Assistant Admnistratif

**Assistant(e) administratif(ve) - (H/F)**
Cadre d’emploi filière administrative (catégorie C)

Avoir une bonne connaissance du
secteur scolaire, péri
- extrascolaires,
et de ses acteurs.

Être rigoureux et méthodique.

Savoir faire preuve d’adaptations et
de compréhension, tout en
garantissant les obligations du
service public et de la collectivité.

Avoir le sens du travail en équipe

Avoir des qualités rédactionnelles

Maîtrise des outils bureautiques.

Connaître et maitriser les progiciels
de gestion de la scolarité (CIRIL
Enfance, Arpège CONCERTO,)

Être force de propositions et savoir
prendre des initiatives.

Rémunération statutaire
Régime indemnitaire
Restauration collective
CNAS

Poste à pourvoir au:
**21/07/2023**
Sous la responsabilité du chef de service Education au sein de la direction Enfance, vous accueillez,
orientez et assurez la gestion administrative du service.

Vous faites preuve d’une grande discrétion, de rigueur, de capacités d’adaptation et d’un sens avéré
du travail en équipe afin d’assurer la qualité et la continuité de service (cohésion d’équipe,
solidarités ). Vous respectez les procédures internes et externes (arborescence service, utilisation
des progiciels, trames )
Vous maîtrisez l’outil bureautique notamment le progiciel Enfance (CIRIL, Excel, Word et Outlook,
).
Rigoureux et organisé, vous avez la capacité de vous adapter à vos différents interlocuteurs. Vous êtes
force de proposition dans l’évolution du service.

**Accueillir les publics du service**:

- Assurer l’accueil physique, téléphonique et numérique du service
- ****:

- Accompagner les familles dans la maitrise du portail famille.- Collaborer avec les autres agents d’accueil et de gestion administrative, et particulièrement

avec le pôle accueil du Beffroi****:

- Corriger, suivre et mettre à jour les supports d’information interne et externe (site internet,

portail familles, affiches, intranet )****:

- Apprécier les priorités et adapter les démarches en cas d’urgences****:

- Gérer les situations de stress, réguler les tensions en conservant une posture rassurante et
- apaisante
- ***

**Gestion des inscriptions aux activités, saisie de documents et suivi administratif**:

- Assurer la gestion du courrier et des courriels du service (arrivée/départ) et le suivre.- Planifier les rendez-vous et suivre l’agenda relatif à l’activité du service (inscriptions et
- dérogations, scolaires, séjours vacances, semaine citoyenneté,).- Gérer les différentes inscriptions (scolaire, péri-extrascolaire, séjours,) via le progiciel

Enfance notamment et les suivre.****:

- Alimenter les tableaux de bord liés aux activités (majorations dues aux inscriptions hors délais,

effectifs scolaires et activités diverses en tenant compte des seuils et du règlement intérieur ).****:

- Piloter l’organisation des temps forts en direction de la communauté éducative (réception

rentrée scolaire, cérémonie CM2,)

**Gestion administrative de l’activité du service**:

- Mettre à jour, corriger et diffuser les fichiers du service (parents élus, dossier directeurs ).****:

- Concevoir et éditer des courriers de réponses aux usagers.****:

- Réaliser des travaux bureautiques (mailing, publipostage, tableaux )****:

- Assurer l’organisation logistique de réunions (réservation de lieux, convocations, invitations,
- listing de présence ),- Classer, archiver ou détruire les documents du service
- Garantir la préservation des données personnelles saisies et confiées au service (RGPD et
- devoir de discrétion)- Contribuer au contrôle annuel sur la scolarisation des enfants de 3 à 16 ans.
- Assurer l’administration du progiciel Enfance, et contribuer au développement des nouvelles

fonctionnalités (Onde, Api, requêtes,)

Merci d’adresser votre lettre de motivation et votre CV uniquement par mail à l’adresse:

- Travail en bureau et/ou guichet d’accueil
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Assiduité en présentielle
- Echéances de travail dépendant du cycle scolaire