Alternance : Assistant(E) Administrative de

Il y a 4 mois


Tours, France LES OCEADES Temps plein

**Mission**:
Véritable interface entre les stagiaires et l’équipe de l’IPMS, l’Assistant(e) administrative de formation prend en charge et s’assure de la bonne gestion administrative des dossiers des stagiaires et du bon déroulement des formations dont il (elle) a la charge.

**ACCUEIL**:

- Assure un accueil téléphonique et physique
- Renseigne sur l’offre de formation et les conditions d’accès
- Analyse et transmet les messages si l’interlocuteur ne peut être joint
- Participe aux journées portes ouvertes des établissements

**SUIVI ADMINISTRATIF DES FORMATIONS**:

- Collabore à la réponse client (données administratives et financières du secteur)
- Participe en cas d’accord à la mise en œuvre et au bon déroulement de l’action comme pour les autres formations de l’IPMS
- Assure son suivi en fonction des spécificités et contraintes
- Etablit les dossiers administratifs des stagiaires, assure leur suivi et archivage
- Elabore et transmet les documents obligatoirement liés au parcours du stagiaire (contrats, conventions, convocations, livret d’accueil, attestations etc.)
- Renseigne les informations sur Excel
- Etablit et assure la transmission des documents concernant les stagiaires aux coordinateurs (fiches d’émargements, attestations de présence etc.).
- Participe à l’ouverture de la formation
- Effectue le suivi des présences et transmets les éléments aux différents financeurs (OPCO, Pôle emploi, Régions, etc )
- Si nécessaire, prépare les conventions de stage en entreprise
- Prépare les avenants et en assure la saisie sur Excel
- Etablit les attestations de fin de formation, relevés d’acquis,
- Procède au classement et à l’archivage des dossiers

**GESTION FINANCIERE**:

- Assure la saisie des éléments financiers sur Excel
- Prépare et transmet les éléments nécessaires à la facturation au siège de l’IPMS (mode de financement, chèques, relevés d’heures etc.)
- Assure le suivi des règlements pour les stagiaires individuels payants et effectue les relances de premier niveau

Sous l’autorité du chef d’établissement support et de la direction de l’IPMS.

En collaboration avec les coordinateurs, les membres du bureau commun de gestion et les formateurs

**COMPETENCES**:

- Maîtriser les outils informatiques (Pack office, logiciel YPAREO)
- Savoir travailler en autonomie et en équipe
- Respecter les règles de confidentialités
- Être disponible, rigoureux, rapide, précis
- Avoir le sens de l’écoute
- Savoir gérer les priorités

Type d'emploi : Alternance

Rémunération : à partir de 700,00€ par mois

Lieu du poste : En présentiel



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    Il y a 3 mois


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    **Description du poste** - **Groupe Alternance TOURS**_vous aide à trouver **votre future entreprise **dans le cadre de votre BTS. - Inscription et scolarité gratuite - Titre de niveau 5 européen (niveau III RNCP) - **Profil**:_ - Rigoureux(se) - Organisé(e) - Sens de la communication - Autonome - Sens de la polyvalence - **Missions**:_ - Gestion de...


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    Nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Commercial(e) pour rejoindre notre équipe. Ce poste polyvalent offre l'opportunité de soutenir à la fois les fonctions administratives et commerciales de l'entreprise. *Duties* - Gérer les tâches administratives quotidiennes telles que la rédaction de documents et la gestion des dossiers. -...


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    **À propos de nous**: Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP), l’université de Tours est la **première université de la région Centre-Val de Loire.** Elle propose une offre de formation large, pluridisciplinaire, et interdisciplinaire et une recherche d’excellence reconnue. C’est aussi un établissement...


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    **_Les missions :_** - Réceptionner/transférer les appels, prendre les messages via la gestion des correspondances - Réceptionner, trier, diffuser l'information (téléphone, messagerie, courrier) - Création des dossiers salariés et suivi - Gestion du courrier - Gestion documentaire/archivage - Relances devis clients - Pointage mensuel factures (mail et...


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    Il y a 3 mois


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