Assistant Au Responsable D'exploitation

il y a 3 semaines


Villeurbanne, France Grand Lyon Métropole Temps plein

Type d'offre:

- CDD
- Cadre(s) d'emplois:

- ADJOINTS ADMINISTRATIFS
- Référence:

- 2023-8931
- Service:

- Délégation gestion et exploitation de l’espace public,Direction à l'amélioration du cadre de vie, service d'appui à l'exploitation
- 10/04/2023

Date de publication : 08/03/2023

La Métropole de Lyon c'est plus de 9000 agents qui participent au quotidien au service des usagers. Elle intervient dans des politiques diversifiées : politiques sociales, environnement, éducation, mobilités,....

Vous aimez collaborer en transversalité avec différents interlocuteurs ? Vous avez une appétence pour les missions administratives polyvalentes ? Le secrétariat n'a aucun secret pour vous ?
Rejoignez le service appui à l'exploitation

Sous la responsabilité du responsable d'exploitation de l'unité moyens mécanisée (UNM) du Service d'Appui à l'Exploitation (SAE), vous assurez principalement des missions d'assistance administrative relatives à l'exploitation et des missions de gestion du personnel pour l'ensemble des effectifs de l'unité en coordination avec le service des ressources humaines de la direction. Vous travaillez en binôme, mais aussi en complémentarité d'un(e) assistant(e) pour les suivis administratifs et comptables des conventions et achats de l'unité UNM.

**Vos missions**:

- vous assurerez l'assistance administrative du service:

- gérer la vie administrative du service : accueil téléphonique, gestion du courrier, organisation et planification des rendez-vous et des réunions, gestion des fournitures et des commandes de reprographie,
- saisir des demandes de réparation sur un logiciel spécifique (GIMA), les commandes d'équipements de protection individuelle (EPI) et de produits d'entretien sur le logiciel ASTECH,
- participer administrativement à la préparation de la viabilité hivernale,
- gérer la communication interne au service : afficher les notes de service, assurer classement et archivage de l'unité,
- vous serez le premier relai d'information RH auprès des agents et des encadrants avec l'appui de l'expertise du service ressources humaines et en lien avec le responsable:

- coordonner la gestion des effectifs de la subdivision,
- saisir tous les éléments nécessaires à l'élaboration des paies des agents de l'unité,
- saisir les demandes de permutations de congés et d'astreintes de viabilité hivernale, les heures supplémentaires,
- participer aux réunions de réseau animées par le SRH, diffuser les informations dans le service,
- assurer le suivi administratif et comptable des conventions, et la gestion des enregistrements comptables,
- vous serez référent comptable sur le traitement des bons de commande et des factures dans le respect des périodes de clôture et de réouverture comptable.

Vos missions et conditions de travail peuvent être appelées à évoluer dans le cadre de projets d'organisation de la Métropole et/ou de la délégation. Vous pouvez par ailleurs, en cas de besoins au sein de votre direction de rattachement, être amené(e) à participer à la continuité du service pour une autre subdivision ou unité.
**Vos connaissances et compétences**:

- maîtrise de l'orthographe, capacités rédactionnelles,
- expérience appréciée en gestion du personnel, suivi administratif et comptable,
- capacité à vérifier la conformité des procédures administratives.

**Vos aptitudes et qualités**:

- ponctualité, courtoisie, capacité à communiquer, à s'adapter,
- intérêt et aptitude pour le travail en équipe,
- capacité à organiser son travail, gérer son temps et prioriser,
- sens de l'initiative et de la responsabilité,
- qualités relationnelles, discrétion et rigueur.

**Conditions de travail**:
Lieu : Service appui à l'exploitation - site de Villeurbanne Krüger, 1 bis rue de ligne de l'est, 69100 Villeurbanne

Temps de travail : 3 cycles de travail hebdomadaires sur 5 jours travaillés sont possibles après accord du manager : 35h (7h/jour), 37h30 (7h30/jour + 15 jours d'ARTT) ou 38h45 (7h45/jour + 22 jours d'ARTT)

Déplacements : pas de déplacements prévus dans le cadre des missions

Conditions d'exercice:

- prestations sociales : titres restaurant ou restaurant du personnel selon le lieu de travail,
- aides à la mobilité et aux déplacements ; accès à l'offre de services du COS (voyages, billetterie, culture, loisirs, aides sociales), participation financière à la complémentaire santé et à la prévoyance,
- accès à une offre de formation variée.

Régime indemnitaire de fonction : Groupe 5.

Poste n'ouvrant pas droit à la nouvelle bonification indiciaire (NBI).



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