Gestionnaire Des Admissions

**Présentation de la structure et de l'équipe**:
Le service de facturation du GH est composé de 65 agents, répartis dans les 3 hôpitaux.
- Traitements externes est ouvert du lundi au vendredi, de 8h30 à 16h30.

**Objectifs**:
Assurer le bon fonctionnement du service par la réalisation des tâches d’accueil du patient de constitution et de gestion de son dossier administratif élaborées par la Direction:

- Application des règles d’identitovigilance
- Amélioration de la qualité de la facturation et diminution des rejets
- Diminution des créances irrécouvrables

**Horaires de travail**: amplitude d’ouverture du service : 8h30 - 16h30 (16 h 36) du lundi au vendredi

**Horaires des postes**: 8h30-16h00 (ou 16h06) et
9h-16h30 (ou 16 h 36) par roulement d’1 semaine sur 3

ACTIVITES

**Missions Générales**:
1 - Accueil du patient et usagers
- Accueil physique et téléphonique, renseignements divers aux patients et usagers
- Accueil du patient (admissions, sorties, état civil, consultations externes, renseignements de facturation)
- Information des patients et de leurs proches en vue de constituer le dossier administratif

2 - Constitution et gestion du dossier administratif (MCO - SSR - USLD)
- Création et gestion des pré-admissions et admissions en hospitalisation et consultations
- Saisie de l’identification complète du patient et contrôle de son exactitude selon les règles d’identitovigilance. Une attention particulière doit être apportée quant aux informations d’état civil du patient, son adresse, les coordonnées de la personne à prévenir et à la présence de doublons
- Enregistrement des prises en charge de l’Assurance Maladie obligatoire (y compris AME, CMU )
- Enregistrement des prises en charge d’organismes complémentaires
- Constitution du dossier administratif du patient en vue de permettre sa facturation (attention notamment à l’adresse)
- Mise à jour des éléments constituant les dossiers en effectuant les recherches appropriées (Consultations CDRi)
- Proposition systématique de la chambre particulière lors de l’admission du patient) et gestion de la facturation des suppléments Régime Particulier
- Information des patients et des proches de leur devoir de s’acquitter des sommes dues
- Contrôle qualité en vue de fiabiliser les données nécessaires à une facturation

**- Gestion de l’état civil. Décès**: vérification des documents transmis par les services de soins et de leur concordance, demande d’établissement de nouveaux documents en cas de besoin, accueil des familles, relations avec les services municipaux et, si besoin, déplacement à la mairie

**- Gestion USLD**: informations spécifiques tarification USLD - courriers aux obligés alimentaires : contacts hébergements et APA avec Départements - Suivi facturation différentielle.

3 - Gestion de la facturation et suivi des dossiers
- Rectification des dossiers en cas d'erreur
- Envoi des courriers (demande de prise en charge, de complément d’information, de justificatif d’identité, décompte d’hospitalisation...)
- Saisie des éléments nécessaires à l’encaissement des produits hospitaliers et au recueil d’activité de l’établissement
- Gestion, facturation et suivi des dossiers, y compris des dossiers rejetés
- Suivi de dossiers particuliers (recherche d'adresses, suivi des facturations, dossiers précarité, résidents étrangers...)
- Envoi de relances aux partenaires (Mutuelles, Relations Internationales, Particuliers )
- Réponse physique ou téléphonique aux patients et organismes quant à la facturation
- Vérification des comptes clients
- Enregistrement et traitement des courriers NPAI / PND
- Relations avec la Régie
- Classement/Archivage des dossiers

**4 - Gestion des rejets**:

- Suivi des rejets et gestion
- Refacturation des rejets
- Relevé des erreurs ayant provoqué des rejets et des gestionnaires concernés pour les alerter
- amélioration de la qualité de la facturation
- Traitement des rejets en utilisant le guide des rejets fourni par le siège, présent sur l’intranet
- Information aux collègues des nouveaux motifs de rejets et/ou des modifications de la règlementation créant des rejets
- limite des créations de rejets
- Signalement aux responsables de l’identitovigilance des doublons repérés

5 - Autres missions
- Photocopie des pièces d’identité des patients en vue de la fiabilisation des dossiers
- Gestion des doublons,
- Les gestionnaires sont amenés à travailler aux différents points d’accueil du service Admissions - Frais de Séjours-Traitements externes

COMPETENCES
Connaissances
- Connaissance informatique de base (WORD, EXCEL)
- Connaissance des admissions-frais de séjours-Traitements Externes
- Suivi obligatoire des formations d’apprentissage et d’évolution pour les logiciels métier et l’environnement de travail

QUALITES REQUISES
- Sens du service public
- Intérêt pour les missions de se