Secrétaire

Synthèse de l'offre

**Employeur**

***

**SMO PARC NATUREL RÉGIONAL DES BALLONS DES VOSGES**
1 rue du Couvent
- 68140 Munster

**Lieu de travail**
- Munster

**Poste à pourvoir le**
- 03/04/2023
- 05/03/2023

**Type d'emploi**
- Emploi permanent - vacance d'emploi- ?**Motif de vacance du poste**
- Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)

**Nombre de postes**
- 1

Détails de l'offre

**Famille de métier**
- Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives**Grade(s) recherché(s)**
- Adjoint adm. principal de 2ème classe
- Adjoint adm. principal de 1ère classe
- Rédacteur
- Rédacteur principal de 2ème classe**Métier(s)**
- Assistant ou assistante de gestion administrative**Ouvert aux contractuels**-
**Temps de travail**
- Complet, 1607h / an**Télétravail**
- Oui**Management**
- Non**Descriptif de l'emploi**

Créé en 1989, le Parc naturel régional des Ballons des Vosges regroupe 201 communes réparties sur 4 départements : les Vosges, le Haut-Rhin, le Territoire de Belfort et la Haute-Saône. Il compte plus de 250 000 habitants et est à ce titre le plus peuplé des parcs naturels régionaux. Acteur clé de la préservation des patrimoines, le Parc contribue également au dynamisme économique du territoire.

Il emploie à l'heure actuelle 53 agents qui forment une équipe dynamique et investie, impliquée dans de nombreux domaines : nature et biodiversité, communication, accueil et sensibilisation des publics, culture, urbanisme, économie....

Le secrétariat est composé de 4 personnes, chargées de l'accueil et de l'assistance aux différents pôles du Parc, sous la responsabilité de la responsable ressources humaines et moyens généraux.

**Missions et conditions d'exercice**
- Missions principales:
- Assiste les responsables et chargés de mission des pôles dont il/elle a la charge en assurant le suivi des dossiers et des procédures administratives, la logistique des réunions et des déplacements professionnels.
- Informe et oriente les interlocuteurs internes et externes

Activités principales:

- Secrétariat général:
- Assurer une permanence physique et téléphonique
- Accueillir, informer et orienter les partenaires, élus et usagers de la structure
- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier arrivé
- Mettre sous pli et affranchir le courrier départ
- Traiter si nécessaire la messagerie électronique générale
- Classer et archiver les dossiers traités

Assistance des pôles:
- Saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, notes, rapports, etc.), les reproduire et les diffuser
- Suivre certains dossiers pour le compte des chargés de mission (pointage, relance, vérification)
- Assurer l'intendance et la logistique des réunions, séminaires, divers évènements et aux jurys de recrutements pour ses pôles (réservations de salle et de créneaux de visioconférence, repas ou collation, invitations...)
- Organiser si nécessaire les déplacements des personnels (réservations de billets de train et d'hôtels)
- Mettre à jour la base de données " adresses ".

Spécificités du poste:

- Contraintes particulières du poste:
- Gestion des imprévus
- Contact avec des interlocuteurs variés et grand public
- Respect des consignes de confidentialité
- Travail sur écran
- Horaires réguliers. L'intervention de la secrétaire peut être nécessaire dans le cadre de l'organisation d'événements ponctuels, avec le cas échéant modification ponctuelle des horaires de travail.
- Télétravail possible un jour par semaine.

Moyens mis à disposition:
- Logiciels spécifiques liés à ses missions (Indesign ; Filemaker Pro ; Pack office...)
- Matériel informatique, de reproduction et d'affranchissement.
- Ordinateur et téléphone portables flottants pour le télétravail.

Conditions d'emploi:

- Temps de travail : 39h avec RTT - temps partiel possible à 80 ou 90%
- Rémunération selon la grille de la Fonction Publique Territoriale + régime indemnitaire.
- Avantages sociaux : chèques-déjeuner, participation de l'employeur à la complémentaire santé et à un contrat de prévoyance, ainsi qu'aux abonnements de transport en commun.**Profils recherchés**
- Profil recherché:

- Niveau BAC à BAC+2 dans le domaine du secrétariat ou expérience de secrétariat.
- Une expérience en collectivité locale serait un plus.
- Savoirs généraux:
- Bonne connaissance des techniques de communication orale et écrite
- Bonne connaissance des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Connaissance du fonctionnement des collectivités locales et d'un syndicat mixte de Parc

Savoirs faire (compétences techniques):
- Utilisation des modes de communications écrites et orales
- Utilisation de l'outil informatique (word, excel)
- Respect des procédures
- Analyse et priorisation des demandes
- Prise et restitution de messages
- Bases d'allemand et d'anglais appréci