Administrative Assistant

il y a 4 heures

Paris, France U.S. Embassy & Consulates in France Temps plein

**Duties**:
The position is the Administrative Assistant for the Deputy Chief of Mission (DCM) of the U.S. Mission to UNESCO. The incumbent reports directly to the DCM and works closely with the Ambassador's Admin Assistant and the Mission's Administrative and Protocol Assistant (PC-4014). The incumbent performs a wide range of administrative, operational, and technical program support functions that facilitate the overall efficiency and effectiveness of the U.S. Mission. The work requires knowledge of administrative, operations, and program support principles, a strong command of the English language, superior interpersonal skills, and in-depth knowledge of standard office computer software programs.

**Assistance to the DCM (60%)**
- Manages the DCM's calendar, schedules, and appointments.
- Screens all incoming calls, referring to other sections and officers when appropriate.
- Coordinates with the Ambassador's Admin Assistant and the Mission's Administrative and Protocol Assistant to provide the full range of administrative and secretarial support to the DCM and Ambassador and to ensure the smooth functioning of the USUNESCO Executive Office.
- Reviews, drafts, and responds to correspondence for approval within the area of authority.
- Proofreads and edits documents for accuracy, formatting, clearances, style, and compliance with regulations.
- Routes official communication to the appropriate points of contact.
- Provides back-up to the Ambassador's Admin Assistant as needed and the Administrative and Protocol Assistant, as needed.
- Reviews daily cable traffic and flag action items for the Mission.
- Prepares travel orders, hotel and transportation reservations, and travel vouchers.
- Coordinates with DCM Residence staff on all events, including sending invitations, preparing guest lists and seating charts, notifying the Regional Security Office (RSO) for access requests, and filing representation vouchers.
- Maintain Executive Office files and records disposition schedules.
- Assists with administrative preparation for major UNESCO meetings, including (but not limited to) the semi-annual UNESCO Executive Board sessions and the biennial UNESCO General Conference.
- Liaises with Tri-Mission Management (TMM) members on management issues related to USUNESCO.
- Serves as timekeeper for the DCM and the Administrative and Protocol Assistant, and serve as back-up Mission timekeeper as needed.
- Provides support to USUNESCO Officers; and
- Escorts visitors to and from the USUNESCO Executive Office.

**Travel and Budget Support (20%)**
- Assists with numerous official visitors to USUNESCO, including by clearing e-Country Clearance requests, working with the Tri-Mission Management Visit Support Unit on hotel accommodations and local transportation, and scheduling appointments for official visitors.

**Mission Workflow Management (20%)**
- Coordinates workflow between the USUNESCO Executive Office and the rest of the Mission and Tri-Mission, ensuring proper follow-up procedures are in place to meet deadlines.
- Supervises the flow of general information and meeting requests for the Mission.
- Provides work guidance to the Ambassador and DCM's drivers and to their executive Residence Staff.

**Qualifications and Evaluations**:

- Requirements:
**EXPERIENCE**:
At least 3 years of prior office management or secretarial experience is required.

Please note this announcement is simultaneously advertised with the substitution of experience for education (PARIS-2023-072 RS), please see details below:
A minimum of High school Diploma + a minimum of five (5) years of experience of prior office management or secretarial experience is required.

**KNOWLEDGE**:
Basic knowledge of UNESCO, multilateral systems, and local French culture.
- Education Requirements:
A minimum of two years of post-secondary school is required.

Please note this announcement is simultaneously advertised with the substitution of experience for education (PARIS-2023-072 RS), please see details below:
A minimum of High school Diploma + a minimum of five (5) years of experience of prior office management or secretarial experience is required.
- Evaluations:
- Qualifications:
**LANGUAGES**

**THESE WILL BE TESTED**

ENGLISH - Fluent - Speaking/Reading/Writing, may include the ability to translate

FRENCH - Good working knowledge - Speaking/Reading and Writing

**SKILLS & ABILITIES**

Excellent organizational skills. Ability to proofread and analyze information, prioritize and coordinate multiple tasks, and work independently and effectively in an often-high-pressure environment. Ability to communicate effectively. Ability to exercise sound and independent judgment on a wide range of administrative issues.

**Benefits and Other Info**:

- Benefits:

- Agency Benefits:
**SALARY**: the **annual gross salary includes**: the profit-sharing allowance, the vacation allowance, the bonus allowance and the “Comité d’Entreprise” allowance.

