Administrative Assistant

Il y a 6 mois

Paris, France Internews Temps plein

**Location**:Paris

**Contract duration**:Full-time permanent contract

**Start date**:As soon as possible.

**Line manager**: Operations Manager

**Department**: Operations

**Job duration**:Full-time

**Salary range**: €25k-€30k

**About Internews**:
Internews is an international charity with administrative centres in California, Washington DC, London and Paris, as well as regional centres in Bangkok, Kiev and Nairobi. Founded in 1982, Internews currently has offices in Africa, Asia, Europe, the Middle East, Latin America and North America. The aim of our strategy is to strengthen the vitality of the information community.

We strive to support independent media in building resilience in the face of ever-increasing political, economic and security threats. We do this in a wide range of countries and political contexts, each of which requires a holistic, multi-faceted approach and tailored tools and strategies, based on our experience of regulation, digital safety and the protection of journalists, news broadcasters, the media, digital rights and internet freedoms, media sustainability and the fundamental principles of journalism and freedom of expression.

The conditions for a healthy media space are defined by access to reliable, accurate, fact-based information - information that is reliably accessible to all, information that is discerningly assessed by the public, valued by the public and sustained through reliable business models. Public authorities and the private sector have a duty to preserve these sustainable information spaces.

We work to ensure that companies and platforms respect their commitments to press freedom and the independence of journalists. For over 35 years, in more than 100 countries, Internews has worked to create healthy environments for media and information where they are needed most. We have proudly launched hundreds of sustainable organisations, empowered thousands of media professionals, activists, and citizens, and helped our partners reach millions of people with quality local news.

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**About the position**

Reporting to the Head of Operations in the Paris office and working closely with the Finance and Operations Department based in London, the Administrative Assistant will be responsible for all management tasks: administration, accounting, internal communications. He/she will act as the interface between the team in charge of operations and finance, employees, and the company's external partners.

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**Roles and responsibilities**

**Operations and finance (70%)**
- Support the operations and finance team.

o Checking and monitoring payments for invoices - Accounts payable for France

o Budget process
- o Year-end closing process (accounting and statutory audit)
- o Accounting procedures as part of the ERP system and accounting monitoring

o Cash management and réconciliations
- o Internal monthly and quarterly reports - Project donor reports

**Financial management of the programme (10%)**
- Support the operations and finance team.

o Processing expense claims that have been approved and budgeted for appropriately by the teams.
- o Monitoring payment transactions for the various grant agreements.

**General Administration : (20%)**
- Supporting the Operations Director
- o Supervision of general office and facilities management, including contract management.
- o Coordination of the setting up of suppliers and orders in the internal accounting system.
- o Coordinating the review of the procurement process (approval process, contracts and agreements) within the framework of our internal policies and procedures.

o Monitoring the archiving of the association's legal affairs department

o Other work as instructed.

**Training and skills required**

**Prerequisites**
- Training to Bac +2/3 level in administrative and commercial management with at least two years' experience.
- Mastery of the French language
- Proficiency in office automation tools, databases, spreadsheets, accounting software, specific software
- Knowledge of employment law and the legal and regulatory context of the sector (CCN)
- Good knowledge of management and accounting
- Excellent written and spoken English.
- Good organisational skills, ability to prioritise and meet deadlines.
- Ability to work to tight deadlines and manage crisis situations.
- Good listening and communication skills
- Discretion
- Organisation and rigour
- Ability to adapt
- Autonomy
- Initiative

**Desirable**
- Professional experience in an international NGO
- Good understanding of financial regulation and systems
- Other languages: Russian, Arabic, etc.

Applicants should submit a brief covering letter and a CV highlighting relevant experience.
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- The above job description is not intended to describe in detail all the tasks that may be assigned, but rather to give the jobholder a general idea of the responsibilities and expectations of the position. The essential functions of this position may change depending on

  • Assistant administratif et relation clients

    il y a 1 mois

    Paris, Île-de-France Assistant Rénov Temps plein

    Présentation du posteAfin de soutenir la croissance de notre activité, nous recherchons un Assistant administratif et relation clients (H/F) pour rejoindre notre équipe conviviale et dynamique.Compétences requisesBAC +2 ou BAC +3 avec une expérience dans la relation clientBonnes capacités de communication écrite et oraleEtat d'esprit positif et...

