Administrative Assistant

Il y a 2 mois

Paris, France UNESCO Temps plein

OVERVIEW
**Parent Sector**: Intergovernmental Oceanographic Commission (IOC)
**Duty Station**: Paris
**Classification of duty station**: filter12
**Standard Duration of Assignement**: filter13
**Job Family**: Administration
**Type of contract**: Non Staff
**Level**: Level 4
**Duration of contract**: From 1 to 6 months
**Application Deadline (Midnight Paris Time)**: 14 October 2024
**UNESCO Core Values**: Commitment to the Organization, Integrity, Respect for Diversity, Professionalism
OVERVIEW OF THE FUNCTIONS OF THE POST
The IOC Project Office for IODE, Oostende, Belgium coordinates the International Oceanographic Data and Information Exchange (IODE) programme as well as the coordination of IOC capacity development.
The incumbent will work under the overall authority of the Executive Secretary of the IOC, and direct supervision of the Head of the IOC Project Office for IODE, based in Oostende, Belgium. He/she will provide secretarial and administrative support to the Project Office and work closely with the IOC Operational Support Unit based at UNESCO/IOC Headquarters, Paris.
**General Administration**:
Draft and prepare routine correspondence, memoranda and non-substantive reports.
Maintain confidential and general files and manage file and reference systems.
Assist in the preparation of budgetary and financial reports, statistics, or projections for head of section’s use.
Review draft reports, verify overall accuracy and consistency and cross-check consistency of figures.
Provide guidance and interpretation on HR-related initiatives and administrative rules, regulations and procedures (e.g. recruitment of staff, secondments and interns).
Schedule and organize inter-sessional meetings, both in person and on-line.
In collaboration with team members, assess administrative support needs for meetings and events, travel document processing, publication production, consultants and coordinate office support services for the same.
**Travel and Meetings**:
**Staff Travel**: assist and provide guidance in the preparation of travel plans, processing visas, security clearance and other documentation. Initiate travel authorization and make travel arrangements for team staff and relevant IODE and CD experts.
**Meeting travel**: assist in the planning and implementation of IODE and CD meetings and other events including meeting room arrangements, participant travel, communication, documentation posting on IODE and CD web sites, etc;
**Contracting**:
Verify contractual files and supporting documents, partner roles, responsibilities, deliverables, mandatory reporting and assurance mechanisms, funds transfer modalities and conditions for collaboration;
Carry out control checks on all contracts and funds reservations to ensure proposed commitment complies with policy, procedures and administrative process details, and steps are followed’
Request payments after consultation of responsible programme specialist on submission of required deliverables.
**Finance**:
Assist and inform t on financial statuses, by using information systems and reporting;
Record and reconcile accounting transactions;
Maintain specific accounts, calculate and compile financial data and prepare routine reports;
Monitor and control commitments and expenditures;
Keep track of budget levels, contract end dates, and alert the supervisor to avoid potential shortfalls in funds (validating information and identifying any errors or irregularities);
**Communication**:
Verify and keep up to date the information on the website, iode.org, ioc-cd.org based on input received from staff at the IOC Project Office for IODE
Manage inputs and perform quality control of the oceanexpert.org contact database system, including contact lists, event details, meeting information, reports and news items;
Additional activities that may be required to ensure the success of the work of the team.
Provide back-up assistance to other Program/Project assistants in their absence.
COMPETENCIES (Core / Managerial) Accountability (C) Communication (C) Innovation (C) Knowledge sharing and continuous improvement (C) Planning and organizing (C) Results focus (C) Teamwork (C) - For detailed information, please consult the UNESCO Competency Framework.
REQUIRED QUALIFICATIONS
Education
Completed secondary, technical or vocational school education.
Work Experience
At least three (3) years of relevant work experience in programme assistance, and/or administrative support tasks or related tasks.
Languages
Excellent knowledge (written and spoken) of English.
Skills and Competencies
Ability to take initiative and provide timely, quality support and services.
Good interpersonal and communication skills.
Good IT skills with proficiency in the use of MS Office (Word, Excel, Power Point, etc.).
Ability to work under tight deadlines, to deal with complex and sensitive situations and flexibility to adjust work schedules.
Good organizational and coordination skills with the ability to take initiative, e

  • Assistant administratif et relation clients

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France Assistant Rénov Temps plein

    Présentation du posteAfin de soutenir la croissance de notre activité, nous recherchons un Assistant administratif et relation clients (H/F) pour rejoindre notre équipe conviviale et dynamique.Compétences requisesBAC +2 ou BAC +3 avec une expérience dans la relation clientBonnes capacités de communication écrite et oraleEtat d'esprit positif et...

