Hôte D’accueil/assistant Administratif

Il y a 2 mois


Le Havre, France FIM CCI Formation Normandie Temps plein

Poste : CDI
Rattachement : CCI OUEST NORMANDIE
Positionnement du poste : Niveau 4
Emploi de rattachement : Assistant(e) spécialisé(e)
Temps de travail : Temps plein
Lieu de travail : Saint-Lô Campus 2
A pourvoir : dès que possible

**FINALITE**:

- Première commerciale de l’entreprise.
- Assurer l’accueil physique et téléphonique

**MISSIONS**:
**Accueil Téléphonique**
- Tenir le standard téléphonique aux horaires définis
- Organiser la documentation nécessaire (Listes N° tél, modes opératoires des équipements, )
- Assurer la bonne orientation des demandeurs
- Enregistrer les insatisfactions

Accueil physique
- Accueillir les visiteurs (internes et externes)
- Donner une information de premier niveau et orienter les visiteurs vers le bon interlocuteur
- S’assurer de la bonne gestion de l’espace d’accueil (documentation, affichage, confort, propreté, )
- Enregistrer les insatisfactions

**Secrétariat**
- Réceptionner, ouvrir et enregistrer le courrier quotidien
- Relever et diffuser les documents reçus sur la messagerie générale et les télécopies
- Classer les divers documents
- Mettre en forme des courriers et documents divers

**Gestion des ressources matérielles**
- Informer sur les équipements disponibles
- Gérer les réservations ponctuelles de salles et matériels
- Planifier l’utilisation des véhicules de service
- Centraliser les incidents et risques identifiés sur le site
- Recueillir les dysfonctionnements et les diffuser

Assister les assistantes administratives
- Participer à l’organisation administrative et la mise en œuvre des actions de la filière THR notamment sur la formation continue (convention, convocation, préparation des dossiers administratifs et pédagogiques, édition des documents, facturation et clôture de l’action)
- Gestion documentaire, classement et archivage (Tenir les dossiers d’action de formation, classer les pièces administratives des dossiers, gérer la documentation, archiver les dossiers)
- Assurer le secrétariat général (Répondre aux demandes d’information, relayer vers les conseillers ou les responsables filière les demandes de renseignements, rédiger ou répondre aux courriers courants, assurer le secrétariat courant, extraire sur demande les informations stockées dans le logiciel administratif)
- Assistance aux travaux pédagogiques (mettre en forme et assurer la reprographie des supports de formation selon les besoins de la formation continue, préparer les documents de liaison avec les clients)
- Selon les besoins spécifiques pour le site Préparation logistique (Préparer la salle (matériel, chevalets,), organiser des manifestations et réunions

Participation à la vie du site
- Se tenir informé(e) sur les produits et action de communication du site
- Faire respecter les consignes
- Participer aux actions de progrès et de Développement Durable

**PROFIL RECHERCHE**:

- BAC+2 en secrétariat, assistant de gestion
- Excellent sens du service
- Bonne maîtrise des outils bureautique
- Organisation, rigueur, méthode, autonomie
- Bonne capacité d’anticipation et de réaction
- Une première expérience réussie dans l’environnement formation serait appréciée

**Candidature : lettre de motivation et CV à adresser à**:
Madame Magalie BARBE, Responsable RH de la CCI OUEST NORMANDIE



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