Cdd Coordinateur.trice Evènements

Dans le cadre de la stratégfie et des directives de la Direction, le Service Congrès, Evènements et Séminaires assure un rôle de support et d’expertise auprès des partenaires internes en:

- Coordonnant et optimisant les relations / échanges entre les prestataires externes et les demandeurs internes afin d’assurer une organisation optimale et une prestation de qualité opérationnelle et logistique de l’ensemble des manifestations : congrès nationaux et internationaux, symposia, séminaires et autres réunions professionnelles.
- Dans le respect des procédures internes, de la réglementation en vigueur et des procédures d’éthique, de conformité et de transparence.

**Activités principales**
- Dans le respect des procédures internes, de la réglementation en vigueur, des procédures d’Ethique, de Conformité et de Transparence, le/la Coordinateur(trice) Evénements Sr. assure la gestion et l’organisation opérationnelles et logistiques des congrès nationaux/internationaux et des stand-alones.
- Coordonne les opérations entre les prestataires externes et les demandeurs internes.

**Responsabilités**
- Véritable chef d’orchestre de l’organisation des manifestations, gère les opérations avec les collaborateurs internes et les partenaires/prestataires sélectionnés (agences référencées, organisateurs de congrès, ressources externes..).
- Gère les dossiers dont il a la charge de A à Z (planification, suivi, réalisation, facturation.), pilote la logistique et anime les équipes dédiées.
- Apporte un savoir-faire et une expertise dans l’organisation d’évènements en gardant pour principal objectif la satisfaction des clients internes et externes.
- Est à l’écoute des attentes des clients internes et fait en sorte de les orienter vers la solution la plus appropriée pour AbbVie.
- Maîtrise les outils mis à disposition par l’entreprise dans le cadre de ses fonctions (Atrium, Veeva.), les bases de données et est capable de délivrer les données nécessaires au pilotage de l’activité.
- Est le garant du respect des process afin d’éviter les écarts qui pourraient en découler.
- Respecte les procédures « Ethique et Conformité », DRH, Finance ainsi que les règles DMOS et les procédures « métiers »
- Est en mesure de remettre l’ensemble des documents conformes et nécessaires en cas d’Audit.
- Assure un suivi administratif des opérations dans le respect des process.
- Est le garant budgétaire des opérations.
- Dans le cadre des congrès / stand-alone organisés par le service, peut être amené à se déplacer sur le lieu de l’événement.
- Est un acteur impliqué dans les projets d’amélioration continue, est force de propositions.

**Qualifications**
- Vous avez une formation Bac+5, en Ecole de Commerce ou Université.
- Vous justifiez d’une expérience événementielle dans l’industrie pharmaceutique (laboratoire et/ou agence) de 5 ans minimum.
- Vous êtes rigoureux et méthodique.
- Vous êtes curieux-se et motivé-e, vous avez une forte capacité d’adaptation, et vous savez faire preuve d’esprit critique.
- Vous aimez le travail en équipe tout en étant autonome et responsable de vos tâches.
- Vous avez de solides compétences en communication écrite et orale et vous êtes capable de synthétiser.
- Vous maitrisez les logiciels du pack Office.