Assistant.e Administrative

PRÉSENTATION - MISSIONS

Vous assisterez la Directrice, la Directrice adjointe et les responsables de service pour l’ensemble des tâches administratives et financières, en lien avec les médiathèques de Meudon centre et Meudon-la-Forêt ainsi que l’espace numérique, le Lab et l’école du numérique Micro-Folie. Vous serez chargé(e) du suivi administratif des achats des matériels et projets informatiques et numériques pour les écoles.
- Activités administratives - Secrétariat général (accueil téléphonique à la médiathèque, mails, plannings, rapports, notes, affichage, parapheurs ) - Gestion administrative (mise sous pli, diffusion de documents, suivi des contrats ) - Tâches bibliothéconomiques (réservations, bulletinage des revues, suivi des rappels ) - Référent(e) du logiciel de gestion du temps de travail - Participation au service public selon les besoins du service - Suivi des conventions de mise à disposition des espaces ou de partenariat, mécénat de la direction
- Gestion budgétaire et comptable - Saisie de bons de commande, factures et régie de recettes - Relation fournisseurs - Référent du service des finances - Suivi des demandes de subvention
- Gestion du bâtiment - Suivi de la maintenance en relation avec les services techniques - Commandes des fournitures et des produits d’entretien
- PROFIL RECHERCHÉ
- Titulaire d'un Bac ou équivalent, vous avez une connaissance ou un intérêt pour le secteur culturel. Vous disposez d’une formation et d’une expérience en gestion administrative et comptable. Vous maîtrisez les techniques de gestion administrative (rédaction de courrier, compte-rendu, classement, planification ) et comptable dans le secteur public (comptabilité, finance et marchés publics), et disposez d’un bon niveau sur les outils bureautiques (word, excel, logiciels RH et finances). Doté(e) d’un bon relationnel, vous êtes à l’aise dans l’accueil du public et savez travailler aussi bien en équipe qu’en autonomie. Vous êtes organisée, méthodique et discrète.
- CONDITIONS PARTICULIÈRES D’EXERCICE
- Poste basé à la Médiathèque de Meudon centre, avec déplacements réguliers sur les autres sites (la médiathèque de Meudon-la-Forêt, l’espace numérique et l’école du numérique) selon les plannings, missions ou projets.