Secrétaire D’élus.es

Vous assurerez le secrétariat de plusieurs adjoints et adjointes au maire en lien direct avec les services rattachés à leurs délégations.

**Catégorie**:
C

**Missions**:

- Accueil physique et téléphonique
- Assurer un filtrage, donner une réponse de premier niveau, prendre les messages
- Prendre les demandes de rendez-vous
- Réorienter vers les services concernés
- Tenir les adjoints informés
- Secrétariat des adjoints.es
- Tenir l’agenda des adjoints.es : prise de rendez-vous, mise à jour sur demande de l’adjoint.e
- Constituer les dossiers préparatoires pour la tenue des rendez-vous
- Organiser les réunions à la demande de l’adjoint
- Organiser les déplacements logistiques
- Participation à la préparation d’évènement spécifiques
- Rendre compte aux adjoints.es
- Gérer le courrier des adjoints.es
- Rédiger des courriers protocolaires (invitations, remerciements), accusés de réception, notes et comptes-rendus
- Assurer la réception, le suivi, le classement du courrier entrant/sortant
- Assurer l’organisation et le suivi du circuit des parapheurs
- Gestion logistique et administrative
- Assurer le traitement administratif et logistique des demandes de formation et de déplacement des adjoints
- Effectuer le classement des dossiers et l’archivage
- Assurer la gestion du matériel et fournitures
- Venir en appui au sein de l’équipe en cas de besoin pour tout type de mission.

**Compétences**:
- Organisation des services municipaux et des institutions intervenant sur le territoire
- Compétences et fonctionnement des collectivités territoriales
- Rôle et fonctionnement des instances municipales (conseil municipal ) et spécificité du travail avec les élus.es
- **
Savoir-faire**- Maîtrise des techniques de secrétariat, de classement, d’accueil
- Maîtrise des outils bureautiques
- Maitrise des règles de rédaction
- Capacité à gérer l’urgence, à hiérarchiser et à rendre compte
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Savoir-être et attitudes requises**- Travailler de manière autonome et en équipe
- Faire preuve de discrétion, sens du protocole et de disponibilité
- Disposer de qualités relationnelles (en particulier dans la relation à l’usager)
- Rigueur et sens de l’organisation
- Capacité d’adaptation et de réactivité

**Type de contrat**:
Poste non permanent (CDD)

07/07/2024