  • Assistant chargé de relation clients

    il y a 2 semaines

    Paris, France Assistant Rénov Temps plein

    Description du posteAfin d’accompagner la croissance de notre activité, nous recherchons un Assistant administratif et relation clients (H/F).Vous assurerez le service client de premier niveau incluant la prise en charge des appels entrants et le traitement des emailsVous assurerez des tâches administratives telles que la facturation, la réconciliation...

  • Chargé de Projet Mon Accompagnateur Rénov’

    il y a 1 semaine

    Paris, France Assistant Rénov Temps plein

    **Description de l'entreprise** Assistant Rénov’** est une filiale d’**Effy**, leader national de la rénovation énergétique pour les particuliers.** Créée en 2009, Effy connaît une forte accélération depuis son pivot B2C en 2019. La société compte aujourd’hui plus de 300 collaborateurs, 4500 pros partenaires et a réalisé plus de 800m€...

  • Assistant Administratif

    Il y a 5 mois

    Paris 19e, France Pôle Emploi Temps plein

    Centre de formation/établissement d'enseignement supérieur privé, basé à Paris, recherche un assistant administratif et comptable/assistante administrative et comptable. Poste stable est évolutif. - **Qualification**:Technicien - **Profil recherché**: - **Expérience**:1 an - **Formation**:Bac+2 ou équivalents - **Compétences recherchées**: -...

  • Assistant Administratif

    Il y a 5 mois

    Paris, France Pôle Emploi Temps plein

    Notre cabinet d'expertise-comptable recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre notre équipe. Responsabilités : - Assurer la numérisation et la gestion des pièces comptables des clients. - Numériser et indexer des documents papier. - Organiser et classer les fichiers numériques dans notre système de gestion documentaire. - Accueil...

  • Assistant/assistante Administratif/administrative

    Il y a 2 mois

    Paris, France EM LYON Business School Temps plein

    **Contexte**: Dans le cadre d'un remplacement, la Direction stratégique & développement recherche un/une: **Assistant/Assistante administratif/administrative F/H** **(CDD à temps plein)** **Ce que nous attendons de vous**: - Gestion administrative des programmes sur-mesure (suivi des temps et des charges dans l'ERP, ) : gérer et suivre les éléments...

  • Assistant Administratif

    Il y a 5 mois

    Paris, France Pôle Emploi Temps plein

    Pour une société spécialisée en plomberie/chauffagiste nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) administratif/ administrative. Vous avez un bon relationnel, vous êtes autonome, rigoureux(euse) et ponctuel(e). Vous possédez une EXCELLENTE MAITRISE DU FRANÇAIS RÉDACTIONNEL. Vos missions sur ce poste seront : - Accueil téléphonique et...

  • Assistant Administratif

    il y a 1 mois

    Paris, Île-de-France beBee Professionals Temps plein 25 000 € - 35 000 €

    Rejoignez l'équipe de beBee Professionals à Paris et rejoignez-nous dans notre quête de qualité et d'excellence. Nous recherchons un Assistant Administratif pour renforcer notre équipe et nous aider à atteindre nos objectifs.Responsabilités :Accueil téléphonique et gestion des courriels entrants.Préparation et suivi des dossiers...

  • Assistant Administratif

    Il y a 5 mois

    Paris 16e, France PROSIGNAL POINT FORT FICHET Temps plein

    Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) pour notre société de serrurerie basée dans le 16ème. Ses principales missions seront: - la gestion administrative globale (classer les documents, traitements des mails etc..) - accueillir la clientèle - gestion du planning des techniciens - maitrise du Pack office ( et du logiciel 8 sens serait un...

  • Alternance Assistante administrative

    il y a 6 heures

    Paris, France ISCOD Temps plein

    Recherche d'une Assistante Administrative pour préparer une formation diplômante reconnue par l'Etat de niveau 5 à niveau 7, en contrat d'apprentissage avec l'ISCOD.Les téléchargeables sont disponibles sur le site de l'ISCOD.Les téléchargements ont pour but de faciliter la préparation de la formation. Ils incluent :• Des documents de formation•...

