Secrétaire (F/H)

Il y a 2 mois


Paris, France Assistance Publique Hôpitaux de Paris Temps plein

Assurer les fonctions de secrétaire de l'UF EADM au sein d'une équipe de 12 personnes en lien avec les fournisseurs de produits de santé et les hôpitaux APHP.
**Les missions**:
accueil et gestion des appels téléphoniques
gestion des courriers et courriels à partir de documents types et mise à jour des courriers types, suivi de chronos
mise à jour de documents d'information affichés dans l'unité
classement et archivage
mise en forme et reproduction de documents
rédaction de CR de réunion
mise à disposition des documents ad hoc pour les réunions d'experts
gestion des agendas, prise de rendez-vous
mise à jour du fichier fournisseurs, des listes d'experts médico-soignants APHP (correspondants) de l'unité
**organisation de réunions**: réservation de salles et matériel informatique, préparation de documents, courriers d'invitation
liaison avec le service de maintenance (demande de maintenance sur SAP)
commande de fournitures
rédaction et mise à jour de procédures et documents techniques relatives à l'activité de l'UF
élaboration des tableaux d'information des résultats d'appel d'offres, en lien avec les experts de l'unité
contribution au bilan d'activité annuel et relevé d'indicateurs semestriel
suivi du circuit des dossiers de Marchés Négociés (MN) et gestion du tableau de bord des MN
gestion des documents qualité dans l'outil de gestion qualité (GED)
remplacement ciblé pour les taches identifiées urgentes de la secrétaire de l'UF EAM
**maitrise de l’outil informatique**:
Word - Excel - Power Point-Internet-Outlook-SAP
**Qualités professionnelles**:
Rigueur, sens de l’organisation, sens de l’anticipation
Capacité de synthèse
Sens du relationnel et sens du travail d’équipe
Adaptation à des situations d’urgence-métier
Facilité d’adaptation, autonomie, esprit d’initiative
Intégrité, confidentialité, discrétion
Assurer les fonctions de secrétaire de l'UF EADM au sein d'une équipe de 12 personnes en lien avec les fournisseurs de produits de santé et les hôpitaux APHP.
**Les missions**:
accueil et gestion des appels téléphoniques
gestion des courriers et courriels à partir de documents types et mise à jour des courriers types, suivi de chronos
mise à jour de documents d'information affichés dans l'unité
classement et archivage
mise en forme et reproduction de documents
rédaction de CR de réunion
mise à disposition des documents ad hoc pour les réunions d'experts
gestion des agendas, prise de rendez-vous
mise à jour du fichier fournisseurs, des listes d'experts médico-soignants APHP (correspondants) de l'unité
**organisation de réunions**: réservation de salles et matériel informatique, préparation de documents, courriers d'invitation
liaison avec le service de maintenance (demande de maintenance sur SAP)
commande de fournitures
rédaction et mise à jour de procédures et documents techniques relatives à l'activité de l'UF
élaboration des tableaux d'information des résultats d'appel d'offres, en lien avec les experts de l'unité
contribution au bilan d'activité annuel et relevé d'indicateurs semestriel
suivi du circuit des dossiers de Marchés Négociés (MN) et gestion du tableau de bord des MN
gestion des documents qualité dans l'outil de gestion qualité (GED)
remplacement ciblé pour les taches identifiées urgentes de la secrétaire de l'UF EAM
Au sein du pôle Pharmacie Hospitalière des Hôpitaux de Paris (PH-HP), le Service Au sein du pôle Pharmacie Hospitalière des Hôpitaux de Paris (PH-HP), le Service Evaluations Pharmaceutiques et Bon Usage (EPBU) assure notamment pour les hôpitaux de l’AP-HP, pour les Produits de Santé Pharmaceutiques (PSP) les missions coordonnées d’information, d’évaluation, d’achat, de gestion du référentiel des produits de santé, d’études médico-économiques,
de gestion qualité par les cinq structures internes du service:
**UF ESBUI**: UF Evaluation Scientifique Bon Usage et Information
**UF EADM**: UF Evaluation et Achats de Dispositifs Médicaux
**UF EAM**: UF Evaluation et Achats de Médicaments
**UF EMER**: UF Etudes Médico
- Economiques et Référentiel
**UF QEH**: UF Qualité et Essais Hospitaliers
**Le service EPBU se compose**:

- pour le personnel médical (discipline pharmacie), de pharmaciens praticiens hospitaliers, de pharmaciens praticiens hospitaliers contractuels, de pharmaciens praticiens attachés, de pharmaciens hospitaliers, maîtres de conférence des universités, de pharmaciens assistants spécialistes, d’internes en pharmacie. Des étudiants en pharmacie (5ème AHU) sont également affectés dans certaines UF
- pour le personnel non médical, de cadres de santé, de préparateurs en pharmacie, d’un technicien supérieur hospitalier (TSH), d’une assistante médico-administrative, d’adjoints administratifs, d’un maitre ouvrier.

2-5 ans
Bac (Niveau 4)


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    Nous recherchons un(e) Secrétaire (H/F) pour rejoindre notre équipe. En tant que Secrétaire, vous serez responsable de diverses tâches administratives et de secrétariat pour soutenir nos opérations quotidiennes. Responsabilités: - Gérer les appels téléphoniques et les courriels entrants - Accueillir les visiteurs - Organiser et planifier les...

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