**MEAL TICKETS**: Meal t

  • Assistant chargé de relation clients

    il y a 1 mois

    Paris, France Assistant Rénov Temps plein

    Description du posteAfin d’accompagner la croissance de notre activité, nous recherchons un Assistant administratif et relation clients (H/F).Vous assurerez le service client de premier niveau incluant la prise en charge des appels entrants et le traitement des emailsVous assurerez des tâches administratives telles que la facturation, la réconciliation...

  • Chargé de Projet Mon Accompagnateur Rénov’

    il y a 4 semaines

    Paris, France Assistant Rénov Temps plein

    **Description de l'entreprise** Assistant Rénov’** est une filiale d’**Effy**, leader national de la rénovation énergétique pour les particuliers.** Créée en 2009, Effy connaît une forte accélération depuis son pivot B2C en 2019. La société compte aujourd’hui plus de 300 collaborateurs, 4500 pros partenaires et a réalisé plus de 800m€...

  • Assistant Administratif

    Il y a 6 mois

    Paris 19e, France Pôle Emploi Temps plein

    Centre de formation/établissement d'enseignement supérieur privé, basé à Paris, recherche un assistant administratif et comptable/assistante administrative et comptable. Poste stable est évolutif. - **Qualification**:Technicien - **Profil recherché**: - **Expérience**:1 an - **Formation**:Bac+2 ou équivalents - **Compétences recherchées**: -...

  • Assistant Administratif

    Il y a 6 mois

    Paris, France Pôle Emploi Temps plein

    Notre cabinet d'expertise-comptable recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre notre équipe. Responsabilités : - Assurer la numérisation et la gestion des pièces comptables des clients. - Numériser et indexer des documents papier. - Organiser et classer les fichiers numériques dans notre système de gestion documentaire. - Accueil...

  • Mission Visiteur Terrain Mon Accompagnateur Renov'

    il y a 4 jours

    Paris, France Assistant Rénov Temps plein

    **Description de l'entreprise** Assistant Rénov** est une filiale du Groupe Effy agréée Mon Accompagnateur Rénov' (MAR') depuis décembre 2023. En tant que MAR', Assistant Rénov accompagne des milliers de particuliers partout en France pour leurs projets de rénovation d'ampleur. Grâce à des auditeurs sur le terrain, ainsi que des équipes techniques...

  • Assistant/assistante Administratif/administrative

    Il y a 3 mois

    Paris, France EM LYON Business School Temps plein

    **Contexte**: Dans le cadre d'un remplacement, la Direction stratégique & développement recherche un/une: **Assistant/Assistante administratif/administrative F/H** **(CDD à temps plein)** **Ce que nous attendons de vous**: - Gestion administrative des programmes sur-mesure (suivi des temps et des charges dans l'ERP, ) : gérer et suivre les éléments...

  • Assistant Administratif

    Il y a 6 mois

    Paris, France Pôle Emploi Temps plein

    Pour une société spécialisée en plomberie/chauffagiste nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) administratif/ administrative. Vous avez un bon relationnel, vous êtes autonome, rigoureux(euse) et ponctuel(e). Vous possédez une EXCELLENTE MAITRISE DU FRANÇAIS RÉDACTIONNEL. Vos missions sur ce poste seront : - Accueil téléphonique et...

  • Assistant Administratif

    Il y a 2 mois

    Paris, Île-de-France beBee Professionals Temps plein 25 000 € - 35 000 €

    Rejoignez l'équipe de beBee Professionals à Paris et rejoignez-nous dans notre quête de qualité et d'excellence. Nous recherchons un Assistant Administratif pour renforcer notre équipe et nous aider à atteindre nos objectifs.Responsabilités :Accueil téléphonique et gestion des courriels entrants.Préparation et suivi des dossiers...

  • Assistant Administratif

    Il y a 6 mois

    Paris 16e, France PROSIGNAL POINT FORT FICHET Temps plein

    Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) pour notre société de serrurerie basée dans le 16ème. Ses principales missions seront: - la gestion administrative globale (classer les documents, traitements des mails etc..) - accueillir la clientèle - gestion du planning des techniciens - maitrise du Pack office ( et du logiciel 8 sens serait un...

  • Alternance Assistante administrative

    il y a 3 semaines

    Paris, France ISCOD Temps plein

    Recherche d'une Assistante Administrative pour préparer une formation diplômante reconnue par l'Etat de niveau 5 à niveau 7, en contrat d'apprentissage avec l'ISCOD.Les téléchargeables sont disponibles sur le site de l'ISCOD.Les téléchargements ont pour but de faciliter la préparation de la formation. Ils incluent :• Des documents de formation•...

