Accounts Payable Apprentice

Department - Finance & Administration

Location - Europe Campus

Status
- Contract - Apprenticeship
- Contact - at

Posted on - 29 May 2024

Deadline - 28 Jun 2024

The finance department at INSEAD manages the institution's financial health, overseeing budgeting, financial reporting, and strategic financial planning. The accounts payable team within this department ensures timely processing of payments to suppliers and vendors, maintaining accurate records and managing cash flow efficiently to support the school's operations.

INSEAD seeks an **Accounts Payable Apprentice **to join our Finance department within the Account Payable Team. This is an **apprenticeship** based at our **Europe Campus in Fontainebleau, France**.

**About the Job**

The apprentice will be reporting to and supervised by the Accounts Payable Manager. S/He will have to assist the Accounts Payable Team in their daily duties.

Your Responsibilities
- Accounts Payable Operations
- Scan invoices and ensure invoices are processed accurately and timely
- Attend to supplier/ vendors queries pertaining to payment and/or invoice issue if any
- Direct and ensure that the coding of expenditures is accurate and complete before posting to ledger
- Verify payment to suppliers and staff
- Prepare various schedules including cash-in-advance, Supplier/Vendors Contract List and other reconciliation schedules
- Assist in the verification and follow up of vendors’ bank details in order to prepare wire instructions for foreign payments
- Review and process the employee expense reimbursement (including department purchase card) and ensure they are processed per company policy
- Assist supervisor for the monthly closing activities

**Requirements**:

- Ideally you will start a BTS CG or a licence in Finance in September 2024
- Good communicational skills in French and English
- Well organised and detail oriented
- Motivated, serious, punctual, and reliable
- Both autonomous and collaborative. Team player.
- Tech savvy, at ease with accounting softwares and the Office pack

Le département Finance de l'INSEAD gère la santé financière de l'institution, supervisant la budgétisation, les rapports financiers et la planification financière stratégique. L'équipe de comptabilité fournisseurs au sein de ce département assure le traitement rapide des paiements aux fournisseurs et prestataires, maintien des registres précis et gère efficacement la trésorerie pour soutenir les opérations de l'école.

L'INSEAD recherche un(e) **Apprenti(e) Comptabilité Fournisseurs** pour rejoindre notre département Finance au sein de l'équipe de Comptabilité Fournisseurs. Cet **apprentissage** est basé sur notre **campus européen à Fontainebleau, France**.

**À propos du poste**

L'apprenti(e) sera sous la responsabilité et la supervision du Responsable Comptabilité Fournisseurs. Il/Elle devra assister l'équipe de Comptabilité Fournisseurs dans leurs tâches quotidiennes.

**Vos responsabilités**
- Opérations de Comptabilité Fournisseurs
- Scanner les factures et s'assurer que les factures sont traitées avec précision et dans les délais
- Répondre aux questions des fournisseurs/ prestataires concernant les paiements et/ou les problèmes de factures, le cas échéant
- Veiller à ce que le codage des dépenses soit exact et complet avant la publication dans le grand livre
- Vérifier les paiements aux fournisseurs et au personnel
- Préparer divers tableaux, y compris les avances de trésorerie, la liste des contrats fournisseurs/ prestataires et autres tableaux de réconciliation
- Assister à la vérification et au suivi des coordonnées bancaires des fournisseurs afin de préparer les instructions de virement pour les paiements étrangers
- Examiner et traiter les remboursements de frais des employés (y compris la carte d'achat de département) et s'assurer qu'ils sont traités conformément à la politique de l'entreprise
- Assister le superviseur pour les activités de clôture mensuelle

**Exigences**
- Idéalement, vous commencerez un BTS CG ou une licence en finance en septembre 2024
- Bonnes compétences en communication en français et en anglais
- Bien organisé(e) et attentif(ve) aux détails
- Motivé(e), sérieux(se), ponctuel(le) et fiable
- À la fois autonome et collaboratif(ve). Bon esprit d'équipe.
- À l'aise avec les technologies, familier avec les logiciels de comptabilité et le pack Office

**La diversité est l'une des valeurs fondatrices de l'INSEAD et, à ce titre, nous nous engageons à cultiver une communauté qui poursuit l'équité, exemplifie l'inclusion et chérit la diversité dans toutes ses dimensions. Nos postes sont ouverts à tous les talents, alors postulez et rejoignez-nous