  • Assistant chargé de relation clients

    il y a 2 semaines

    Paris, France Assistant Rénov Temps plein

    Description du posteAfin d’accompagner la croissance de notre activité, nous recherchons un Assistant administratif et relation clients (H/F).Vous assurerez le service client de premier niveau incluant la prise en charge des appels entrants et le traitement des emailsVous assurerez des tâches administratives telles que la facturation, la réconciliation...

  • Chargé de Projet Mon Accompagnateur Rénov’

    il y a 1 semaine

    Paris, France Assistant Rénov Temps plein

    **Description de l'entreprise** Assistant Rénov’** est une filiale d’**Effy**, leader national de la rénovation énergétique pour les particuliers.** Créée en 2009, Effy connaît une forte accélération depuis son pivot B2C en 2019. La société compte aujourd’hui plus de 300 collaborateurs, 4500 pros partenaires et a réalisé plus de 800m€...

  • Assistant Administratif

    Il y a 5 mois

    Paris 19e, France Pôle Emploi Temps plein

    Centre de formation/établissement d'enseignement supérieur privé, basé à Paris, recherche un assistant administratif et comptable/assistante administrative et comptable. Poste stable est évolutif. - **Qualification**:Technicien - **Profil recherché**: - **Expérience**:1 an - **Formation**:Bac+2 ou équivalents - **Compétences recherchées**: -...

  • Assistant Administratif

    Il y a 5 mois

    Paris, France Pôle Emploi Temps plein

    Notre cabinet d'expertise-comptable recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre notre équipe. Responsabilités : - Assurer la numérisation et la gestion des pièces comptables des clients. - Numériser et indexer des documents papier. - Organiser et classer les fichiers numériques dans notre système de gestion documentaire. - Accueil...

  • Assistant/assistante Administratif/administrative

    Il y a 2 mois

    Paris, France EM LYON Business School Temps plein

    **Contexte**: Dans le cadre d'un remplacement, la Direction stratégique & développement recherche un/une: **Assistant/Assistante administratif/administrative F/H** **(CDD à temps plein)** **Ce que nous attendons de vous**: - Gestion administrative des programmes sur-mesure (suivi des temps et des charges dans l'ERP, ) : gérer et suivre les éléments...

  • Assistant Administratif

    Il y a 5 mois

    Paris, France Pôle Emploi Temps plein

    Pour une société spécialisée en plomberie/chauffagiste nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) administratif/ administrative. Vous avez un bon relationnel, vous êtes autonome, rigoureux(euse) et ponctuel(e). Vous possédez une EXCELLENTE MAITRISE DU FRANÇAIS RÉDACTIONNEL. Vos missions sur ce poste seront : - Accueil téléphonique et...

  • Assistant Administratif

    il y a 1 mois

    Paris, Île-de-France beBee Professionals Temps plein 25 000 € - 35 000 €

    Rejoignez l'équipe de beBee Professionals à Paris et rejoignez-nous dans notre quête de qualité et d'excellence. Nous recherchons un Assistant Administratif pour renforcer notre équipe et nous aider à atteindre nos objectifs.Responsabilités :Accueil téléphonique et gestion des courriels entrants.Préparation et suivi des dossiers...

  • Assistant Administratif

    Il y a 5 mois

    Paris 16e, France PROSIGNAL POINT FORT FICHET Temps plein

    Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) pour notre société de serrurerie basée dans le 16ème. Ses principales missions seront: - la gestion administrative globale (classer les documents, traitements des mails etc..) - accueillir la clientèle - gestion du planning des techniciens - maitrise du Pack office ( et du logiciel 8 sens serait un...

  • Alternance Assistante administrative

    il y a 1 jour

    Paris, France ISCOD Temps plein

    Recherche d'une Assistante Administrative pour préparer une formation diplômante reconnue par l'Etat de niveau 5 à niveau 7, en contrat d'apprentissage avec l'ISCOD.Les téléchargeables sont disponibles sur le site de l'ISCOD.Les téléchargements ont pour but de faciliter la préparation de la formation. Ils incluent :• Des documents de formation•...

