Ou Une Secrétaire Médico-sociale

Missions

La Direction de l’Action Sociale de Proximité s’inscrit au centre des politiques départementales de solidarité en proximité de la population grâce au maillage territorial dense et de qualité au travers des Espaces solidarité dans le Haut-Rhin, et Unités territoriales d’action médico-sociale dans le Bas-Rhin.

Elle est structurée par des valeurs fortes, notamment autour d’un accueil inconditionnel et humain ainsi que l’accompagnement globale de la population en difficulté.

Elle est également attentive à l’observation partagée et territorialisée des publics, pour comprendre les évolutions sociétales et adapter les réponses en conséquence et à la mise en compétence permanente des professionnels sur le travail social.
- Au sein d'une Equipe Territoriale Médico-Sociale, assurer la fonction d'accueil généraliste et médico-social.
- Participer à la mise en oeuvre des plans d'actions élaborés dans le cadre du " parcours de l'Usager" dans le domaine de l'accès aux droits et de l'aide administrative.
- Assurer les missions de secrétariat au sein de l'UTAMS auprès des travailleurs médico-sociaux.

Fonction

**Accueil**:

- Accueille, identifie la demande et informe le public
- Evalue l'urgence des demandes pour adapter les modalités de la réponse à apporter au public
- Apporte une première réponse à l'usager (proposition de rendez-vous, permanence, sollicitations de l'assistant social d'astreinte, du responsable d'équipe)
- Assure une permanence administrative Médico Sociale
- Apporte un appui dans les démarches administratives notamment dans le cadre de l'accès aux droits
- Assure la bonne transmission des messages aux travailleurs médico-sociaux de l'UTAMS
- Contribue à la qualité de service rendu à l'usager

**Secrétariat**:

- Assure le traitement et la mise en forme d'écrits réalisés au sein de l'UTAMS, peut être amené à rédiger des notes, des enquêtes, des rapports, des relevés de décision, des comptes-rendus de réunions, des courriers...
- La secrétaire saisie quotidiennement des informations dans le logiciel E-Parcours
- Avec le logiciel "Job COnnexion", donne les RDV d'accompagnement suite à la plateforme1
- Assure des tâches de classement et d'archivage, de mise à jour et d'exploitation des fichiers manuels et informatiques
- Réceptionne et enregistre les courriers et les demandes d'enquêtes
- Assure l'instruction et la saisie de documents administratifs.

**Gestion**:

- Gère les Secours Financiers Exceptionnels du Département
- Gère le planning des rendez-vous des travailleurs médico-sociaux
- Participe à la mise à jour de la documentation et veille à la disponibilité des documents administratifs nécessaires à l'activité des UTAMS
- Peut renseigner et mettre à jour les outils relatifs à la gestion des crédits déconcentrés
- Peut renseigner et mettre à jour les outils relatifs à la gestion des moyens logistiques de l'unité (véhicules de service, bâtiments, mobilier, bureautique,...)

**Collaboration et coordination**:

- Collabore avec tous les partenaires de l'unité de travail, coordonne et transmet les informations, prend les rendez-vous
- Organise et planifie des réunions
- Assure la préparation matérielle de certaines réunions

Profil recherché

**Savoir**:

- Connaissance du rôle et des missions des différents partenaires et institutions
- Connaissance de la législation sociale
- Connaissance des techniques de communication
- Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)

**Savoir-faire**:

- Capacité à analyser la demande et à évaluer l'urgence
- Capacité à se situer dans l'institution
- Capacité de synthèse et de rédaction
- Etre rigoureux, organisé et savoir gérer son temps de travail
- Fiabilité et rapidité d'exécution
- Evaluer son activité et en rendre compte

**Savoir-être**:

- Capacités relationnelles permettant
- le développement de stratégies pour faire face à des usagers exigeant des réponses dans l'immédiateté
- une résistance à d'éventuelles sollicitations empreintes d'agressivité
- Sens du travail en équipe
- Esprit d'initiative
- Ouverture d'esprit
- Capacité d'adaptation
- Discrétion
- Maîtrise de soi

Statut et particularités liées au poste
- Cadre d'emploi du poste : REDACTEUR TERRITORIAL ou à défaut recrutement par voie contractuelle
- Niveau d'études : BAC
- Diplômes : BAC Sciences Médico-Sociales facultatif
- Expérience : Débutant accepté
- Permis B obligatoire
- Déplacement sur le département ou sur un secteur d'intervention plusieurs fois par mois - Possibilité d'utiliser un véhicule de service, selon disponibilité
- Poste à temps complet
- Exposition à l'agressivité
- Travail sur écran (>4h/jour)
- Affectation géographique : 4 rue des Magasins

06/03/2024