Secretaire Coordinatrice de Pole

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

SECRETAIRE COORDINATRICE DE POLE

**CONTRAT**

CDD

**DESCRIPTIF**

IDENTIFICATION DU POSTE

Grade : Secrétaire

Relation hiérarchique:
Directeur de l’Etablissement, Direction des Ressources Humaines et Cadre Supérieur de Santé.

Relations fonctionnelles:
L’équipe de Direction, le Directeur référent, le médecin chef de pôle, l’encadrement médical et paramédical, services administratifs, logistiques et techniques.

Présentation du service:
Pôle intersectoriel de personnes âgées de plus de 60 ans présentant des troubles psychiatriques, il se compose de:

- Les Erables : unité d'admission de 26 lits.
- Les Cèdres : unité d'hospitalisation de longue durée de 26 lits.
- L'EMPSA : équipe mobile psychiatrique du sujet âgé.
- L’Hôpital de Jour situé aux Erables

MISSIONS DU POSTE

Mission générale:

- Organiser pour un responsable hiérarchique et/ou fonctionnel ou pour une équipe, la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications liées au service ou suivi des dossiers, et gestion logistique.

Missions principales:
SECRETARIAT
- Réception et diffusion du courrier, prise de RV du CSS, classement et archivage, saisie et rédaction de courrier, création de documents de travail.
- Diffusion des documents de service.
- Mise à jour des différents supports de communication.

COORDINATION/COMMUNICATION/LOGISTIQUE
- Gestion des stocks de fournitures de bureau (commande, contrôle et suivi)
- Gestion d’utilisation des véhicules du service.
- Rédaction du tableau récapitulatif des demandes annuelles de travaux et matériel après recensement auprès des cadres de santé.
- Etablissement de documents divers : bons de travaux, bons croix marine, ordre de mission, demande de remboursements de frais,
- Gestion des états de frais mensuels des médecins, avec ordres de missions.
- Saisie informatique du suivi budgétaire : budgets investissements annuels, budget croix marine, budgets délégués.
- Rédaction des commandes et suivi des achats.
- Participation et préparation de différentes réunions polaires et extrapolaires (réunions de groupes de travail, de cadres de santé, conseils de pôle)
- Convocations, élaboration et diffusion de documents préparatoires, prise de notes, et compte rendus des réunions
- Aide à l’élaboration des dossiers de sorties thérapeutiques avec le personnel.
- Suivi régulier des dépenses du cercle culturel pour les Erables et les Cèdres avec remise de reliquat d'argent et justificatifs de dépenses à la Croix Marine.
- Coordination avec les directions fonctionnelles, entre la direction générale et le pôle, entre intra et extra, entre pôles
- Gestion et mise à jour des classeurs qualité

GESTION RESSOURCES HUMAINES
- Enregistrement des absences légales.
- Recensement et synthèse des souhaits de mobilité.
- Classement des dossiers administratifs du personnel.
- Suivi et tenue du tableau mensuel de présence des agents du pôle.
- Suivi du renouvellement de temps partiel pour les agents du pôle.
- Rédaction du tableau de présence des stagiaires (EAS, ESI, AMP).
- Accueil et encadrement des stagiaires BTS SP3S ou autres
- Enregistrement et suivi du plan de formation continue des agents du pôle.

BILAN D’ACTIVITE
- Collecte des données et établissement des statistiques nécessaires à la rédaction du bilan d’activité.
- Suivi des indicateurs relatifs au contrat de pôle.

Missions spécifiques:

- Activités secrétariat médical en l'absence de la secrétaire médicale : appels téléphoniques, transmissions messages concernant les médecins, certificats médicaux à transmettre au bureau des entrées, compte rendu et prises de RDV.
- Création de dossier, décloturer des dossiers pour les médecins.
- Suivi de l'activité médicale et paramédical de l'EMPSA.
- Secrétariat et tableaux concernant l'EMPSA.
- Gestion des conventions entre le CHS et l'EMPSA.
- Suivi des actions de formation continue.
- Suivi des budgets investissements, sorties thérapeutiques, cercle culturel et ergothérapie de la croix marine.
- Elaboration et suivi des tableaux de bords (contrat de Pôle, Formation Continue,).

COMPETENCES REQUISES

Aptitudes à:

- Accueillir et orienter des personnes, des groupes.
- S’exprimer en face à face auprès d’une ou plusieurs personnes.
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures.
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire.
- Maîtriser les outils bureautiques et informatiques.
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous.
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel.
- Rédiger et mettre en forme des notes, des documents et/ou des rapports, et des comptes rendus, des courriers, des bilans, des tableaux, relatifs à son domaine d