  • Assistant administratif

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France INSTITUT EUROPEEN F2I Temps plein

    Rejoignez notre équipe dans le rôle d'assistant administratif.Description du posteVous rejoignez l'Institut Européen F2I, école du groupe IEF2I Education, dans le cadre d'un stage de formation professionnelle alternatif. Ce stage vous permettra de découvrir les différentes fonctions de l'administration et de développer vos compétences...

  • Chargé de Projet Mon Accompagnateur Rénov’

    Il y a 6 mois

    Paris, France Assistant Rénov Temps plein

    Description du posteAfin d’accompagner la croissance de notre activité, nous recherchons un chargé de projets pour devenir le conseiller privilégié de nos clients tout au long de leur parcours, et les accompagner dans leurs démarches administratives.Le poste inclut les missions suivantes :Relation Client Vous êtes l’interlocuteur privilégié du...

  • Administrative Assistant

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France Michael Page Temps plein

    Job Title: Administrative Assistant As an administrative assistant, you will be responsible for providing support to the team and ensuring the smooth operation of the office. Your duties will include answering phones, responding to emails, and performing various administrative tasks. If you are a detail-oriented and organized individual who is able to work...

  • Assistant administratif de conception

    il y a 3 semaines

    Paris, Île-de-France INSTITUT EUROPEEN F2I Temps plein

    Poste de Assistant administratif (H/F)Rejoignez l'INSTITUT EUROPEEN F2I, école du groupe IEF2I Education, et accompagnez-nous dans notre mission d'accompagner les élèves vers leur premier poste. Dans le cadre de notre programme d'apprentissage, nous sommes à la recherche d'un Assistant administratif (H/F) pour renforcer notre équipe...

  • Assistant comptable et administratif

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France Page Personnel Temps plein

    Assistant comptable et administratifAu sein du Service Financier de Page Personnel, l'Assistant comptable et administratif est responsable de la gestion des finances et de l'administration de l'entreprise. Les missions de cet emploi incluent la réfaction et l'enregistrement des factures intercos, l'enregistrement des cartes affaires, la...

  • Assistant Administratif

    Il y a 5 mois

    Paris, France Epitech Temps plein

    En tant qu'Assistant(e) administratif, vous aurez pour mission de: - Gestion du courrier - Assistanat classique - Gestion des mails - Gestion des services généraux - Gestion administrative - Mise à jour des données - Réception et accueil des visiteurs - Tri du courrier postal, dispatch et affranchissement des plis et des colis - Opérations de mise...

  • Alternance Assistant Administratif.

    il y a 1 jour

    Paris, France ISCOD Temps plein

    L'assistant administratif, spécialiste de la médiation autour du voyage, sera chargé de préparer les formations diplômantes reconnues par l'Etat en niveau 5 à niveau 7. Les formations proposées incluent le Bac+2, Bachelor/Bac+3 ou Mastère/Bac+5. Salaire Le salaire est estimé à environ 25 000 €/an , selon les titres et les lieux de...

  • Administrative Assistant

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France WISE RH Temps plein

    As an Administrative Assistant, you will be responsible for providing administrative support to the team. This includes tasks such as managing schedules, handling correspondence, and maintaining records.Key responsibilities:Manage schedules and calendarsHandle correspondence and communicationsMaintain accurate and up-to-date records

  • Assistant Administratif

    Il y a 6 mois

    Paris, France Pôle Emploi Temps plein

    Librairie papeterie du 92 recherche un ou une assistant(e) administratif (ve) et comptable pour assurer les missions suivantes : Partie administrative : assistance à la gestion du personnel avec le gérant et travaux préparatoires à la comptabilité : contrôle des caisses, remise des chèques et des espèces, vérification des relevés de factures,...

  • Alternance Assistant Administratif

    il y a 1 jour

    Paris, France ISCOD Temps plein

    L'ISCOD, spécialiste de la formation en Digital Learning, recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour accompagner l'entreprise partenaire, acteur du secteur médical, dans sa croissance. Titre du poste Assistant administratif en contrat d'apprentissage Durée et lieu de travail Cette offre est accessible à partir du niveau 5 à niveau 7...