Ou Une Secrétaire-assistante

Missions

La Direction de l'Autonomie a en charge le pilotage stratégique de la politique départementale en faveur des personnes âgées et handicapées. Elle est compétente pour:

- Informer les usagers en perte d’autonomie et leurs familles sur leurs droits, les prestations, en lien avec les partenaires et avec les services territorialisés
- Réceptionner les demandes des usagers, les instruire et évaluer leurs besoins en matière de compensation de la perte d’autonomie
- Assurer la gestion et le versement des allocations compensatrices
- Proposer des parcours et accompagner la perte d’autonomie en mobilisant des partenariats départementaux et locaux, des solutions innovantes et en contribuant à l’adaptation de l’environnement aux enjeux de vieillissement et de handicap.

Le Secrétaire-assistant apporte une assistance au Pilote et aux gestionnaires de cas en matière d'organisation et de gestion administrative
Il assiste le Pilote dans la mise en oeuvre du dispositif MAIA et dans la mission de coordination sur le territoire
Il assure également la gestion administrative et logistique du site MAIA.

Fonction

Son activité se décline comme suit:
**Fonction accueil guichet intégré**:

- Accueil téléphonique, procédure multi-dimensionelle rapide, orientation des publics et des professionnels, assurer le suivi de chaque demande et veiller à la mise à jour permanente des contacts du territoire...

**Appui au Pilote**:

- Organisation agendas, déplacements, planification des réunions thématiques et de communication, assurer l'organisation et le suivi des tables tactiques, ILCA, mise à jour des outils et suivi statistique de l'activité du site, soutien au déploiement des outils SI, participation à la mise en oeuvre des projets et manifestations du territoire, participations aux groupes de travail, rédaction des compte rendus adaptés aux besoins...

**Assistance aux gestionnaires de cas**:

- Téléphone, courrier, dossiers, enregistrement de l'activité, organisation des circuits APA ou autres dispositifs, suivi des listes d'attente...

**Assistance administrative**:

- Gestion du courrier, du classement, des mails, remplacements, absences et congés, gestion des véhicules de service, gestion de la logistique du site MAIA

Profil recherché

**Savoir**:

- Connaître la terminologie du champ sanitaire et social spécifique aux personnes âgées
- Connaître l'ensemble des partenaires locaux, leur champ d'intervention et leurs missions
- Notion des politiques et de l'organisation de la collectivité
- Notion sur la législation sociale et les dispositifs existants
- Expérience en secrétariat, maitrise des outils bureautique et de communication

**Savoir-faire**:

- Maitriser les techniques d'entretien multidimensionnelle rapide : savoir communiquer avec tout type d 'interlocuteur, empathie, écoute, sens du contact, qualités relationnelles
- Savoir rendre compte, rigueur, organisation, savoir analyser et synthétiser
- Savoir travailler en équipe et en partenariat
- Bonne connaissance des techniques de secrétariat
- Bonnes qualités rédactionnelles (expression, orthographe)
- Connaissance des outils interactifs : Teams...
- Maîtrise des logiciels, WORD, EXCEL, POWERPOINT

**Savoir-être**:

- Forte compétence relationnelle
- Disponibilité,
- Discrétion professionnelle
- Sens des responsabilités
- Autonomie et Adaptabilité
- Curiosité professionnelle et esprit d'initiative
- Maitrise de soi et prise de recul

Statut et particularités liées au poste

Poste ouvert dans le cadre d'un CDD d'une durée d'un an, à pourvoir à temps complet

Résidence administrative fixée à Saverne : (10 rue de Gottenhouse)

Des connaissances dans le champ de la personne âgée seront appréciées

Nécessité de disposer d'un schéma vaccinal complet contre la COVID 19.

01/03/2023