  • Assistant administratif

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France INSTITUT EUROPEEN F2I Temps plein

    Rejoignez notre équipe dans le rôle d'assistant administratif.Description du posteVous rejoignez l'Institut Européen F2I, école du groupe IEF2I Education, dans le cadre d'un stage de formation professionnelle alternatif. Ce stage vous permettra de découvrir les différentes fonctions de l'administration et de développer vos compétences...

  • Assistant administratif

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France service rh Temps plein

    Poste : L'agence de service RH recherche un Assistant administratif H/F en CDI.Vos principales missions seront les suivantes :Assurer les missions administratives : saisie du dossier des candidats, des contrats de travail, vérification des pièces administratives et son suivi.Gérer le suivi des contrats, paies, et la facturation des...

  • Assistant administratif

    il y a 1 mois

    Paris, Île-de-France Fédération des acteurs de la solidarité Temps plein

    La Fédération des acteurs de la solidarité recherche un Assistant administratif pour renforcer son équipe.En tant qu'assistant administratif, vous serez chargé de la gestion administrative, de la participation à la réalisation de la paie du personnel en insertion et de l'accueil physique et téléphonique.Vous travaillerez en lien fonctionnel...

  • Chargé de Projet Mon Accompagnateur Rénov’

    Il y a 6 mois

    Paris, France Assistant Rénov Temps plein

    Description du posteAfin d’accompagner la croissance de notre activité, nous recherchons un chargé de projets pour devenir le conseiller privilégié de nos clients tout au long de leur parcours, et les accompagner dans leurs démarches administratives.Le poste inclut les missions suivantes :Relation Client Vous êtes l’interlocuteur privilégié du...

  • Administrative Assistant

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France Michael Page Temps plein

    Job Title: Administrative Assistant As an administrative assistant, you will be responsible for providing support to the team and ensuring the smooth operation of the office. Your duties will include answering phones, responding to emails, and performing various administrative tasks. If you are a detail-oriented and organized individual who is able to work...

  • Assistant administratif de conception

    il y a 3 semaines

    Paris, Île-de-France INSTITUT EUROPEEN F2I Temps plein

    Poste de Assistant administratif (H/F)Rejoignez l'INSTITUT EUROPEEN F2I, école du groupe IEF2I Education, et accompagnez-nous dans notre mission d'accompagner les élèves vers leur premier poste. Dans le cadre de notre programme d'apprentissage, nous sommes à la recherche d'un Assistant administratif (H/F) pour renforcer notre équipe...

  • Assistant comptable et administratif

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France Page Personnel Temps plein

    Assistant comptable et administratifAu sein du Service Financier de Page Personnel, l'Assistant comptable et administratif est responsable de la gestion des finances et de l'administration de l'entreprise. Les missions de cet emploi incluent la réfaction et l'enregistrement des factures intercos, l'enregistrement des cartes affaires, la...

  • Assistant Administratif

    Il y a 5 mois

    Paris, France Epitech Temps plein

    En tant qu'Assistant(e) administratif, vous aurez pour mission de: - Gestion du courrier - Assistanat classique - Gestion des mails - Gestion des services généraux - Gestion administrative - Mise à jour des données - Réception et accueil des visiteurs - Tri du courrier postal, dispatch et affranchissement des plis et des colis - Opérations de mise...

  • Alternance Assistant Administratif.

    il y a 6 heures

    Paris, France ISCOD Temps plein

    L'assistant administratif, spécialiste de la médiation autour du voyage, sera chargé de préparer les formations diplômantes reconnues par l'Etat en niveau 5 à niveau 7. Les formations proposées incluent le Bac+2, Bachelor/Bac+3 ou Mastère/Bac+5. Salaire Le salaire est estimé à environ 25 000 €/an , selon les titres et les lieux de...

  • Administrative Assistant

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France WISE RH Temps plein

    As an Administrative Assistant, you will be responsible for providing administrative support to the team. This includes tasks such as managing schedules, handling correspondence, and maintaining records.Key responsibilities:Manage schedules and calendarsHandle correspondence and communicationsMaintain accurate and up-to-date records