  • Assistant Administratif de Support

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France beBee Professionals Temps plein 25 000 € - 35 000 €

    Rejoignez beBee Professionals à Paris, France et contribuez à la réussite de notre équipe en tant qu'assistant administratif.Nous recherchons un professionnel motivé pour renforcer notre équipe administrative. L'assistant administratif sera un support essentiel pour la gestion des tâches quotidiennes, y compris l'accueil téléphonique et...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 jours

    Paris, Île-de-France PARIS HABITAT Temps plein

    Compétences requisesInscrivez-vous si vous êtes:Rigoureux et organisé avec une bonne gestion des prioritésAptitude à gérer le stress et les situations complexesDiscrétion, confidentialité et capacité à maintenir la confidentialitéL'assistant(e) administratif(ve) assurera le secrétariat d'un directeur ainsi que la gestion administrative et...

  • Assistant Administratif

    Il y a 6 mois

    Paris, France Epitech Temps plein

    En tant qu'Assistant(e) administratif, vous aurez pour mission de: - Gestion du courrier - Assistanat classique - Gestion des mails - Gestion des services généraux - Gestion administrative - Mise à jour des données - Réception et accueil des visiteurs - Tri du courrier postal, dispatch et affranchissement des plis et des colis - Opérations de mise...

  • Alternance Assistant Administratif.

    il y a 3 semaines

    Paris, France ISCOD Temps plein

    L'assistant administratif, spécialiste de la médiation autour du voyage, sera chargé de préparer les formations diplômantes reconnues par l'Etat en niveau 5 à niveau 7. Les formations proposées incluent le Bac+2, Bachelor/Bac+3 ou Mastère/Bac+5. Salaire Le salaire est estimé à environ 25 000 €/an , selon les titres et les lieux de...

  • Alternance Assistant Administratif

    il y a 3 semaines

    Paris, France ISCOD Temps plein

    L'ISCOD, spécialiste de la formation en Digital Learning, recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour accompagner l'entreprise partenaire, acteur du secteur médical, dans sa croissance. Titre du poste Assistant administratif en contrat d'apprentissage Durée et lieu de travail Cette offre est accessible à partir du niveau 5 à niveau 7...

  • Assistant Administratif

    Il y a 7 mois

    Paris, France Pôle Emploi Temps plein

    Librairie papeterie du 92 recherche un ou une assistant(e) administratif (ve) et comptable pour assurer les missions suivantes : Partie administrative : assistance à la gestion du personnel avec le gérant et travaux préparatoires à la comptabilité : contrôle des caisses, remise des chèques et des espèces, vérification des relevés de factures,...

  • Chargé Commercial Mon Accompagnateur Rénov'

    il y a 3 semaines

    Paris, France Assistant Rénov Temps plein

    **Description de l'entreprise** Assistant Rénov **est une filiale du Groupe Effy agréée Mon Accompagnateur Rénov' (MAR') depuis décembre 2023. En tant que MAR', Assistant Rénov accompagne des milliers de particuliers partout en France pour leurs projets de rénovation d'ampleur. Grâce à des auditeurs sur le terrain, ainsi que des équipes techniques...

  • Assistant administratif

    Il y a 7 mois

    Paris, France Poulmaire avocat et fiduciaire Temps plein

    Poulmaire Gestion Fiduciaire, leader dans la gestion fiduciaire, recherche activement un(e) Assistant(e) Administratif(ve) en alternance pour renforcer notre équipe dynamique.Vos missionsEn tant qu'Assistant(e) Administratif(ve) au sein de notre entreprise, vous serez responsable des tâches suivantes :Gestion administrative : Assurer le suivi des dossiers,...

  • Assistant administratif

    Il y a 7 mois

    Paris, France Poulmaire avocat et fiduciaire Temps plein

    Poulmaire Gestion Fiduciaire, leader dans la gestion fiduciaire, recherche activement un(e) Assistant(e) Administratif(ve) en alternance pour renforcer notre équipe dynamique. Vos missions En tant qu'Assistant(e) Administratif(ve) au sein de notre entreprise, vous serez responsable des tâches suivantes : Gestion administrative : Assurer le suivi des...

  • Assistant administratif

    Il y a 7 mois

    Paris, France Poulmaire avocat et fiduciaire Temps plein

    Poulmaire Gestion Fiduciaire, leader dans la gestion fiduciaire, recherche activement un(e) Assistant(e) Administratif(ve) en alternance pour renforcer notre équipe dynamique. Vos missions En tant qu'Assistant(e) Administratif(ve) au sein de notre entreprise, vous serez responsable des tâches suivantes : Gestion administrative : Assurer le suivi des...