner et mettre à jour différents documents de communication interne (site Intranet, espace collaboratif, plaquette UTAMS)
- vient en appui du secrétariat de direction

**Collaboration et coordination**:

- collabore avec tous les partenaires dans l'unité de travail, coordonne et transmet les informations, prend les rendez-vous

**Réunions**:

- organise et planifie des réunions
- assure la préparation matérielle de certaines réunions
- prend des notes et rédige les comptes rendus des réunions auxquelles elle/il assiste

Profil recherché

**Savoir**:

- bonne maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Outlook)
- bonne connaissance des techniques de communication
- bonne connaissance de la législation sociale et protection de l'enfance

**Savoir-faire**:

- capacité à analyser la demande et à évaluer l'urgence
- facultés d'adaptation rapide aux exigences du métier
- sens de l'organisation
- capacité d'initiative
- rigueur et soin dans son travail
- fiabilité et rapidité d'exécution
- capacité à se situer dans l'institution

**Savoir-être**:

- sens de l'accueil et des relations
- ouverture d'esprit
- souplesse et capacité d'adaptation
- discrétion
- disponibilité
- maîtrise de soi
- esprit d'équipe

Statut et particularités liées au poste
- Le poste est à pourvoir à temps complet, sa résidence administrative est basée au sein du CMS de Saverne, 39 Rue de Dettwiller à Saverne
- Le recrutement se fera prioritairement par voie statutaire et à défaut par voie contractuelle dans le cadre d'emploi des Rédacteurs territoriaux
- Le permis B est obligatoire, des déplacements occasionnels sont à prévoir sur le secteur d'intervention. Il est possible d'utiliser un véhicule de service, selon disponibilité
- Le poste ouvre droit au versement d'une NBI de 10 points au titre des fonctions d'accueil exercées à titre principal

20/07/2023